Série : Conseils de gestion des tâches en équipePartie 6
Comment faire part de l’avancement ? Combien de statuts utiliser et quand les changer
À propos de cette série
« Conseils de gestion des tâches en équipe » est une série en huit parties, plus un article bonus, destinée aux équipes qui viennent de commencer à utiliser un outil de gestion des tâches ou des projets. Les conseils valent pour tous les secteurs, et les parties peuvent se lire dans n’importe quel ordre.
- Comment regrouper votre travail ?
- Écrire des tâches que tout le monde comprend
- Jusqu’où découper les tâches ?
- Choisir le responsable et l’échéance
- Répondre aux commentaires
- Comment faire part de l’avancement ?Cet article
- Écrire pour échanger avec des personnes extérieures
- Bien clôturer les tâchesBientôt
Bonus : « Écrire pour être compris des membres qui parlent une autre langue » (bientôt)
Sans avoir à demander « Où en est ce dossier ? », vous voyez l’avancement d’un simple coup d’œil à la liste. C’est à cela que sert le « statut » (l’état d’une tâche). Mais s’il y a trop de statuts, ou s’ils ne sont pas mis à jour, ils finissent au contraire par cacher la réalité.
Remarque : cet article est rédigé par le développeur de GeckoFlag.
En bref : commencer avec 3 à 5 statuts, et décider qui les change et quand
Pour les statuts, le nombre compte moins que deux choses : que tout le monde leur donne le même sens, et qu’on les change sans attendre. Commencez avec peu de statuts et décidez qui les change et quand. Il suffira alors de regarder la liste pour voir l’avancement.
Pourquoi commencer avec peu de statuts
Quand il y a beaucoup de statuts, chacun choisit à sa façon. Les changer devient une corvée, et bientôt plus personne ne les met à jour. Commencez avec peu de statuts, et ajoutez-en un seulement quand le besoin de distinguer un état revient souvent.
La base
La plupart des équipes s’en sortent avec ces quatre statuts.
- Non commencé
- En cours
- En attente de validation
- Terminé
Le plus important est « En attente de validation ». Si vous distinguez le travail terminé qui attend la vérification de la personne qui l’a demandé, vous voyez entre quelles mains il se trouve en ce moment. Si la tâche reste « En cours » pendant qu’elle attend la vérification, la personne qui l’a demandée croit que le travail continue, et tout s’arrête.
Si vous en ajoutez un, commencez par « En pause ». Il sert pour ce que vous ne pouvez pas faire avancer vous-mêmes, comme l’attente d’une réponse d’un client. Quand vous mettez une tâche en pause, écrivez dans un commentaire la raison et quand vous la réexaminerez.
Des exemples selon le type de travail
Les statuts s’installent plus facilement quand leurs noms reprennent les mots que vous utilisez déjà dans votre métier.
| Travail | Exemples de statuts |
|---|---|
| Traiter les demandes internes (services généraux, etc.) | Reçu → En cours → Terminé |
| Préparer un événement | Non commencé → En organisation → Confirmé → Terminé |
| Produire des imprimés | Non commencé → En production → En attente de relecture → Envoyé à l’imprimeur → Terminé |
| Demandes de réparation dans une entreprise du bâtiment | Reçu → Devis en cours → En attente des travaux → Travaux en cours → Terminé |
Qui les change, et quand
Les statuts s’écartent de la réalité quand personne n’a décidé qui les change.
- Passer à « En cours » : quand le responsable commence le travail
- Passer à « En attente de validation » : quand le responsable demande une vérification. À ce moment-là, attribuez la tâche à la personne qui va vérifier : on voit clairement qui doit agir ensuite
- Passer à « Terminé » : la personne qui a demandé, ou le responsable ? Choisissez l’un des deux en équipe
La façon de décider qu’un travail est terminé sera expliquée en détail dans la partie 8.
Rédiger un point d’avancement
Ce que le statut seul ne dit pas, complétez-le dans un commentaire. Plutôt qu’un pourcentage comme « C’est fait à 70 % environ », ces trois éléments passent mieux.
Exemple de point d’avancement
- Fait : réservation de la salle et liste du matériel
- Reste à faire : commande du matériel (devis toujours attendus de 2 entreprises sur 3)
- Prochaine étape : je passe la commande d’ici jeudi, dès que tous les devis sont arrivés
En écrivant ce qui reste à faire, et pas seulement ce qui est fait, les problèmes apparaissent plus tôt.
Les pièges courants
1Les statuts ne correspondent plus à la réalité
Une fois par semaine, même brièvement, parcourez la liste et remettez les statuts en accord avec la réalité. Si vous avez une réunion régulière, le plus simple est de partager l’écran à ce moment-là.
2Les tâches « En cours » s’accumulent
Des tâches qui sont en réalité arrêtées restent « En cours », et leur nombre augmente. Mettez en pause celles qui attendent la réponse de quelqu’un d’autre, et fermez celles que vous avez décidé de ne plus faire, en écrivant la raison.
Un exemple de ce qui peut arriver
Une équipe avait créé huit statuts. Chacun utilisait « En réalisation » et « En correction » à sa façon, et la liste ne montrait plus où en étaient les choses. L’équipe est passée à quatre statuts et a décidé : « En passant une tâche en attente de validation, on la rend à la personne qui l’a demandée. » Rien qu’avec cela, plus aucune vérification n’a été oubliée.
Utiliser les statuts dans GeckoFlag
- Vous choisissez librement le nom et la couleur de chaque statut. Vous pouvez en avoir jusqu’à 10, ce qui suffit largement pour « commencer avec peu ».
- Il existe un statut considéré comme terminé, et les tickets qui ont ce statut disparaissent de « Mes tickets » sur le tableau de bord.
- Sur le tableau Kanban, vous voyez les tickets organisés par statut. Sur PC, vous pouvez changer le statut en faisant glisser une carte, ce qui est pratique pour la revue hebdomadaire.
- En publiant un commentaire, vous pouvez modifier en même temps le statut et le responsable. « Passer en attente de validation et rendre le ticket » se fait en une seule opération.
- Vous pouvez filtrer la liste des tickets par statut.
Vous pouvez essayer les vrais écrans dans la démo.
En résumé
Commencez avec 3 à 5 statuts, et ajoutez « En attente de validation » pour voir entre quelles mains se trouve le travail. Décidez qui change les statuts et quand, et dans vos points d’avancement, écrivez ce qui est fait, ce qui reste à faire et la prochaine étape. La prochaine fois, nous verrons comment écrire pour échanger avec des personnes extérieures, comme les clients et les sous-traitants.
SérieÀ lire aussi, la partie 5 : « Répondre aux commentaires »
SériePartie 8 : « Bien clôturer les tâches » (bientôt)