Giao tiếp nhóm trong thời đại AI: Năm cách làm giúp nhóm sáng tạo lấy lại những cuộc trò chuyện khi sự phân công thu hẹp

AI giờ đây đưa ra bản phác thảo đầu tiên cho thiết kế, viết code và trau chuốt câu chữ. Trong công việc sáng tạo, phạm vi việc một người có thể tự mình đảm nhận đã mở rộng rất nhiều.

Cùng lúc đó, chúng tôi ngày càng hay nghe những câu như: “Gọi là làm việc nhóm, mà tôi chẳng biết mọi người đang nghĩ gì.” “Người mới mãi không tiến bộ.” “Giao cho khách hàng rồi mới phát hiện ra vấn đề mà không ai để ý.”

Bài viết này xem xét điều gì đang xảy ra với giao tiếp trong nhóm khi AI và làm việc từ xa lan rộng, và các nhóm sáng tạo cần gì từ nay về sau. Nói trước kết luận: điều chúng ta được đòi hỏi không phải là một kỹ năng mới. Đó là sự nối dài của những điều vốn luôn quan trọng.

Lưu ý: bài viết này do nhà phát triển GeckoFlag viết.

AI khiến ngày càng nhiều việc một người có thể tự làm xong

Cách đây không lâu, làm web chia thành nhiều khâu là chuyện đương nhiên. Người quản lý dự án tổng hợp yêu cầu, nhà thiết kế làm bản mockup, lập trình viên dựng lên, và cuối cùng có người kiểm tra kết quả. Giữa mỗi khâu luôn có một lần bàn giao.

Ngày nay, nhờ AI, một người có thể đảm nhận phần lớn công việc, từ wireframe, triển khai đến chỉnh sửa câu chữ. Thêm vào đó, làm việc từ xa ngày càng phổ biến, nên phần lớn công việc giờ được hoàn tất ngay trên màn hình của một người.

Bản thân điều đó là tốt. Công việc nhanh hơn, và nhóm nhỏ cũng có thể nhận những dự án lớn. Nhưng khi sự phân công thu hẹp, một thứ quan trọng và khó thấy cũng biến mất theo.

Cuộc trò chuyện, sản phẩm phụ của sự phân công

Khi công việc còn được chia ra, mỗi lần bàn giao đều tự nhiên kéo theo những cuộc trò chuyện như:

• “Nút này khi hover thì sẽ chuyển động thế nào?”
• “Khoảng trống ở đây được để rộng có chủ ý phải không?”
• “Khách hàng có thật sự hài lòng với cách diễn đạt này không?”

Những trao đổi như vậy giúp phát hiện hiểu lầm, truyền đạt ý đồ thiết kế, và giúp người mới học cách nghĩ của người đi trước. Bản thân cuộc trò chuyện chưa bao giờ là mục đích. Chúng nảy sinh như một sản phẩm phụ của sự phân công.

Khi sự phân công giảm, sản phẩm phụ đó cũng giảm. Làm việc từ xa thì cũng không còn những câu hỏi hay chuyện phiếm vọng sang từ bàn bên cạnh. Giao tiếp trong nhóm giảm đi không phải vì ai đó lơ là, mà vì cấu trúc công việc đã thay đổi.

Khi trò chuyện ít đi, điều gì xảy ra với nhóm

1Chất lượng trở thành hộp đen

Thứ AI tạo ra thường “có vẻ chạy được”. Trông gọn gàng, thoáng nhìn không thấy vấn đề gì. Nhưng nếu không ai rà soát bên trong, lỗ hổng bảo mật, thiếu sót về khả năng tiếp cận và những lỗi chỉ xảy ra ở một số môi trường nhất định sẽ chỉ bị phát hiện sau khi đã giao cho khách hàng.

2Lý do đằng sau quyết định bị mất

Sản phẩm thì còn, nhưng “vì sao” thì không. Sáu tháng sau, khi khách hàng hỏi: “Vì sao lại chọn cấu trúc này?”, nếu người làm ra nó đã không còn ở đó, sẽ không ai trả lời được. Công việc bị gắn chặt vào từng cá nhân, và chỉ họ mới biết nó vận hành ra sao.

3Người mới không phát triển

Làm banner, code đơn giản, sửa chữa nhỏ: những việc nền tảng mà người mới từng dùng để tích lũy kinh nghiệm lại chính là những việc AI nhận lấy đầu tiên. Người mới hình thành khả năng phán đoán qua những việc đó và qua góp ý của người đi trước. Bỏ qua giai đoạn ấy, vài năm nữa nhóm sẽ bị hổng một khoảng ở tầng nhân sự trung cấp.

4Cảm thấy cô lập và mất cảm giác đóng góp

Khi không thấy công việc của mình đã giúp ai, giúp thế nào, rất khó cảm thấy nó có ý nghĩa. Một mình làm xong, một mình giao nộp. Có thể hiệu quả, nhưng ý nghĩa của việc làm việc theo nhóm dần phai nhạt.

Bốn thế mạnh của nhóm càng có giá trị trong thời đại AI

AI đã hạ thấp đáng kể chi phí “làm ra”. Kết quả là phần việc của con người trước và sau khi làm ra trở nên có giá trị tương đối cao hơn. Không thế mạnh nào trong bốn điều dưới đây là mới. Và không điều nào vận hành được nếu thiếu trò chuyện.

Nắm bắt vấn đề thật sự của khách hàng

“Chúng tôi muốn làm lại website” là một yêu cầu. Vấn đề thật sự thường nằm ở chỗ khác, như “lượng liên hệ đang giảm” hay “chúng tôi đang thua đối thủ trong tuyển dụng”. AI trả lời dựa trên những gì được đưa vào, nên những gì bạn đưa vào sẽ quyết định giới hạn trên của kết quả.

Những gì thu được từ buổi trao đổi với khách hàng không nên chỉ nằm trong đầu một người; hãy biến chúng thành hiểu biết chung của nhóm. Việc nhóm có chia sẻ cả những điều hiếm khi được nói ra hay không, như vị trí của người liên hệ trong công ty họ hay những rắc rối trước đây với một agency khác, sẽ quyết định chất lượng sản phẩm.

Nhìn xa hơn vẻ bề ngoài

Bảo mật, marketing, tốc độ trang, khả năng tiếp cận. Giờ đây khi khó tạo khác biệt chỉ bằng vẻ ngoài, chất lượng ở những phần không ai nhìn thấy mới là điều làm nên khác biệt. Không ai cần thông thạo tất cả, nhưng nhận ra rủi ro và kết nối với người hiểu rõ hơn là điều không thể thiếu. Việc các thành viên với chuyên môn khác nhau có lên tiếng với nhau hay không sẽ quyết định nhóm bao quát được đến đâu.

Đưa ra đề xuất không ai sao chép được

Đầu ra của AI có xu hướng nghiêng về “mức trung bình nghe có vẻ hợp lý” của dữ liệu nó đã học. Khi ai cũng dùng cùng công cụ, các đề xuất bắt đầu giống nhau. Xu hướng hàng hóa hóa bắt đầu từ khi công việc chuyển sang số hóa nay chỉ càng tăng tốc.

Điều tạo nên khác biệt là thông tin AI không có: những gì bạn biết được khi đến tận nơi, tiếng nói của người dùng cuối, một điều khách hàng buột miệng nhắc tới. Và góc nhìn nảy sinh khi cả nhóm cùng thảo luận về tất cả những điều đó. Tính độc đáo không phải là sự phô trương, mà là khi khách hàng cảm nhận được rằng “nhóm này đã suy nghĩ kỹ cho chính dự án này”.

Chịu trách nhiệm về quyết định

Khi AI có thể đưa ra hết phương án này đến phương án khác, vai trò cốt lõi còn lại của con người là lựa chọn, và tự tin nói: “Cái này đã sẵn sàng để gửi đi.” Chất lượng được giữ vững khi có người khác kiểm tra quyết định đó. Một quy trình mà một người tự làm, tự kiểm tra và tự giao đi cần có thêm một đôi mắt khác ở đâu đó.

Giao tiếp nhóm trong thời đại AI: năm cách làm

Nếu sự phân công không còn tạo ra trò chuyện, cách duy nhất là chủ động thiết kế để trò chuyện diễn ra. Dưới đây là năm cách làm bạn có thể bắt đầu ngay từ ngày mai.

1Chia sẻ quyết định, không chỉ sản phẩm

Thứ cần chia sẻ không chỉ là các tệp đã hoàn thành. Hãy ghi lại bạn đã quyết định gì, vì sao, và đã không chọn gì. Khoảng ba dòng là đủ.

Nơi lưu lại rất quan trọng. Viết trong chat thì nhanh chóng bị trôi mất, nên hãy lưu ở nơi gắn với chính phần việc hay việc cần làm đó. Như vậy về sau bạn có thể lần lại diễn biến.

Liên quanVì sao trao đổi trong chat hay bị trôi mất được nói ở Phần 3 của loạt bài dành cho người mới: “Vì sao việc nhờ qua email và chat hay bị trôi mất?”, còn cách lập riêng các quyết định thành việc được nói ở Phần 2 của loạt bài “Quản lý công việc cho nhóm làm việc cùng AI”: “Lập việc theo điều cần quyết định, không chỉ theo thứ cần làm ra”

2Đưa việc rà soát vào quy trình

Thứ gì AI làm ra càng nhiều thì càng cần con người xem lại. Hãy đặt một bước rà soát giữa “đang làm” và “hoàn thành”, và quyết định trước ai sẽ rà soát. Việc rà soát dựa vào thiện chí hay lúc rảnh rỗi sẽ là thứ đầu tiên bị bỏ qua khi bận rộn.

Rà soát không chỉ bảo vệ chất lượng. Đó còn là một dịp chắc chắn để trò chuyện diễn ra trong nhóm.

Liên quanCách dùng trạng thái để làm hiện rõ những tình trạng chờ như “chờ rà soát” được nói kỹ ở Phần 3 của loạt bài “Quản lý công việc cho nhóm làm việc cùng AI”: “Làm cho ‘đang chờ quyết định’ hiện rõ”

3Chia vai trò theo trách nhiệm, không theo đầu việc

Chia việc theo đầu việc, như “ai thiết kế”, “ai viết code”, đang dần mất ý nghĩa vì AI. Thay vào đó, hãy chia vai trò theo phạm vi trách nhiệm: “ai bảo vệ ý định của khách hàng”, “ai đảm bảo chất lượng”, “ai kiểm tra bảo mật”.

Ở đâu có ranh giới trách nhiệm, ở đó có bàn giao, và những cuộc trò chuyện để kiểm tra lại sẽ tự nhiên quay trở lại.

4Chủ động dùng đồng bộ và bất đồng bộ, và thiết kế thời gian trò chuyện phiếm

Ghi chép và báo cáo thì làm bất đồng bộ; những băn khoăn và việc nói ra với ai đó để sắp xếp suy nghĩ thì làm đồng bộ. Trong nhóm làm việc từ xa, nếu không để ý sự phân chia này, mọi thứ sẽ chỉ còn là chữ viết.

Chúng tôi khuyên bạn định kỳ dành khoảng 15 phút để “nói về những điều còn băn khoăn”. Đó không phải là buổi báo cáo tiến độ, mà là nơi mọi người có thể thoải mái mang đến những điều chưa quyết được hoặc đang bận tâm. Hãy hình dung đó là cách chủ động tạo lại những lần hỏi ý kiến nhanh từng diễn ra tự nhiên ở bàn bên cạnh. Điều gì được quyết ở đó thì ghi vào việc tương ứng bằng một dòng, như cách làm thứ nhất.

5Đào tạo người mới: từ “tình cờ” sang “có thiết kế”

Khi những việc nền tảng ít đi, môi trường để người mới tự lớn lên không còn nữa. Việc đào tạo người mới phải được thiết kế có chủ đích.

• Cho họ rà soát đầu ra của AI: yêu cầu họ giải thích điểm nào tốt, điểm nào chưa ổn sẽ rèn con mắt đánh giá chất lượng.
• Cho họ diễn đạt “vì sao” thành lời: tăng cơ hội giải thích lý do đằng sau quyết định, thay vì chỉ tăng thêm việc phải làm.
• Cho thấy cách người giàu kinh nghiệm suy nghĩ: qua làm việc theo cặp và những hình thức tương tự, chia sẻ quá trình suy nghĩ, không chỉ kết quả.
• Giao trọn một dự án nhỏ từ đầu đến cuối: ở quy mô mà thất bại cũng không sao, cho họ trải nghiệm tự chịu trách nhiệm làm đến nơi đến chốn.

Những ghi chép quyết định từ cách làm thứ nhất trở thành tài liệu học tập cho người mới. Một môi trường có thể lần lại diễn biến, tự nó đã là một phần của cách con người trưởng thành.

Giao tiếp với khách hàng cũng theo cùng một cách

Tất cả những điều này không chỉ áp dụng trong nội bộ nhóm. Khi tốc độ làm ra nhanh hơn, khách hàng được xem sản phẩm sớm hơn. Mặt khác, những vênh lệch kiểu “không giống như tôi hình dung” cũng lộ ra sau những khoảng thời gian ngắn hơn.

Vì vậy, điều quan trọng là truyền đạt lý do đằng sau quyết định cùng với sản phẩm, sớm thống nhất kỳ vọng bằng cách nói rõ điều gì làm được và điều gì không, và báo tin xấu càng sớm càng tốt. Không lời khuyên nào trong số này là mới, nhưng giờ đây khi AI đã đẩy nhanh công việc, sự khác biệt hiện rõ hơn trong kết quả.

Liên quanCách nhờ khách hàng xem và quyết định được nói ở Phần 5 của loạt bài “Quản lý công việc cho nhóm làm việc cùng AI”: “Giữ công việc không bị đứng khi chờ khách hàng duyệt”

Rốt cuộc, lý do khách hàng giao việc cho bạn không nằm ở bạn có bao nhiêu kỹ năng, mà ở sự tin tưởng: “Giao cho nhóm này thì yên tâm.” Sự tin tưởng đó chỉ đến từ giao tiếp chu đáo, ngày qua ngày.

Công cụ để giữ lại cuộc trò chuyện, không phải để cắt bớt

Công cụ quản lý dự án và quản lý công việc thường được nhắc đến dưới góc độ hiệu quả: ít họp hơn, ít qua lại hơn.

Nhưng trong thời đại AI, vai trò của công cụ thay đổi đôi chút. AI xử lý nhanh phần lớn công việc, nên điều chúng ta cần ở một công cụ là một nơi để các cuộc trò chuyện và quyết định được tích lũy lại.

Chat thì trôi đi, nhưng bình luận gắn với một việc sẽ ở lại cùng phần việc đó. Ai đang làm gì, vì sao lại quyết định như vậy, việc rà soát đang tắc ở đâu: khi những điều đó được nhìn thấy, người tham gia sau có thể lần lại diễn biến, và người mới có thể trải nghiệm lại các quyết định của người đi trước như tài liệu học tập.

Liên quanVai trò của công cụ quản lý công việc thay đổi thế nào với các nhóm làm việc cùng AI được bàn trong loạt bài “Quản lý công việc cho nhóm làm việc cùng AI”, bắt đầu từ Phần 1: “Đã dùng AI, còn cần công cụ quản lý công việc không?”

Áp dụng trong GeckoFlag

Năm cách làm trên có thể áp dụng với bất kỳ công cụ nào. Lấy một ví dụ, dưới đây là cách áp dụng chúng trong GeckoFlag, một công cụ quản lý dự án tự lưu trữ.

GeckoFlag không có thiết lập quy trình ngăn việc bỏ qua bước rà soát, cũng không có tính năng tự động hóa. “Phải qua Chờ rà soát rồi mới chuyển sang Hoàn thành” là quy tắc do nhóm bạn thống nhất với nhau. Đổi lại, số mục cài đặt ít hơn, và bạn có thể bắt đầu dùng mà không bối rối ngay từ ngày đầu.

Vì được cài trên máy chủ của chính bạn, cả những trao đổi có chứa thông tin khách hàng cũng nằm trong tầm kiểm soát của bạn (việc quản lý máy chủ là trách nhiệm của bạn). Giá là $30 mua một lần, không tính thêm phí khi nhóm đông lên (chi phí máy chủ tính riêng, và nếu dùng “Tạo bằng AI”, phí sử dụng API của Anthropic cũng tính riêng). Bạn có thể thử các màn hình thực tế trong bản demo.

Tóm tắt

• AI và làm việc từ xa đã làm giảm sự phân công, và những cuộc trò chuyện vốn là sản phẩm phụ của nó cũng giảm theo
• Kết quả là chất lượng trở thành hộp đen, quyết định phụ thuộc vào từng cá nhân, người mới không phát triển, và mọi người cảm thấy cô lập
• Điều đang tăng giá trị là nắm bắt vấn đề thật sự, nhìn xa hơn vẻ bề ngoài, đưa ra đề xuất không ai sao chép được, và chịu trách nhiệm về quyết định. Tất cả đều là những điều vốn luôn cần thiết
• Nếu cuộc trò chuyện không tự nảy sinh, hãy chủ động tạo ra: chia sẻ quyết định, đưa rà soát vào quy trình, chia vai trò theo trách nhiệm, thiết kế thời gian trò chuyện phiếm, và thiết kế việc đào tạo người mới

AI không phải là kẻ thù. Câu hỏi là bạn có dùng được khoảng thời gian AI giải phóng cho trò chuyện và ra quyết định hay không. Những nhóm cứ coi bản thân việc làm ra sản phẩm là giá trị của mình sẽ gặp khó khăn, còn những nhóm coi trọng sự thấu hiểu, phán đoán, trách nhiệm và niềm tin sẽ tiếp tục được lựa chọn.