Série : Conseils de gestion des tâches en équipePartie 4
Choisir le responsable et l’échéance : en finir avec « tous ensemble » et « dès que possible »
À propos de cette série
« Conseils de gestion des tâches en équipe » est une série en huit parties, plus un article bonus, destinée aux équipes qui viennent de commencer à utiliser un outil de gestion des tâches ou des projets. Les conseils valent pour tous les secteurs, et les parties peuvent se lire dans n’importe quel ordre.
- Comment regrouper votre travail ?
- Écrire des tâches que tout le monde comprend
- Jusqu’où découper les tâches ?
- Choisir le responsable et l’échéanceCet article
- Répondre aux commentaires
- Comment faire part de l’avancement ?
- Écrire pour échanger avec des personnes extérieures
- Bien clôturer les tâchesBientôt
Bonus : « Écrire pour être compris des membres qui parlent une autre langue » (bientôt)
Même une fois le travail découpé en tâches, rien n’avance si « qui » et « pour quand » restent flous. En réunion, on conclut : « Bon, on s’en occupe tous ensemble. » Et à la réunion suivante, personne n’a commencé. Cela arrive dans tous les secteurs.
Remarque : cet article est rédigé par le développeur de GeckoFlag.
En bref : un seul responsable, et une échéance avec sa raison
Désignez une personne qui suit la tâche jusqu’au bout, et donnez l’échéance avec la raison de cette date. Avec ces deux éléments, les « Je pensais que quelqu’un d’autre s’en chargeait » et les « Je ne savais pas que c’était si pressé » disparaissent presque entièrement.
Pourquoi un seul responsable ?
Quand plusieurs personnes sont responsables, chacune se dit que quelqu’un d’autre s’en chargera. Et en cas de retard, personne ne sait à qui demander.
Le nombre de personnes qui aident n’a pas d’importance. Mais la personne qui suit la tâche jusqu’au bout doit être unique. Si le travail est vraiment partagé, découpez la tâche elle-même (nous expliquons comment découper les tâches dans la partie 3 : « Jusqu’où découper les tâches ? »).
Comment choisir le responsable
- C’est la personne qui demande qui décide, mais elle vérifie auprès de l’intéressé : si vous désignez un responsable sans rien dire, vous créez un travail que personne n’a accepté. Un simple message suffit pour vérifier qu’il peut s’en charger.
- Si personne n’est encore désigné, la personne qui demande garde la tâche : une tâche sans responsable ne retient l’attention de personne.
- Changer de responsable avant un congé ou une mutation : avant de partir en congé, vérifiez les tâches dont vous êtes responsable et désignez qui les reprendra.
- Vérifier régulièrement les tâches sans responsable : une fois par semaine, regardez quelles tâches n’ont pas de responsable.
Comment fixer l’échéance
1Écrire une date
« Dans le courant de la semaine prochaine » ou « fin du mois » ne veulent pas dire la même chose pour tout le monde. Savoir si « la semaine prochaine » signifie vendredi soir ou dimanche soir, seul celui qui l’a écrit le sait. Écrivez une date, par exemple « vendredi 23 octobre », et ajoutez l’heure si l’heure compte.
2Ajouter la raison
S’il est écrit « parce que les fichiers partent chez l’imprimeur le 26 octobre », le responsable peut juger lui-même si la date peut bouger. Une échéance sans raison est moins souvent respectée.
3Ne pas avancer l’échéance en secret
Si vous donnez sans le dire une date plus tôt que la vraie date limite, les autres finissent par s’en rendre compte, et plus aucune échéance n’est prise au sérieux. Si vous voulez une marge, dites-le honnêtement : « La date limite est le 26. J’ai besoin de temps pour vérifier, alors le 23 m’arrangerait beaucoup. »
4Fixer aussi une date de début
Avec une échéance seule, on ne sait pas quand commencer pour finir à temps. Avec une date de début, vous remarquez plus tôt un travail qui aurait dû commencer et qui n’a pas commencé.
5Prévenir tout de suite si vous serez en retard
Une échéance se discute dès qu’on sait qu’on ne pourra pas la tenir. Prévenir la semaine d’avant laisse plus de solutions que de prévenir le jour même (la façon de le dire est expliquée dans la partie 5 : « Répondre aux commentaires »).
Reformuler « dès que possible »
| Formulation courante | Reformulation |
|---|---|
| Dès que possible | Si je l’ai demain avant 15 h, ce sera prêt pour la réunion de fin de journée |
| Quand vous aurez un moment | N’importe quand cette semaine, ça me va. Je mets l’échéance au vendredi 23 octobre |
| Urgent | J’en ai besoin aujourd’hui. Si c’est difficile, prévenez-moi avant 12 h |
| Quand vous voulez | Il n’y a pas d’échéance, mais faites-moi un point une fois en novembre |
Certains travaux n’ont vraiment pas de date limite. Même dans ce cas, décidez au moins quand vous ferez le point, et le travail ne sera pas laissé de côté.
Un piège courant : tout est en « Priorité : Haute »
La priorité, c’est l’ordre par rapport aux autres travaux. Si tout est en « Haute », personne ne sait par où commencer. Quand vous augmentez une priorité, dites aussi ce qui peut attendre.
Un exemple de ce qui peut arriver
Lors d’une réunion avec un client, il a été convenu : « Nous chercherons aussi des photos de notre côté. » Ensuite, chacun a attendu que l’autre le contacte. La veille de la date limite, on s’est rendu compte que personne n’avait cherché. Depuis, l’équipe vérifie à la fin de chaque réunion « qui s’en charge, et pour quand », et en fait une tâche sur-le-champ.
Le mettre en place dans GeckoFlag
- Chaque ticket a un seul responsable. Quand il n’y en a pas, « Non attribué » s’affiche : les tickets sans responsable se repèrent d’un coup d’œil.
- Vous pouvez définir une date de début et une date d’échéance. Si vous renseignez les deux, vous pouvez vérifier la période dans le diagramme de Gantt.
- Dans « Mes tickets » sur le tableau de bord, vous voyez les tickets non terminés dont vous êtes responsable.
- Les administrateurs peuvent consulter le diagramme de Gantt de tous les projets et de tous les membres. Cela permet de vérifier que le travail ne se concentre pas sur certaines personnes.
- Vous pouvez choisir librement le nom et la couleur des priorités (jusqu’à 10).
Vous pouvez essayer les vrais écrans dans la démo.
En résumé
Désignez un seul responsable qui suit la tâche jusqu’au bout, en vérifiant avec lui. Écrivez l’échéance sous forme de date et ajoutez la raison. La prochaine fois, nous verrons comment rédiger les commentaires échangés sur une tâche.
SérieÀ lire aussi, la partie 3 : « Jusqu’où découper les tâches ? »
SérieÀ suivre – Partie 5 : « Répondre aux commentaires »
Voir aussiLa question de savoir si une petite équipe a vraiment besoin d’un outil est abordée dans la partie 4 de notre série pour débutants « Votre premier outil de gestion de projets » : « Une petite équipe en a-t-elle vraiment besoin ? »