连载“团队任务管理技巧”第8篇
怎么收尾：定好完成的判断基准，留下日后能回头查看的记录
关于本连载
“团队任务管理技巧”是面向刚开始使用任务管理或项目管理工具的团队的连载，共 8 篇，另有 1 篇番外。不限行业，可以从任意一篇开始阅读。
番外篇“让语言不同的成员也能看懂的写法”（即将发布）
工作开始容易，收尾难。还剩一点小尾巴、迟迟关不掉的任务。自以为做完了，客户却还没确认的工作。半年后被问到“当初为什么这么定”，却没有人答得上来。在连载的最后一篇，我们来想想工作怎么收尾。
注：本文由 GeckoFlag 的开发者撰写。
结论：先写好完成标准，定下的事用文字留下来
怎么结束，要在工作开始时定，而不是在最后。而且，把途中定下的事随时写成文字，结束后的记录自然就齐全了。
完成变得模糊的 3 个原因
- 没有写完成标准（写法在第2篇中有说明）
- 没有定好由谁改为完成
- 还剩一点小工作，关不掉
定好完成的判断基准
除了每个任务各自的完成标准，团队再定一套共同的判断基准，就不会犹豫。比如下面这些。
- 托付的人（或客户）已经确认
- 做好的东西已经放在约定的位置
- 已经告诉相关的人工作完成了
同时，也要定好由托付的人还是负责人改为完成（第6篇中也提到过）。
剩下的工作另建新任务
有些任务大部分已经做完，却因为还剩一点小工作而关不掉。这时，把剩下的部分建成新任务，原来的任务改为完成。列表里就只排着“真正还剩下的事”，进度也能看得准确。
“决定不做了”的任务，也写一行理由再关掉。比起放着不管，留下决定不做的记录更有用。
怎么留下日后能回头查看的记录
1写下定了什么，以及理由
只写“决定采用 A 方案”，半年后就不知道“为什么没选 B 方案”。要写成“决定采用 A 方案。理由：在预算内且能赶上交期。B 方案下一财年再研究”这样。
2当面或电话里定下的事也要写
会议上定下的事，当天就写到任务的评论里。在场的人的记忆，比想象中更快出现出入。
3写明最终版在哪里
文件有好几个版本时，要在完成报告里写明哪个是最终版。
4重复的工作，把步骤整理下来
每年的活动、每月的作业，结束后把步骤和注意事项整理下来。下次准备时就能直接开始。
简短的回顾
大的工作结束后，只写下以下 3 件事。不必拘泥形式，几行就够了。
回顾三行
- 做得好的地方：
- 遇到的困难：
- 下次要改的地方：
把“下次要改的地方”设为下次同样工作的第一个任务，就不会忘记。
有记录，交接就轻松
负责人更换时，从头准备交接资料很费劲。如果平时任务和评论里都有记录，一句“请看这个项目”就能完成大部分交接。只有记录里看不出的事（对方的为人、没法写下来的情况），才需要口头告诉接任的人。
比如，曾经有这样的事
开始准备和去年一样的活动时，没有人记得“去年为什么选了这个场地”。好在去年的任务里留了一行选场地的理由，才不用把同样的讨论再来一遍。
在 GeckoFlag 中可以这样留下记录
- 改成视为完成的状态后，事项会从仪表盘的“我的事项”中移除。事项本身和评论都会保留，之后还能打开查看。
- 结束的项目可以标记为已完成。
- 在事项列表中，可以按部分匹配搜索评论正文。如果养成写“理由”之类字眼的习惯，之后就更容易找到。
- 可以在每个项目的 Wiki 中整理步骤和规则。
- 在文件共享中，可以为每个项目建文件夹，存放最终版。
实际界面可以在演示中试用。
总结
完成的判断基准在一开始就定好，剩下的工作另建新任务，把原来的任务关掉。定下的事连同理由一起用文字留下来。这个连载介绍的写法，从今天起用任何工具都可以试试。先从一个团队容易达成一致的做起吧。
连载也欢迎阅读第2篇“让人看得懂的任务写法”和第6篇“进度怎么传达？”。番外篇“让语言不同的成员也能看懂的写法”即将发布