기록이 있으면 AI가 더 많이 도울 수 있다: 앞으로의 태스크 관리와 AI의 역할 분담

이 연재에서는 정하는 태스크를 세우고, 판단 대기를 눈에 보이게 하고, 고른 이유와 클라이언트와의 합의를 남겨 왔습니다.

마지막 회에서는 이런 기록이 AI에게 일을 도와받기 위한 재료도 된다는 점을 다룹니다. AI에 맡길 수 있는 것, 넘길 정보의 선 긋기, 앞으로 태스크 관리 도구에 남길 것을 정리합니다.

참고: 이 글은 GeckoFlag 개발자가 작성했습니다.

기록이 있으면 AI에 부탁할 수 있는 것

AI는 재료가 없는 곳에서 올바른 답을 낼 수 없습니다. 거꾸로 말하면, 재료가 갖춰져 있으면 정리하고, 나누고, 초안을 만드는 일은 잘합니다.

판단과 합의의 기록이 남아 있으면 다음과 같은 일을 AI에 부탁할 수 있게 됩니다.

• 회의 메모로 태스크 초안을 만든다: 메모나 녹취록에서 앞으로 필요한 일을 뽑아 달라고 합니다.
• 태스크 목록으로 주간 보고 초안을 쓴다: 정해진 것, 확인 중인 것, 다음 주에 정할 것으로 나눠서 정리해 달라고 합니다.
• “왜 이렇게 됐지?”를 찾는다: 남겨 둔 결정의 이유를 바탕으로 경위를 정리해 달라고 합니다.
• 다음에 정할 것을 뽑아낸다: 정해진 것과 남은 작업을 바탕으로 아직 정해지지 않은 것을 꼽아 달라고 합니다.

모두 기록이 없으면 부탁할 수 없는 일입니다. 메신저 안에 흩어진 대화를 넘겨도 AI는 무엇이 정해졌는지를 제대로 읽어 내지 못합니다.

회의 메모로 태스크를 만든다

회의 후 메모를 보고 태스크를 만드는 작업은 AI의 도움을 받기 쉬운 일 중 하나입니다. 순서는 다음과 같습니다.

1. 회의 메모나 녹취록을 준비합니다. 회사명이나 개인 이름 등 넘기고 싶지 않은 정보는 먼저 가려 둡니다.
2. 제2회의 형식에 따라 ‘정하는 일’과 ‘만드는 일’로 나눠서 내 달라고 합니다.
3. 나온 초안을 사람이 보고, 필요한 것만 골라 등록합니다.

요청 문구는 예를 들어 다음과 같이 씁니다.

이처럼 한꺼번에 뽑아내는 것은 평소 쓰는 AI 서비스에서 하고, 도구에 등록하는 것은 한 건씩 확인하면서 하기를 권합니다.

AI가 꼽는 ‘정하는 사람’이나 ‘기한’은 어디까지나 후보입니다. 메모의 표현을 보고 추측한 것일 때도 있습니다. 누가 정할지, 언제까지 정할지는 사람이 확인한 뒤 등록합니다.

태스크 목록으로 보고 초안을 쓴다

클라이언트에게 보내는 주간 보고도 태스크 목록이 있으면 초안을 만들 수 있습니다.

1. 보고에 필요한 태스크만 옮겨 적습니다. 프로젝트와 관계없는 태스크나 사내에서만 나눈 이야기는 뺍니다.
2. AI에 넘겨서 ‘이번 주에 정해진 것’, ‘클라이언트에게 확인 중인 것’, ‘다음 주에 정할 것’으로 나눠 정리해 달라고 합니다.
3. 사람이 내용을 확인한 뒤 보냅니다.

제3회처럼 상태를 ‘사내 확인 대기’, ‘클라이언트 확인 대기’로 나눠 두면 AI도 정리하기 쉬워집니다. 상태를 나누는 방식이 보고를 나누는 방식과 거의 맞아떨어지기 때문입니다.

AI에 넘길 정보의 선 긋기

기록이 AI의 재료가 되는 한편, 넘겨서는 안 되는 정보도 있습니다. 넘기기 전에 다음을 확인해 둡니다.

• 계약과 사내 규칙: 클라이언트와의 계약(비밀 유지 등)이나 사내 규정상 외부 서비스에 정보를 보내도 되는지를 먼저 확인합니다.
• 가릴 정보: 회사명, 개인 이름, 금액, 공개 전 정보 등은 넘기기 전에 가리거나 다른 말로 바꿉니다.
• AI 서비스의 데이터 취급: 입력한 내용이 어떻게 다뤄지는지(학습에 쓰이는지 등)는 서비스나 요금제에 따라 다릅니다. 쓰는 서비스의 설정과 약관에서 확인해 둡니다.
• 통째로 넘기지 않는다: 관리 도구의 내용을 전부 넘기지 말고, 그 작업에 필요한 범위만 골라서 넘깁니다.

선 긋기가 망설여지면 ‘이 내용을 클라이언트가 봐도 곤란하지 않은가’를 기준으로 삼습니다. 곤란한 것은 넘기지 않거나, 가린 뒤에 넘깁니다.

앞으로 태스크 관리 도구에 남길 것

AI와 함께 쓰는 것을 생각하면, 도구에 남길 것은 지금까지와 조금 달라집니다.

왼쪽 열은 사람이 판단한 결과입니다. 나중에 사람이 읽어도, AI가 읽어도 도움이 됩니다. 오른쪽 열은 필요하면 다시 만들 수 있는 것, 또는 AI에 맡길 수 있는 것입니다.

GeckoFlag에서의 실천 예

GeckoFlag에는 문장이나 스크린샷을 바탕으로 입력 내용을 AI가 제안하는 “AI로 작성” 기능이 있습니다(v1.9.0부터). 이 연재에서 소개한 방법과 함께 쓰면 다음과 같습니다.

회의 메모로 이슈를 만든다

이슈 추가 화면에서 “AI로 작성”을 열고 회의 메모나 요청 메일을 붙여 넣습니다(최대 4,000자). 관리자가 이미지 읽기를 허용한 경우에는 채팅 대화를 스크린샷 그대로 첨부할 수도 있습니다.

AI는 그 이슈의 제목·설명·이슈 유형·상태·우선순위·담당자·시작일·마감일을 제안합니다. 한 번의 조작으로 제안되는 것은 지금 만들고 있는 이슈 1건분의 입력 내용입니다. 제안은 “항목 / 현재 값 / 제안 값” 목록으로 표시되고, 체크한 항목만 양식에 들어갑니다. 저장하는 것은 사람입니다.

이슈 유형과 상태는 관리자가 등록한 선택지 중에서 선택됩니다. 담당자는 문장에 이름이 나오지 않으면 추측해서 지정하지 않습니다.

제2회의 템플릿을 AI의 출력에도 쓴다

관리자는 “이슈 설명”, “댓글 내용”, “프로젝트 설명”, “위키 본문”의 입력란마다 AI 출력 템플릿을 등록할 수 있습니다. “이슈 설명”에 제2회에서 소개한 항목(정하고 싶은 것·멈춰 있는 것·선택지·정하는 사람·기한·정해진 것·이유)을 제목으로 등록해 두면, AI는 그 제목의 순서대로 설명을 씁니다. 메모에 정보가 없는 제목은 빈칸으로 채우지 않고 생략합니다.

참고로 템플릿이 쓰이는 것은 “AI로 작성”을 사용할 때뿐입니다. 직접 이슈를 만들 때 설명란에 자동으로 들어가는 것은 아닙니다.

답을 기록하고, 결정 사항을 정리한다

댓글란의 “AI로 작성”은 그 이슈의 내용과 최근 댓글을 바탕으로 댓글 본문을 만듭니다. “클라이언트에게서 B안으로 결정했다는 답이 왔어. 상태를 완료로 바꿔 줘”처럼 지시하면 본문과 함께 상태 등의 변경도 제안됩니다. 상태 변경이 반영되는 것은 직접 체크했을 때뿐입니다.

위키에서는 소재가 되는 문장으로 새 페이지를 만드는 것 외에, 제4회에서 소개한 ‘결정 사항’ 페이지에 내용 추가나 정리를 부탁할 수도 있습니다. 이때 지금 들어 있는 위키 본문도 Anthropic에 전송됩니다. 또한 제안을 반영하면 본문 전체가 바뀌므로, 반영하기 전에 미리보기로 확인합니다.

주간 보고는 필요한 이슈만 골라서 넘긴다

GeckoFlag 화면에는 이슈 목록 전체로 보고서를 자동으로 만드는 기능이 없습니다. 주간 보고 초안을 만들 때는 관리자가 이슈를 CSV로 내보내거나, 보고에 필요한 이슈를 옮겨 적어서, 필요한 부분만 평소 쓰는 AI 서비스에 넘깁니다. 무엇을 넘길지는 직접 고를 수 있습니다.

참고로 v1.11.0에서 추가된 “Claude 연동”을 사용하면 Claude 데스크톱 앱과의 대화로 GeckoFlag를 조작할 수 있습니다. “이번 주 보고서를 써 줘”처럼 부탁하면 Claude가 이슈를 검색해서 읽고 정리를 만듭니다. 이 경우에도 Claude가 읽은 이슈 등의 내용은 대화의 일부로 Anthropic에 전송됩니다.

AI로 만든 초안을 CSV로 가져올 수도 있지만, 가져오기는 관리자만 할 수 있고 새로 만들기만 가능합니다. 등록되지 않은 상태나 담당자를 참조하는 행은 가져오지 않고 건너뜁니다. 또한 CSV를 Excel에서 다시 저장하면 날짜 형식이 바뀌어 가져오지 못할 수 있습니다. 다듬을 때는 텍스트 편집기를 사용합니다.

전송되는 정보와 사용 전에 확인할 것

• 전송되는 것: “AI로 작성”에 입력한 문장과 첨부한 이미지, 오늘 날짜와 언어, 이슈 유형 등 선택지의 이름, 프로젝트 멤버의 이름 등이 Anthropic API로 전송됩니다. 댓글에서는 그 이슈의 설명과 최근 댓글도 전송됩니다.
• 전송되지 않는 것: 이메일 주소, 비밀번호, 이미 첨부된 파일, 다른 이슈나 프로젝트의 내용은 전송되지 않습니다.
• GeckoFlag에는 남지 않는다: 입력한 문장과 AI의 응답은 양식에 반영해 저장한 내용을 제외하고 GeckoFlag에 저장되지 않습니다. Anthropic에서의 취급은 Anthropic의 상업 약관을 따릅니다.
• 필요한 것: 직접 발급한 Anthropic API 키가 필요합니다. 이용료는 Anthropic에 직접 지불하며 GeckoFlag 가격에는 포함되지 않습니다. GeckoFlag를 설치한 서버에서 api.anthropic.com에 연결할 수 있어야 합니다. 사용할 수 있는 것은 관리자가 허가한 사용자뿐이며, 1일 이용 한도를 설정할 수도 있습니다. 설정 절차는 Claude API 설정 방법에 정리해 두었습니다.

GeckoFlag는 자체 서버에 설치해서 쓰는 셀프 호스팅형입니다. 이슈와 댓글 데이터는 자체 서버에 저장되고, AI에 보내는 것은 “AI로 작성” 또는 Claude 연동을 사용할 때뿐입니다. 그만큼 서버 관리는 사용하는 쪽의 책임이 됩니다. 또한 채팅 도구나 GitHub 등과 연결하는 기능, Webhook은 없습니다. 외부 도구에서 연결할 수 있는 것은 API 토큰을 사용하는 Claude 연동뿐입니다.

이 연재에서 소개한 방법은 데모에서 시험해 볼 수 있습니다. 요금은 요금 페이지를 확인해 주세요.

연재 정리

6회에 걸친 연재에서는 AI와 일하는 제작팀의 태스크 관리에 대해 다음과 같은 내용을 써 왔습니다.

1. 제1회: AI로 빨라진 것은 ‘만드는’ 부분. 시간이 걸리는 곳이 ‘정하는’ 부분으로 옮겨 갔다
2. 제2회: 태스크는 ‘만드는 일’보다 ‘정하는 일’로 세우고, 정하는 사람·기한·이유를 남긴다
3. 제3회: 상태를 ‘누구를 기다리고 있는지’로 나눠 판단 대기를 눈에 보이게 한다
4. 제4회: AI의 안은 판단 재료. 다른 사람에게 보여 주는 것은 좁힌 안뿐이고, 고른 이유를 남긴다
5. 제5회: 클라이언트에게 하는 확인 요청은 정해 주기를 바라는 것의 목록으로 만들어 기한과 함께 모아서 보낸다
6. 제6회: 판단과 합의의 기록은 AI에게 일을 도와받기 위한 재료도 된다

AI로 바뀐 것은 일의 양이 아니라 시간이 걸리는 곳입니다. 그렇기 때문에 판단과 합의의 기록이 필요합니다. 그리고 그 기록을 남겨 두면 AI에 부탁할 수 있는 일이 늘어 갑니다. AI에 넘길 범위를 고르는 것도, 마지막에 정하는 것도 사람입니다.

앞으로 도구를 고를 때는 AI 기능의 많고 적음만으로 비교하지 않기를 권합니다. 판단을 기록하기 쉬운지, 클라이언트나 외부 사람이 참여하기 쉬운지, 데이터를 어디에 두는지, AI에 무엇을 넘길지 직접 고를 수 있는지. 이런 점도 살펴보세요. AI 기능 요금의 차이는 「프로젝트 관리 도구의 AI 기능은 얼마일까?」에서 비교하고 있습니다.

태스크 관리 도구는 AI가 있어도 필요 없어지지 않습니다. 남길 것을 ‘작업’에서 ‘판단과 합의’로 바꾸면, AI와 함께 쓰면서 일은 더 잘 진행됩니다.