Une petite équipe en a-t-elle vraiment besoin ? Trois questions pour qu’une équipe de deux à cinq personnes décide s’il lui faut un outil

« Nous ne sommes que trois, il suffit de se demander. » On entend souvent cette phrase dans les petites équipes. Et dans bien des cas, cela fonctionne.

Cet article se demande si une petite équipe a vraiment besoin d’un outil de gestion de projets. Nous disons aussi honnêtement quand elle n’en a pas besoin.

Remarque : cet article est rédigé par le développeur de GeckoFlag.

Les petites équipes s’en sortent souvent bien sans

Disons-le d’emblée : une équipe de deux ou trois personnes fonctionne souvent très bien sans outil.

• Tout le monde voit l’ensemble : sans demander, vous savez à peu près qui fait quoi.
• Un mot suffit : si vous êtes proches, une vérification se règle en une phrase.
• Les décisions sont rapides : si vous voulez changer votre façon de travailler, vous pouvez en parler et décider tout de suite.

Dans cette série, nous avons pris l’exemple de cinq personnes qui préparent un salon. Même à cinq, il y avait des problèmes : faire le tour pour demander où en étaient les choses, et des demandes qui se perdaient.

Et si elles n’étaient que trois ? Avec moins de monde, il y a moins à demander. Une demande faite sur la messagerie sera peut-être retenue avant de se perdre.

Être une petite équipe est déjà un vrai atout. Inutile de vous imposer un outil et d’ajouter du travail.

Quatre situations difficiles justement parce que l’équipe est petite

Pourtant, les petites équipes ont des problèmes qui viennent du fait qu’elles sont petites. Ce sont des problèmes qui restent cachés dans les grandes équipes.

1Si une personne est absente, le travail s’arrête

Dans une petite équipe, chaque travail est souvent porté par une seule personne. Personne ne peut prendre le relais.

Si cette personne est malade quelques jours, le travail s’arrête, et personne ne sait même où il en était. Dans une équipe de cinq, une absence représente un cinquième de l’équipe. Dans une équipe de trois, un tiers.

SigneOn vous appelle pour le travail même pendant vos jours de congé.

2Chacun cumule plusieurs rôles et a beaucoup à retenir

Dans une petite équipe, une même personne s’occupe des ventes, de l’administratif et des préparatifs du salon. Chacun jongle souvent avec bien plus de tâches qu’une personne dans une grande équipe.

Tout cela doit tenir dans sa tête et dans son agenda.

Signe« Ah, j’avais oublié ça » arrive plusieurs fois par semaine.

3La façon de faire le travail récurrent n’est connue que d’une personne

Salons, clôture de l’exercice, cartes de vœux. Les étapes d’un travail qui revient chaque année ou à chaque fois restent souvent dans la mémoire de la personne qui l’a fait, et pas dans une trace écrite.

Comme dans la scène du début, quand cette personne part ou que le travail change de mains, il faut tout reconstituer depuis zéro. Plus l’équipe est petite, plus la part du savoir détenue par une seule personne est grande.

SigneMême pour le même travail que l’an dernier, vous commencez par « Comment avions-nous fait l’an dernier ? ».

4Dès que des personnes extérieures arrivent, l’équipe n’est plus petite

L’entreprise compte peut-être trois salariés, mais les préparatifs du salon impliquent aussi une graphiste, un imprimeur, un standiste et des intérimaires. En comptant toutes les personnes avec qui vous échangez, cela peut dépasser dix personnes.

Un mot rapide ne fonctionne qu’entre les trois personnes de l’entreprise. Avec des personnes extérieures, les allers-retours par e-mail et par téléphone se multiplient, et le problème des « demandes qui se perdent » de la partie 3 de cette série devient plus probable.

SigneVous expliquez sans cesse la même chose aux personnes extérieures.

Décidez avec trois questions, pas selon l’effectif

Comme le montrent ces quatre situations, le nombre de personnes ne suffit pas à décider si vous avez besoin d’un outil. Ces trois questions facilitent la décision.

1Si quelqu’un était absent une semaine, un travail s’arrêterait-il ?

Si oui, l’historique de ce travail doit être conservé dans un endroit que d’autres personnes peuvent lire.

2Refaites-vous le même travail chaque année ou à chaque fois ?

Si oui, noter comment vous l’avez fait cette fois vous évitera de tout reconstituer la prochaine fois.

3Travaillez-vous sur quelque chose avec des personnes extérieures ?

Si oui, pouvoir consulter les demandes et leur historique au même endroit que les personnes extérieures vous épargne beaucoup d’explications.

Comment lire les réponses

Si les trois réponses sont « non », vous ne serez sans doute pas gêné sans outil pour l’instant. Continuez à travailler en vous parlant.

Si une seule réponse est « oui », il vaut la peine d’envisager de suivre au moins ce travail dans un outil. C’est vrai à deux comme à trois.

Tant qu’il y a peu de personnes et peu de lignes, un tableau Excel peut suffire. Les cas où une équipe peut garder son tableau sont expliqués dans la partie 2 de cette série.

Si une petite équipe se lance, qu’elle commence petit

Quand une petite équipe adopte un outil, l’essentiel est de ne pas y transférer tout son travail d’un coup.

• Commencer par un seul travail : par exemple, ne mettez dans l’outil que les préparatifs du prochain salon. Les petites tâches du quotidien peuvent rester comme elles sont.
• N’utiliser que trois statuts : « pas commencé », « en cours » et « terminé ». Les catégories plus fines peuvent attendre que vous soyez habitués.
• Décider qui saisit : à trois, l’idéal est que tout le monde saisisse. Si c’est difficile, commencez avec une personne qui saisit et les autres qui consultent.
• Garder le travail terminé au lieu de le supprimer : les tâches terminées et la trace de leurs échanges deviennent le déroulé de la prochaine fois. C’est la réponse à la question 2.

Adopter un outil qui finit par ne pas être utilisé arrive quelle que soit la taille de l’équipe.

SérieCe qu’il faut décider au départ est détaillé dans la partie 5 : « Pourquoi l’outil n’est plus utilisé après sa mise en place, et ce qu’il faut décider d’abord »

Ce à quoi une petite équipe doit faire attention en choisissant un outil

Quand une petite équipe choisit un outil, elle doit regarder d’autres points qu’une grande équipe.

Le mode de tarification

Les outils sont facturés de plusieurs façons.

• Abonnement mensuel par personne : le prix mensuel augmente à chaque personne supplémentaire.
• Abonnement mensuel fixe : le prix mensuel est fixé par tranche de taille d’équipe.
• Achat unique : vous payez une fois au départ, sans abonnement mensuel.
• Offre gratuite : utilisable gratuitement, mais avec souvent des limites de personnes ou de fonctions ; au-delà, vous passez à une offre payante.

Pour une petite équipe, chacune de ces formules peut sembler bon marché au mois. Mais un outil s’utilise pendant des années. Comparer le coût sur trois ans rend les différences plus faciles à voir.

La place des personnes extérieures

Si vous avez répondu « oui » à la question 3, vérifiez comment inviter des personnes extérieures. Comptent-elles comme utilisateurs payants ? Pouvez-vous limiter ce qu’elles voient ? Chaque outil fonctionne différemment.

Le nombre de fonctions

Un outil riche en fonctions peut faire beaucoup, mais il demande aussi plus de réglages et plus d’apprentissage. Dans une petite équipe, peu de gens ont le temps de configurer un outil.

Pour une petite équipe, nous conseillons de vérifier « tout le monde peut-il s’en servir sans explication ? » avant de compter les fonctions.

SérieLa façon de choisir, du début à la fin, est détaillée dans la partie 6 : « Que regarder pour choisir son premier outil »

En résumé

Une équipe de deux ou trois personnes fonctionne souvent bien sans outil. Être petit est déjà un atout.

Pourtant, certaines situations sont difficiles justement parce que l’équipe est petite. Pour décider si vous avez besoin d’un outil, pensez à ces trois questions plutôt qu’à l’effectif :

• Si quelqu’un était absent une semaine, un travail s’arrêterait-il ?
• Refaites-vous le même travail chaque année ou à chaque fois ?
• Travaillez-vous sur quelque chose avec des personnes extérieures ?

Si une seule réponse est « oui », il vaut la peine d’envisager de suivre au moins ce travail dans un outil. Si vous vous lancez, commencez petit, avec un seul travail.

Si vous voulez en essayer un

Si vous vous dites « nous pourrions peut-être essayer avec un seul travail », voici une option : GeckoFlag, l’outil utilisé pour l’exemple d’écran de cet article.

• Voir les écrans avant d’acheter : une démo est disponible en ligne.
• Le prix ne dépend pas de la taille de l’équipe : un achat unique de 30 $ / 27 €, sans abonnement mensuel. Ajouter des personnes plus tard ne coûte rien de plus. Le coût du serveur est à prévoir à part. Voir la page des tarifs pour les détails.
• Inviter des personnes externes en tant qu’invités : les invités ne voient que les projets auxquels ils participent.
• Le travail terminé reste : tant que vous ne supprimez pas un projet, ses tickets et la trace de leurs échanges restent tels quels. Vous pouvez les consulter pour préparer le prochain salon.
• Peu de réglages : une fois l’outil installé, vous pouvez commencer en créant un projet et en ajoutant des tickets. En revanche, il ne convient pas aux équipes qui veulent tout personnaliser dans le détail.
• Une installation guidée à l’écran : vous déposez les fichiers sur votre serveur, puis vous remplissez les étapes que le navigateur vous présente. Aucune ligne de commande n’est nécessaire. Les étapes sont décrites sur la page Installation du manuel.

Si le site de votre entreprise est déjà sur un hébergement mutualisé, vous pourrez peut-être l’y installer. Les conditions nécessaires figurent sur la page Configuration requise du manuel.

Remarque : si votre entreprise possède déjà son propre nom de domaine, la plupart des hébergements mutualisés permettent de créer un sous-domaine comme « geckoflag.votreentreprise.fr » et d’y faire l’installation. Dans ce cas, inutile de réserver un nouveau domaine.

Commencez par la démo et essayez de créer un travail récurrent sous forme de projet.