Série : Conseils de gestion des tâches en équipePartie 2
Écrire des tâches que tout le monde comprend : titre, description et critère de fin
À propos de cette série
« Conseils de gestion des tâches en équipe » est une série en huit parties, plus un article bonus, destinée aux équipes qui viennent de commencer à utiliser un outil de gestion des tâches ou des projets. Les conseils valent pour tous les secteurs, et les parties peuvent se lire dans n’importe quel ordre.
- Comment regrouper votre travail ?
- Écrire des tâches que tout le monde comprendCet article
- Jusqu’où découper les tâches ?
- Choisir le responsable et l’échéance
- Répondre aux commentaires
- Comment faire part de l’avancement ?
- Écrire pour échanger avec des personnes extérieures
- Bien clôturer les tâchesBientôt
Bonus : « Écrire pour être compris des membres qui parlent une autre langue » (bientôt)
Vous créez une tâche, et la personne qui la reçoit revient avec des questions. Ou bien le résultat n’est pas celui que vous aviez en tête. Une bonne partie de ces malentendus peut être évitée par la façon de rédiger la tâche.
La cause est souvent la même : ce que la personne qui demande a en tête n’est jamais mis par écrit. Plus une chose lui paraît évidente, plus elle risque de l’oublier.
Remarque : cet article est rédigé par le développeur de GeckoFlag.
En bref : le titre dit quoi faire, la description dit pourquoi, quoi et jusqu’où
Le titre sert à parcourir la liste ; la description sert à la personne qui fait le travail. Si vous donnez à chacun son rôle, les deux deviennent plus courts et plus clairs.
Comment rédiger le titre
Rédigez le titre pour qu’on le distingue dans la liste et qu’on voie d’un coup d’œil ce qu’il faut faire pour que la tâche soit terminée.
| À éviter | Mieux | Pourquoi |
|---|---|---|
| Flyer | Créer deux projets de flyer pour la fête d’automne | Le titre ne dit pas quoi faire |
| Réservation de la salle et matériel | Réserver la salle / Prévoir le matériel (en deux tâches) | Une seule tâche contient deux actions |
| Vérification | Vérifier les montants du devis | Dans la liste, on ne sait pas ce qu’il faut vérifier |
| Pour la réunion de la semaine prochaine, les corrections des documents demandées par le client, si possible cette semaine | Corriger la page 3 des documents de la réunion | Les détails vont dans la description, pas dans le titre |
Quatre points à retenir.
- Commencer par un verbe qui dit quoi faire
- Une seule action par tâche
- Ne pas s’arrêter à « vérifier » ou « corriger » : dire quoi vérifier ou quoi corriger
- Rester court et renvoyer les détails dans la description
Quatre choses à écrire dans la description
1Objectif (pourquoi on le fait)
C’est un repère pour la personne qui fait le travail quand elle hésite. Si la description dit « pour que les visiteurs sachent où se trouve le parking », elle peut décider seule de la taille et de la place du plan.
2Ce qu’il faut faire
Écrivez les étapes concrètes sous forme de liste à puces. S’il y a un ordre, numérotez-les.
3Critère de fin (quand la tâche est terminée)
C’est l’élément le plus souvent oublié, et le plus important. « Créer un projet de flyer » ne dit pas si un brouillon suffit ou s’il faut aller jusqu’à l’envoi du fichier à l’imprimeur. Écrivez par exemple : « Terminé quand deux projets A4 recto seul sont déposés dans cette tâche au format PDF. »
4Documents et références
Par exemple l’endroit où se trouvent les photos à utiliser, le flyer précédent ou les e-mails du client. Personne n’a besoin de les chercher, et les questions du type « Lequel dois-je utiliser ? » se font plus rares.
Si l’échéance a une raison, ajoutez-la aussi (nous en parlons dans la partie 4 : « Choisir le responsable et l’échéance »).
Un exemple
Lors de la rénovation d’un magasin, on demande à quelqu’un de proposer une nouvelle disposition des rayonnages.
Titre : Proposer des plans de disposition des nouveaux rayonnages
[Objectif]
Après la rénovation, nous voulons que les clients voient le magasin de l’entrée jusqu’au fond. Aujourd’hui, les rayonnages près de l’entrée sont hauts, et les clients ne remarquent pas les produits du fond.
[Ce qu’il faut faire]
- Reporter sur le plan l’emplacement et la hauteur actuels des rayonnages
- Proposer deux plans de disposition (même nombre de rayonnages qu’aujourd’hui : 8)
[Critère de fin]
Terminé quand les photos des deux plans (un dessin à la main suffit) sont déposées dans cette tâche. La mise au propre fera l’objet d’une autre tâche, une fois un plan choisi.
[Documents]
- Plan de la surface de vente : dans le dossier « Rénovation » du lecteur partagé
- Tableau des dimensions des rayonnages : photo jointe
[Raison de l’échéance]
Nous voulons montrer les plans lors de la réunion du 6 novembre avec l’entreprise de travaux.
Un modèle prêt à l’emploi
[Objectif]
[Ce qu’il faut faire]
[Critère de fin]
[Documents]
[Raison de l’échéance]
Inutile de remplir chaque rubrique à chaque fois. Pour une petite tâche, « Ce qu’il faut faire » et « Critère de fin » suffisent.
Les pièges courants
1Ne pas écrire ce qui a été décidé à l’oral
Ceux qui n’étaient pas à la réunion ou au téléphone ne savent pas ce qui a été décidé. Ajoutez les décisions dans la description ou dans un commentaire.
2Une description trop longue
Si vous racontez tout l’historique, l’instruction principale se perd. Gardez l’historique dans les commentaires, et n’écrivez dans la description que « ce que j’ai besoin que vous fassiez maintenant ».
3Modifier la description sans prévenir
Si le contenu change en cours de route et que vous modifiez seulement la description, la personne qui travaille dessus ne s’en rend pas compte. Pour un changement important, prévenez-la aussi par un commentaire.
4« Faites quelque chose de joli », « autant que possible »
Les mots que chacun comprend à sa façon sont une source de malentendus. Au lieu de « le rendre visible », écrivez par exemple « assez grand pour qu’on lise le nom du magasin de loin » : avec des chiffres ou des exemples.
Un exemple de ce qui peut arriver
Une équipe a confié une tâche à une entreprise partenaire en écrivant seulement « Corriger la bannière ». La bannière est revenue avec tout le design modifié. L’équipe voulait seulement changer une date.
Si le critère de fin avait dit « Remplacer la date par le 3 novembre. Ne rien changer d’autre. », il n’y aurait pas eu d’allers-retours.
Rédiger les tâches dans GeckoFlag
- Le titre du ticket peut compter jusqu’à 50 caractères, ce qui le garde naturellement à une longueur facile à lire dans la liste
- La description est en texte enrichi : vous pouvez utiliser des titres, des listes à puces et des liens. Un aperçu vous permet de vérifier le résultat avant de publier
- Le type de ticket, la priorité, le responsable, la date de début et la date d’échéance ont chacun leur propre champ. Dans la description, il suffit d’écrire ce que les champs ne couvrent pas
- Placez votre modèle dans le wiki du projet, et les membres pourront le copier quand ils en ont besoin
Vous pouvez essayer les vrais écrans dans la démo.
En résumé
Dans le titre, écrivez brièvement ce qu’il faut faire. Dans la description, indiquez l’objectif, ce qu’il faut faire, le critère de fin et les documents. Rien qu’en écrivant le critère de fin, vous réduisez nettement les retouches. La prochaine fois, nous verrons jusqu’où découper les tâches.
SérieComment répartir le travail en projets est expliqué dans la partie 1 : « Comment regrouper votre travail ? »
SériePartie 3 : « Jusqu’où découper les tâches ? »
Voir aussiLes raisons pour lesquelles les demandes faites par messagerie ou par e-mail se perdent sont expliquées dans la partie 3 de notre série pour débutants « Votre premier outil de gestion de projets » : « Pourquoi les demandes par e-mail et messagerie se perdent-elles ? »