Série : Conseils de gestion des tâches en équipePartie 1
Comment regrouper votre travail ? Découper les projets par mission, par équipe ou par période
À propos de cette série
« Conseils de gestion des tâches en équipe » est une série en huit parties, plus un article bonus, destinée aux équipes qui viennent de commencer à utiliser un outil de gestion des tâches ou des projets. Les conseils valent pour tous les secteurs, et les parties peuvent se lire dans n’importe quel ordre.
- Comment regrouper votre travail ?Cet article
- Écrire des tâches que tout le monde comprend
- Jusqu’où découper les tâches ?
- Choisir le responsable et l’échéance
- Répondre aux commentaires
- Comment faire part de l’avancement ?
- Écrire pour échanger avec des personnes extérieures
- Bien clôturer les tâchesBientôt
Bonus : « Écrire pour être compris des membres qui parlent une autre langue » (bientôt)
Quand une équipe adopte un outil de gestion des tâches, la première question qui fait hésiter, c’est la façon de créer les projets. Si l’on découpe trop finement, personne ne trouve le travail qu’il cherche. Si l’on regroupe trop, chacun reçoit sans cesse des notifications sur un travail qui ne le concerne pas.
Ici, un « projet » désigne le conteneur dans lequel l’outil regroupe le travail. Certains outils l’appellent « tableau », « espace » ou « liste ». Cet article présente une façon de réfléchir au découpage qui vaut pour tous les outils.
Remarque : cet article est rédigé par le développeur de GeckoFlag.
En bref : regrouper dans un projet le travail destiné aux mêmes personnes
En cas de doute, demandez-vous qui a besoin de voir ce travail. Si ce sont les mêmes personnes, regroupez-le dans un seul projet. Si ce sont des personnes différentes, séparez-le.
La plupart des outils décident qui peut voir quoi, et qui reçoit les notifications, en fonction des membres de chaque projet. Si vous découpez les projets selon les personnes qui doivent voir le travail, les informations ne sont pas visibles par ceux qui ne sont pas concernés, et les notifications ne leur parviennent pas.
Trois façons courantes de découper le travail
| Découpage | Adapté à | Exemples | Points d’attention |
|---|---|---|---|
| Par mission | Un travail avec un début et une fin | Une brochure pour un client, la rénovation d’un magasin, la préparation d’une fête d’automne | La liste s’allonge quand les missions se multiplient. Clôturez chacune une fois terminée |
| Par service ou par équipe | Le travail quotidien, qui ne s’arrête jamais | Les demandes aux services généraux, le réassort des fournitures du magasin, les tâches comptables mensuelles | Le contenu ne cesse de grossir. Filtrez par statut ou par échéance |
| Par période | Un travail qui revient régulièrement | Le recrutement de l’exercice 2026, la lettre d’information mensuelle, la clôture des comptes annuels | Décidez à l’avance où placer le travail à cheval sur deux périodes |
Découper par mission
Ce découpage convient au travail dont le début et la fin sont bien marqués. Si les personnes impliquées changent selon le client ou le chantier, c’est le choix naturel. Comme vous pouvez clôturer un projet une fois la mission terminée, vous voyez d’un coup d’œil uniquement le travail en cours.
Découper par service ou par équipe
Ce découpage convient au travail qui continue jour après jour : les demandes de fournitures aux services généraux, les tâches courantes d’un magasin, et tout ce que les mêmes personnes gèrent toujours. Comme ce travail ne s’arrête jamais, le contenu ne cesse de grossir. Adaptez l’affichage, par exemple en masquant les éléments terminés ou en triant par échéance.
Découper par période
Ce découpage convient au travail qui revient chaque année ou chaque mois. En ouvrant le projet précédent, vous pouvez refaire les mêmes préparatifs dans le même ordre.
Vous pouvez les combiner
En pratique, rares sont les équipes qui s’en sortent avec un seul découpage. Une petite entreprise du bâtiment, par exemple, découpe les travaux de chaque client « par mission » et le travail quotidien du bureau « par service ». Mélanger les découpages n’est pas un problème en soi. Ce qui compte, c’est que personne n’ait à se demander où placer un nouveau travail quand il arrive.
Trois erreurs fréquentes
1Découper trop finement
C’est le cas où l’on crée un projet pour un seul travail. Un travail isolé s’ajoute comme tâche à l’intérieur d’un projet. Pour vous repérer, demandez-vous si le projet contiendra probablement dix tâches ou plus, ou s’il durera plusieurs semaines ou plus. Si aucune de ces conditions n’est remplie, placez le travail dans un projet existant.
2Tout mettre dans un seul projet
Si le travail de tout le monde va dans un seul projet, des personnes non concernées reçoivent elles aussi des notifications. Des informations qu’il n’était pas nécessaire de partager peuvent même devenir visibles pour des personnes extérieures à l’entreprise.
3Découper par personne
C’est le cas où l’on découpe les projets par personne, par exemple « Projet de M. Tanaka ». Chaque fois que la personne chargée du travail change, il faut déplacer les tâches vers un autre projet. Indiquez à qui revient le travail avec le responsable de la tâche, pas avec le projet (le choix du responsable est expliqué dans la partie 4 : « Choisir le responsable et l’échéance »).
Comment nommer les projets
- Un nom qui dit ce qu’il contient : « Société A Brochure automne 2026 », « Magasin de la gare Rénovation »
- Toujours le même ordre : fixez un ordre, par exemple client → contenu → période, et les projets seront plus faciles à retrouver dans la liste
- Pas de projet « Divers » ou « Autres » : dans une boîte où tout peut aller, on ne sait vite plus ce qu’il y a
Un exemple de ce qui peut arriver
Une équipe regroupait tout le travail d’un client dans un seul projet. Puis un autre service du même client a commencé à envoyer des demandes, et des travaux suivis par des interlocuteurs différents se sont retrouvés mélangés au même endroit. L’un des interlocuteurs recevait sans cesse des notifications qui ne le concernaient pas.
Une fois le travail redécoupé en un projet par service, le problème des notifications a disparu, et l’avancement de chaque service est devenu plus facile à suivre.
Mettre cela en pratique dans GeckoFlag
Dans GeckoFlag, les membres et les invités ne voient que les projets auxquels ils participent (les administrateurs voient tous les projets). Vous pouvez ainsi appliquer directement l’idée de « découper selon les personnes qui doivent voir le travail ».
- Pour chaque projet, vous définissez le nom du projet, une description, le responsable du projet, les dates de début et de fin, et les membres qui y participent
- La clé du projet (jusqu’à cinq lettres et chiffres) figure au début de chaque numéro de ticket. Par exemple, si vous choisissez la clé « SHOP », les tickets sont numérotés automatiquement « SHOP-1 », « SHOP-2 », etc. Choisissez une clé courte qui indique d’un coup d’œil de quel travail il s’agit
- Vous pouvez marquer comme terminés les projets achevés
- Vous pouvez inviter des personnes extérieures à votre entreprise en tant qu’« invités », uniquement dans les projets auxquels elles participent (voir la partie 7 : « Écrire pour échanger avec des personnes extérieures »)
Vous pouvez essayer les vrais écrans dans la démo.
En résumé
Regroupez le travail en projets selon les personnes qui doivent le voir. En règle générale, découpez le travail qui a un début et une fin par mission, le travail continu par service, et le travail récurrent par période. La prochaine fois, nous verrons comment rédiger, dans un projet, des tâches que tout le monde comprend.
Voir aussiLes raisons pour lesquelles un outil cesse d’être utilisé après son adoption, et ce qu’il faut fixer dès le départ, sont expliquées dans la partie 5 de notre série pour débutants « Votre premier outil de gestion de projets » : « Pourquoi l’outil n’est plus utilisé après sa mise en place, et ce qu’il faut décider d’abord »
SériePartie 2 : « Écrire des tâches que tout le monde comprend »