Série : Conseils de gestion des tâches en équipePartie 5
Répondre aux commentaires : dire que c’est noté, poser une question et demander des corrections en peu de mots
À propos de cette série
« Conseils de gestion des tâches en équipe » est une série en huit parties, plus un article bonus, destinée aux équipes qui viennent de commencer à utiliser un outil de gestion des tâches ou des projets. Les conseils valent pour tous les secteurs, et les parties peuvent se lire dans n’importe quel ordre.
- Comment regrouper votre travail ?
- Écrire des tâches que tout le monde comprend
- Jusqu’où découper les tâches ?
- Choisir le responsable et l’échéance
- Répondre aux commentairesCet article
- Comment faire part de l’avancement ?
- Écrire pour échanger avec des personnes extérieures
- Bien clôturer les tâchesBientôt
Bonus : « Écrire pour être compris des membres qui parlent une autre langue » (bientôt)
Dans les commentaires d’une tâche, les échanges font des allers-retours sans fin. Ou bien personne ne répond, et vous ne savez même pas si le message a été lu. Un peu d’attention à la façon d’écrire suffit à réduire nettement ces situations.
Remarque : cet article est rédigé par le développeur de GeckoFlag.
En bref : la conclusion en première ligne, la demande en dernière ligne
Le lecteur décide dès la première ligne si le message le concerne. Écrivez d’abord la conclusion, et à la fin ce que vous attendez de l’autre personne. Entre les deux, ne mettez que ce dont elle a besoin pour décider.
Comment écrire selon la situation
Quand vous dites que c’est noté
Un simple « C’est noté » ne dit pas ce que vous avez noté, ni ce que vous allez faire et quand. Ajoutez votre prochaine étape.
| À éviter | Mieux |
|---|---|
| C’est noté. | C’est noté. Je mets en ligne une première version d’ici jeudi matin. |
Pour une information qui n’attend pas de réponse, un court « Vu » suffit. Si votre outil propose des réactions (répondre avec un emoji), utilisez-les.
Quand vous posez une question
- Si vous avez plusieurs questions, numérotez-les. La réponse pourra suivre les numéros : « Pour le 1, … »
- Proposez des choix quand c’est possible. « On part sur A ou sur B ? » est plus facile à trancher que « Comment fait-on ? »
- Indiquez pour quand vous avez besoin de la réponse
Quand vous renvoyez un travail (pour demander des corrections)
- Indiquez précisément ce qu’il faut corriger : « le titre de la page 2 », « le numéro de téléphone en bas à droite »
- Donnez la raison : en connaissant la raison, l’autre personne peut corriger elle-même les passages similaires
- Séparez « à corriger impérativement » et « si possible » : si tout a le même poids, l’autre personne ne sait pas par où commencer
- Faites une introduction courte : multiplier les précautions pour ne pas paraître sec noie la demande elle-même. Si vous voulez souligner ce qui était bien, une ligne suffit
Quand vous annoncez qu’un travail est terminé
Dites ce qui est terminé, où le trouver et s’il reste quelque chose à faire. Avec un simple « C’est fait », l’autre personne doit chercher le livrable.
Des modèles prêts à l’emploi
Remplacez les parties marquées ___.
Accord
C’est noté. Je m’occupe de ___ d’ici le ___ à ___ h.
Question
J’ai deux questions au sujet de ___.
- Pour ___, est-ce A ou B ?
- Avons-nous besoin de ___ cette fois encore ?
Si vous pouvez me répondre d’ici le ___, je pourrai avancer comme prévu.
Demande de corrections
J’ai relu. Merci de corriger les deux points suivants.
- (Impératif) Remplacer ___ dans ___ par ___. Raison : ___.
- (Si possible) Agrandir un peu ___.
Tout le reste peut rester tel quel.
Travail terminé
___ est terminé.
- Emplacement : ___
- Reste à faire : rien (ou ___)
Merci d’y jeter un œil.
Retard
___ ne sera pas prêt pour l’échéance du ___.
Raison : ___
Je peux le livrer d’ici le ___. Je peux aussi vous envoyer d’abord ___ seulement. Que préférez-vous ?
Trois règles pour écrire
1Indiquer clairement qui doit lire
Dans des commentaires que plusieurs personnes voient, sans destinataire, personne ne se sent concerné. Écrivez le nom de la personne, ou choisissez à qui envoyer la notification.
2Dire si vous attendez une réponse
Il suffit d’écrire « Pas besoin de répondre » ou « Merci de répondre d’ici le ___ » pour réduire le temps passé à attendre des réponses.
3Un seul sujet par tâche
Quand un autre sujet apparaît, créez une nouvelle tâche. Si plusieurs discussions se mélangent dans les mêmes commentaires, on ne peut plus retrouver ensuite ce qui a été décidé.
Quand vous devez annoncer quelque chose de difficile
Retard, erreur, refus : plus une chose est difficile à dire, plus l’introduction s’allonge. Écrivez brièvement les faits dans cet ordre : ce qui s’est passé → les conséquences → ce que vous proposez. Une courte excuse suffit ; utilisez plutôt la place pour décrire concrètement la suite.
Quand utiliser plutôt la messagerie
Pour une petite question rapide, la messagerie est plus efficace. Mais ce qui y est décidé doit être noté en une ligne dans les commentaires de la tâche. Les messages défilent et deviennent difficiles à retrouver (ce point est expliqué en détail dans l’article « Pourquoi les demandes par e-mail et messagerie se perdent-elles ? » de notre série pour débutants).
Un exemple de ce qui peut arriver
Une équipe a demandé des corrections en une seule phrase : « Un peu plus lumineux dans l’ensemble, le texte plus grand, et aussi les photos… » Personne ne savait ce qui était obligatoire, et les allers-retours se sont répétés trois fois. Depuis que l’équipe numérote ses demandes et sépare « impératif » et « si possible », le travail revient plus souvent juste dès la première fois.
Échanger dans GeckoFlag
- Les commentaires sont en texte enrichi, avec notamment des listes numérotées. Vous pouvez prévisualiser un commentaire avant de le publier.
- En publiant un commentaire, vous pouvez modifier en même temps le statut, la priorité et le responsable. Par exemple, en annonçant qu’un travail est terminé, vous pouvez passer le statut à « En attente de validation » et rendre le ticket à la personne qui l’a demandé.
- À chaque publication, vous choisissez les membres qui reçoivent une notification. Vous décidez ainsi à chaque fois qui doit lire.
- Vous pouvez réagir aux commentaires avec 20 icônes différentes, ce qui évite les réponses qui disent seulement « Vu ».
- Les 3 commentaires les plus récents sont affichés, les précédents sont repliés. Quand une longue discussion aboutit à une décision, reportez-la aussi dans la description du ticket : ce sera plus facile à lire.
Vous pouvez essayer les vrais écrans dans la démo.
En résumé
Dans un commentaire, écrivez la conclusion en première ligne et votre demande en dernière ligne. Il suffit d’ajouter qui doit lire et si vous attendez une réponse pour réduire les allers-retours. La prochaine fois, nous verrons comment définir les statuts qui servent à faire part de l’avancement.
SérieÀ lire aussi, la partie 4 : « Choisir le responsable et l’échéance »
SérieÀ suivre – Partie 6 : « Comment faire part de l’avancement ? »