什么是 Kanban 看板？列的设置方法与团队开始使用的技巧
把便利贴贴在“要做的事”“在做的事”“做完的事”几列里，做完了就往右移。看板就是靠这样简单的方法，让工作的流程变得一目了然。
规则少，所以上手很容易。不过，如果没定好怎么分列、卡片怎么写就开始，用一段时间后，看板往往会变成“到底哪里卡住了也看不出来”。
本文介绍看板的基础知识、列的设置方法、团队开始使用时的技巧，以及纸、表格和工具各自适合什么情况。
本文要点
- 看板是把工作做成卡片，按进展阶段排在各列中的方法。基本的列是“未开始”“进行中”“已完成”这 3 个。
- 列从少量开始，只在“待确认”这类工作容易卡住的地方增加。
- 给“进行中”里能放的卡片数定一个上限，就更容易发现有人揽了太多活，或有工作停住了。
注：本文由 GeckoFlag 的开发者撰写。
什么是 Kanban 看板？
看板是把工作一件一件做成卡片，排在表示“现在处于哪个阶段”的列中的板子。卡片从左往右移动，谁在做什么、哪里卡住了，一眼就能看出来。
它源于丰田生产方式中使用的“看板”思路。后来以软件开发为中心推广开来，如今已不分行业，被广泛使用。
基本形式：3 列和卡片
最基本的形式是下面这 3 列。
- 未开始：接下来要着手的工作
- 进行中：现在正在做的工作
- 已完成：做完的工作
一张卡片只写一件工作。为了让人看卡片就知道要做什么，不要只写“传单”，而要写成“做两版秋季庆典传单的方案”（写法在“让人看得懂的任务写法”中有介绍）。再标上名字或头像，就能看出由谁负责，很方便。
列的设置方法
列要按照工作实际经过的阶段来设置。不过，列太多的话，大家会犹豫该放哪一列，卡片就没人移动了。建议先用 3 列开始，等看出工作容易卡住的地方后，只在那里增加。
最先考虑增加的，是下面两列。
- 待确认：活已经干完，但在等提出请求的人或客户确认。和“进行中”分开，就能看出在谁手上。
- 搁置：比如在等回复，自己这边没法推进。要写明原因，以及什么时候重新查看。
下面是不同工作的列示例。
| 工作 | 列的示例 |
|---|---|
| 网站或设计制作 | 未开始 → 制作中 → 待确认 → 修改中 → 已完成 |
| 市场营销、宣传 | 想法 → 准备中 → 待确认 → 已发布 |
| 受理公司内部的请求 | 已受理 → 进行中 → 已完成 |
| 筹备活动 | 未开始 → 安排中 → 已确定 → 已完成 |
| 软件开发 | 未开始 → 开发中 → 待评审 → 测试 → 已完成 |
列名用这项工作平时用的说法，大家就能不犹豫地用起来。列设几个、什么时候改，在“进度怎么传达？”中有详细介绍。
给“进行中”的数量定上限
看板中常用的一个思路，是给“进行中”里能放的卡片数定一个上限。英文叫 WIP（Work In Progress）限制。
比如定好“每人最多 2 张”，大家在开始新工作之前，就会先想着把手头的工作做完。快要超过上限时，说明有人揽的活太多，或者某处的工作卡住了。一开始不必太严格，可以先从“进行中多起来了，就商量一下”开始试试。
团队开始使用时的技巧
1定好由谁移动卡片
原则上，卡片由这项工作的负责人移动。移到“待确认”后，要告诉负责确认的人，或者把负责人改成对方。
2让卡片的大小差不多
如果一张卡片写的是要花好几周的工作，它就会一直停在“进行中”。拆到几天就能做完的程度，就能看到它在动（拆分方法在“任务要拆到多细？”中有介绍）。
3每周一次，一起看看板
在例会上把看板投到屏幕上，修正和实际情况不符的卡片。如果有卡片长时间停在同一列，就问问遇到了什么困难。
4定好“已完成”的条件
先定好做到什么程度才能移到“已完成”，比如提出请求的人确认过之后（收尾的方法在“怎么收尾”中有介绍）。
纸、表格、工具怎么选
| 方法 | 适合的情况 | 需要注意的地方 |
|---|---|---|
| 白板和便利贴 | 所有人都在同一个地方工作。想先试试看 | 不在现场就看不到。不会留下来龙去脉 |
| 表格软件 | 人少，卡片也少 | 移动卡片的操作麻烦，不容易保持更新 |
| 能用看板的工具 | 团队里有居家办公或公司外部的人。同时有好几个项目 | 要花工夫挑选工具，也要花钱 |
用工具的话，不在一处也能看同一个看板，每张卡片还能留下沟通记录和来龙去脉。用表格管理任务会在哪里到达极限，在“Excel 管理表在哪里会到达极限？”中有介绍。
GeckoFlag 的看板
我们开发的 GeckoFlag 也有看板。
- 在每个项目中，事项（任务）按状态排列，并显示各状态的数量。
- 卡片上显示事项类型、优先级和负责人。
- 在 PC 上可以拖动卡片来更改状态。更改会自动作为事项的评论留下记录。
- 相当于列的状态，名称和颜色都可以自由设定（最多 10 个）。
- 同样的事项也可以在甘特图中查看。还有 Wiki 和文件共享，能把项目的信息集中在一处。
GeckoFlag 是安装在自己服务器上使用的自托管型工具，在普通的共享主机上也能运行。价格为 $30 买断。使用方法可以在看板手册中查看，实际界面可以在演示中确认。
总结
看板是把工作做成卡片，按进展阶段排在各列中的方法。先用“未开始”“进行中”“已完成”这 3 列开始，只在容易卡住的地方增加列。给“进行中”的数量定上限，每周一次一起重新看看板，就能更早发现停住的工作。不管是白板、表格还是工具，先从容易坚持下去的方法开始吧。