Série : Conseils de gestion des tâches en équipePartie 3
Jusqu’où découper les tâches ? Un repère pour trouver la bonne taille
À propos de cette série
« Conseils de gestion des tâches en équipe » est une série en huit parties, plus un article bonus, destinée aux équipes qui viennent de commencer à utiliser un outil de gestion des tâches ou des projets. Les conseils valent pour tous les secteurs, et les parties peuvent se lire dans n’importe quel ordre.
- Comment regrouper votre travail ?
- Écrire des tâches que tout le monde comprend
- Jusqu’où découper les tâches ?Cet article
- Choisir le responsable et l’échéance
- Répondre aux commentaires
- Comment faire part de l’avancement ?
- Écrire pour échanger avec des personnes extérieures
- Bien clôturer les tâchesBientôt
Bonus : « Écrire pour être compris des membres qui parlent une autre langue » (bientôt)
Vous créez une seule tâche, « Exposer au salon », et sans vous en rendre compte, vous voilà la veille, dans la précipitation. À l’inverse, vous découpez jusqu’à « Envoyer un e-mail », vous vous retrouvez avec plus de 100 tâches et vous ne savez plus lesquelles comptent.
Dans les deux cas, c’est que les tâches n’ont pas la bonne taille.
Remarque : cet article est rédigé par le développeur de GeckoFlag.
En bref : une tâche doit pouvoir être terminée par une personne en quelques jours
Voici trois repères.
Les repères d’une tâche de bonne taille
- On peut lui attribuer un seul responsable
- Elle se termine en quelques jours, ou en une à deux semaines au plus
- On voit clairement si elle est terminée ou non
Si les trois repères s’appliquent, la tâche a la bonne taille. Si l’un d’eux ne s’applique pas, découpez la tâche ou regroupez-la avec d’autres.
Les signes d’une tâche trop grosse
- Plusieurs personnes en sont responsables
- Depuis des semaines, le point d’avancement est toujours « On avance »
- Vous n’arrivez pas à écrire de critère de fin (nous expliquons comment le rédiger dans la partie 2 : « Écrire des tâches que tout le monde comprend »)
Vue de l’extérieur, une tâche trop grosse ne laisse pas voir où elle en est. On ne remarque le retard qu’à l’approche de l’échéance.
Les signes d’une tâche trop petite
- La saisir prend plus de temps que la faire
- La liste n’est faite que de travaux de quelques minutes
- La liste est si remplie qu’on ne voit plus les tâches importantes
Ne faites pas de tâches pour des travaux de quelques minutes. Listez-les plutôt à puces sous « Ce qu’il faut faire », dans la description d’une tâche.
Comment découper le travail
Prenons l’exemple de la préparation d’un salon professionnel.
- Lister ce qui doit être prêt à la fin : le stand, la documentation à distribuer, le personnel du jour J, le montage et le démontage
- Pour chaque élément, lister le travail nécessaire
- Regrouper par responsable et par durée : chaque tâche doit pouvoir être terminée par une personne en quelques jours
- Noter l’ordre : pour le travail qui ne peut pas commencer avant la fin d’un autre, indiquez l’ordre
| Bloc | Tâche | Responsable | Ordre |
|---|---|---|---|
| Stand | Dessiner le plan du stand | Sato | En premier |
| Stand | Commander les présentoirs et l’éclairage | Sato | Après le plan |
| Documentation | Rassembler les textes de la brochure | Suzuki | En premier |
| Documentation | Envoyer la brochure à l’imprimeur | Suzuki | Après les textes |
| Personnel | Établir le planning du jour J | Takahashi | En premier |
| Montage et démontage | Réserver le transporteur | Takahashi | Après le plan |
Avec une seule tâche « Préparer la brochure », on ne voit pas si le retard vient des textes ou de l’envoi à l’imprimeur. Une fois la tâche découpée, vous voyez où les choses coincent.
Deux niveaux suffisent
Le plus souvent, deux niveaux suffisent : les « grands blocs » et les « travaux individuels ». Avec trois ou quatre niveaux, on a plus de mal à voir l’ensemble, et la mise à jour demande plus d’effort.
Si vous avez envie d’un troisième niveau, c’est le signe que le bloc est trop grand. Coupez-le en deux, ou faites-en un projet à part (nous expliquons comment répartir le travail en projets dans la partie 1 : « Comment regrouper votre travail ? »).
Les pièges courants
1Vouloir tout découper parfaitement dès le départ
On ne sait pas ce qui vient tant qu’on n’a pas commencé. Ne découpez que ce que vous voyez, en commençant par ce qui est le plus proche. Ce qui est plus lointain peut rester une grosse tâche pour l’instant.
2Oublier la tâche du bloc après l’avoir découpée
Même quand tous les travaux individuels sont terminés, la tâche du bloc reste parfois « En cours ». Quand vous terminez le dernier travail, marquez aussi la tâche du bloc comme terminée.
Un exemple de ce qui peut arriver
Une équipe avait fait de « Réaliser la brochure de l’entreprise » une seule tâche. Jusqu’à deux semaines avant la date limite, personne n’a remarqué que la date de la séance photo n’était pas fixée.
Après avoir découpé la tâche en textes, séance photo, design et impression, l’équipe a pu vérifier chaque semaine en réunion où les choses bloquaient.
Découper le travail dans GeckoFlag
- Vous pouvez créer des tickets enfants sous un ticket (tickets parent/enfant). Dans la liste des tickets et le diagramme de Gantt, vous pouvez replier les enfants sous leur parent
- Les tickets parent/enfant vont jusqu’à deux niveaux. C’est la même idée que « Deux niveaux suffisent » dans cet article : la structure ne devient pas trop profonde
- Le parent et ses enfants se trouvent dans le même projet
- Indiquez aussi l’ordre dans la description
Vous pouvez essayer les vrais écrans dans la démo.
En résumé
Une tâche doit pouvoir être terminée par une personne en quelques jours, et on doit voir clairement si elle est terminée. Pour découper, partez de ce qui doit être prêt à la fin et remontez, en vous limitant à deux niveaux. La prochaine fois, nous verrons comment choisir le responsable et l’échéance des tâches découpées.
SérieComment rédiger le titre et le critère de fin est expliqué dans la partie 2 : « Écrire des tâches que tout le monde comprend »
SériePartie 4 : « Choisir le responsable et l’échéance »