‘판단 대기’를 눈에 보이게 하기: “진행 어때요?”를 없애는 상태 설정법

지난 회에서는 ‘만드는’ 태스크 안에서 ‘정하는’ 태스크를 떼어 냈습니다. 하지만 태스크를 나눠도, 상태가 ‘진행 중’ 하나뿐이라면 어디서 멈춰 있는지는 보이지 않습니다.

이번에는 ‘판단 대기’가 보이는 상태를 만드는 방법과, 그 상태를 활용한 정기 회의 진행 방법을 제작·클라이언트 업무의 예로 소개합니다.

참고: 이 글은 GeckoFlag 개발자가 작성했습니다.

‘진행 중’ 안에는 세 가지 상태가 섞여 있다

‘진행 중’인 태스크를 하나씩 열어 보면, 내용은 대체로 다음 세 가지로 나뉩니다.

1. 우리가 직접 손을 움직이고 있다: 디자인을 만들고 있다, 카피를 쓰고 있다, AI로 안을 내서 비교하고 있다.
2. 사내 누군가의 판단을 기다리고 있다: 디렉터나 상사에게 보여 주고 답을 기다리고 있다.
3. 클라이언트의 답을 기다리고 있다: 확인을 요청하고 클라이언트의 답을 기다리고 있다.

세 가지 모두 똑같이 ‘진행 중’이면, 태스크가 진행되지 않을 때 그 이유가 보이지 않습니다. 작업이 늦어지고 있는 것인지, 답을 기다리고 있는 것인지. 기다리고 있다면 누구에게 말을 걸어야 하는지. 목록만 봐서는 알 수 없으니, 결국 “진행 어때요?” 하고 한 사람씩 물으러 다니게 됩니다.

제1회에서 썼듯이, AI로 작업이 빨라지면 프로젝트를 멈추게 하는 것은 작업보다 ‘판단 대기’인 경우가 많아집니다. 그 판단 대기가 ‘진행 중’ 안에 숨어 버리는 것이 가장 큰 문제입니다.

상태를 ‘누구를 기다리고 있는가’로 나눈다

그래서 상태를 ‘누가 다음에 움직이는가’를 알 수 있는 형태로 나눕니다. 예를 들어 다음과 같은 6가지입니다.

포인트는 판단 대기를 ‘사내’와 ‘클라이언트’ 두 가지로 나누는 것입니다.

대기를 두 가지로 나누는 이유

기다리는 상대에 따라 취할 조치가 다르기 때문입니다. 사내 누군가를 기다리고 있다면, 말을 걸면 해결되는 경우가 대부분입니다. 자리가 가깝다면 그 자리에서 정해 줄지도 모릅니다.

클라이언트를 기다리는 경우에는 그렇게 되지 않습니다. 클라이언트 회사 내부에서 확인을 돌리는 중일 수도 있고, 무엇을 정하면 되는지가 전달되지 않았을 수도 있습니다. 재촉하기 전에, 확인 요청을 보내는 방식부터 다시 살펴봐야 할 때도 있습니다.

연재클라이언트에게 확인을 요청하는 방법은 제5회 「클라이언트의 ‘확인 대기’로 멈추지 않는 진행 방법」에서 자세히 다루고 있습니다

상태를 너무 늘리지 않는다

잘게 나눌수록 정확해질 것 같지만, 너무 늘리는 것은 금물입니다. 고르기가 귀찮아지면 상태는 업데이트되지 않게 됩니다. 업데이트되지 않는 상태는 없는 것과 같습니다.

기준은 5~7개 정도입니다. 위의 6가지로 부족한 경우에도, 우선 이대로 한 달 동안 써 보고 정말 곤란한 부분만 추가하는 것을 추천합니다.

상태를 바꾸는 타이밍을 정해 둔다

상태를 바꾸는 타이밍이 사람마다 제각각이면, 금세 실제와 어긋나게 됩니다. 팀에서 다음과 같은 약속을 해 둡니다.

• 확인을 요청하면 그 자리에서 ‘사내 확인 대기’ 또는 ‘클라이언트 확인 대기’로 바꾼다
• 답이 와서 정해지면, 정하는 태스크는 ‘완료’로 하고, 마무리에 들어가는 만드는 태스크를 ‘결정됨·작업 중’으로 바꾼다
• 답을 받고 안을 다시 만들 때는 ‘검토 중’으로 되돌린다

“요청하면 바로 바꾼다.” 이것만 지키면 목록의 상태는 실제와 거의 같아집니다.

판단 대기를 한눈에 본다

상태를 나눴다면, 다음은 ‘대기’가 얼마나 있는지를 보이게 합니다.

편리한 것이 칸반 보드입니다. 상태별로 태스크 카드가 나뉘어 늘어서므로, ‘확인 대기’ 쪽에 카드가 쌓여 가는 모습을 한눈에 알 수 있습니다.

대기의 양을 알았다면, 마감일과 함께 봅니다. 손을 쓰는 순서는 ‘대기인 채로 마감일을 넘길 것 같은 것’부터입니다. 마감일까지 여유가 있는 대기는 서둘러 재촉하지 않아도 괜찮습니다.

또 하나 중요한 것이 ‘언제부터 기다리고 있는가’입니다. 도구에 따라서는 기다린 일수를 자동으로 보여 주지 않는 경우가 있습니다. 그럴 때는 확인을 요청할 때의 댓글에 ‘10월 20일에 확인 요청’처럼 날짜를 써 두면 나중에 봐도 알 수 있습니다.

정기 회의의 안건을 바꾼다

상태로 대기가 보이게 되면, 정기 회의 진행 방식도 바꿀 수 있습니다. “진행 어때요?”로 시작하는 것을 그만두고, 다음 순서로 확인합니다.

1. 이번 주에 클라이언트가 정해 줘야 할 것, 이번 주 안에 사내에서 정해야 할 것: 기한이 가까운 판단 대기. 누가, 언제까지, 무엇을 정할지를 그 자리에서 확인한다
2. 클라이언트가 확인 중인 것: 답이 오지 않은 것, 재촉이 필요한 것. 누가, 어떻게 재촉할지를 정한다
3. 지난주에 정해진 것과 그 이유: 정한 당사자 이외의 사람에게도 방침이 바뀌었다는 것을 전한다
4. 작업 진행 상황: 마지막에 짧게. 곤란한 점이 있는 태스크만 이야기한다

정기 회의를 ‘진행 상황을 보고하는 자리’에서 ‘누가·언제까지·무엇을 정할지를 정하는 자리’로 바꾸는 이미지입니다. 작업 보고는 상태를 보면 알 수 있는 경우가 많으므로, 말로는 짧게 끝낼 수 있습니다.

판단 대기가 쌓일 때 다시 살펴볼 점

상태를 나누고 정기 회의를 바꿔도, 판단 대기가 좀처럼 줄지 않을 때가 있습니다. 그럴 때는 기다리고 있는 태스크를 열어서 다음 네 가지를 확인합니다.

1정하는 사람이 분명한가

정하는 사람이 적혀 있지 않거나, ‘팀에서 정한다’처럼 여러 명으로 되어 있는 태스크는 좀처럼 정해지지 않습니다. 정하는 사람은 한 명으로 합니다.

연재정하는 사람을 한 명으로 하는 이유는 제2회 「태스크는 ‘만드는 일’보다 ‘정하는 일’로 세운다」에서 다루고 있습니다

2선택지가 너무 많지 않은가

AI로 10개 안을 내서 그대로 보여 주고 있지는 않나요? 고르는 쪽의 부담이 크면 판단은 뒤로 미뤄집니다. 다른 사람에게 보여 주기 전에 2~3개 안으로 좁힙니다.

연재AI로 낸 안을 좁히는 방법은 제4회 「AI가 낸 안은 ‘완성품’이 아니라 ‘판단 재료’」에서 자세히 다루고 있습니다

3기한이 적혀 있는가

기한이 없는 확인 요청은 아무래도 뒤로 밀립니다. ‘언제까지 답이 필요한지’와 그 이유를 함께 적습니다.

4무엇을 정해 주기를 바라는지 전해졌는가

“확인 부탁드립니다”로만 끝나 있지는 않나요? 상대는 무엇을 보고 무엇을 답하면 되는지 몰라서 답을 미루고 있는 것일지도 모릅니다. “A와 B 중 어느 쪽으로 할까요?”처럼 답하는 방법을 알 수 있는 형태로 합니다. 이 점도 제5회에서 자세히 다루고 있습니다.

GeckoFlag에서의 실천 예

지금까지의 진행 방법을 GeckoFlag에서 실천하는 예입니다.

대기 상태에 눈에 띄는 색을 지정한다

GeckoFlag의 상태는 관리자가 설정 화면에서 추가·편집할 수 있습니다. 이름과 색상을 정할 수 있고, 최대 10개까지 등록할 수 있습니다. 위 표의 6가지를 등록하고 ‘사내 확인 대기’와 ‘클라이언트 확인 대기’만 눈에 띄는 색으로 해 두면, 이슈 목록이나 칸반 보드에서 대기 중인 이슈가 바로 눈에 들어옵니다.

이미 쓰고 있는 상태를 정리할 때는 주의가 필요합니다. 사용 중인 상태를 삭제하면, 그 상태였던 이슈는 ‘설정되지 않음’으로 표시됩니다. 먼저 이슈를 새 상태로 옮긴 다음, 이전 상태를 삭제하세요. 절차는 매뉴얼의 “상태 추가 및 편집”에 정리해 두었습니다.

칸반 보드에서 대기의 양을 본다

칸반 보드에서는 프로젝트를 선택하면 이슈 카드가 상태별로 나뉘어 늘어서고, 각각의 개수도 표시됩니다. ‘확인 대기’의 개수를 보면 그 프로젝트에서 판단을 얼마나 기다리고 있는지 알 수 있습니다.

PC에서는 카드를 드래그해서 상태를 바꿀 수도 있습니다(v1.8.0부터). 바꾸면 이슈 화면에서 상태를 바꿨을 때와 같은 댓글이 자동으로 추가되므로, 언제 상태가 바뀌었는지가 이슈에 남습니다.

또한 칸반 보드는 프로젝트별로 표시됩니다. 여러 프로젝트를 하나의 보드에 모아서 볼 수는 없으므로, 프로젝트마다 전환해서 확인합니다.

정기 회의에서는 ‘확인 대기’부터 표시한다

이슈 목록은 상태로 필터링할 수 있습니다. 정기 회의를 시작할 때 ‘클라이언트 확인 대기’와 ‘사내 확인 대기’ 이슈를 표시하고, 마감일을 보면서 이번 주 안에 정해야 하는 것부터 확인합니다. 위 안건의 첫 번째와 두 번째를 이 화면을 보면서 진행하는 이미지입니다. 상태를 꼼꼼하게 업데이트하고 있다면, 기다리고 있는 것을 한 번에 훑어볼 수 있습니다. ‘사내 확인 대기’ 이슈는 그 자리에서 정할 수 있는 것부터 처리해 나갈 수 있습니다.

확인을 요청하면 댓글과 동시에 상태를 바꾼다

이슈 댓글은 게시와 동시에 상태나 담당자, 날짜를 바꿀 수 있습니다. “디자인안을 보내고 확인을 요청했습니다(10월 20일)”라고 댓글을 쓰고, 그대로 상태를 ‘클라이언트 확인 대기’로 바꿔 게시합니다. 요청한 내용과 기다리기 시작한 날, 상태 변화가 한 번에 남습니다.

GeckoFlag에는 기다린 일수를 자동으로 표시하는 기능이 없습니다. 기다리기 시작한 날은 이렇게 댓글에 써 두는 것을 추천합니다.

칸반 보드와 댓글 사용법은 데모에서 시험해 볼 수 있습니다. 상태를 나눴을 때 목록이 어떻게 보이는지 한번 직접 만져 보세요.

정리

• ‘진행 중’ 안에는 손을 움직이고 있는 태스크, 사내의 판단을 기다리는 태스크, 클라이언트의 답을 기다리는 태스크가 섞여 있다
• 상태를 ‘누구를 기다리고 있는가’로 나누면, 멈춰 있는 곳과 말을 걸 상대가 보인다
• 상태는 5~7개 정도로 하고, ‘요청하면 바로 바꾼다’를 팀의 약속으로 한다
• 정기 회의는 “진행 어때요?”가 아니라 ‘이번 주에 정할 것’부터 시작한다

대기가 보이게 되면 “진행 어때요?” 하고 물으러 다니는 시간이 줄고, 그만큼을 ‘누구에게 무엇을 정해 달라고 할지’에 쓸 수 있게 됩니다.

다음 회에서는 AI로 만든 안을 ‘판단 재료’로 다루고, 비교한 안과 고른 이유를 남기는 방법을 다룹니다.