社外の人とやりとりするときの書き方　依頼文と確認依頼で、すれ違いを防ぐ

社内では一言で通じることが、社外の人には通じないことがあります。依頼したつもりが伝わっていない。確認をお願いしたのに、返事が来ない。こうしたすれ違いの多くは、相手が知らない前提を書き漏らすことから起きます。

※この記事は、GeckoFlagの開発元が書いています。

結論：背景、お願い、判断してほしいことを分けて書く

社外の人には、「なぜ」「何を」「何を決めてほしいのか」を、それぞれ分けて書きます。混ぜて書くと、相手はどこに答えればよいのか迷います。

社内との違い

• 前提を知らない：社内の会議で決まったこと、これまでの経緯、社内の事情を知りません。
• 質問しにくい：立場上、「これはどういう意味ですか」と聞き返せず、推測で進めてしまうことがあります。
• 見せてはいけない情報がある：社内の原価、ほかの取引先の話、社内での評価などです。

依頼文の型

「問い合わせ先」を書いておくと、相手は迷ったときに聞いてよいとわかります。質問しにくい立場の人ほど、この一行が効きます。

確認依頼の書き方

• 見てほしい範囲を絞る：「全体をご確認ください」より、「日付と住所に誤りがないかをご確認ください」のほうが、確かな答えが返ってきます。
• 返事の仕方を書く：「問題なければ『このままでOK』とだけお返事ください」と書くと、相手の負担が減ります。
• 期限と、過ぎた場合の扱いを書く：「○日までにご連絡がなければ、このまま進めます」という書き方もあります。ただし、金額や契約に関わることには使わず、必ず返事をもらいます。

用語を相手に合わせる

社内の略語、社内でだけ通じる案件名、業界の専門用語は、社外の人には伝わりません。特に、業種をまたいで仕事を頼むときは、同じ言葉が別の意味で使われていることもあります。進める前に、大事な言葉の意味を一度確かめておきます。

見せる範囲を決める

社外の人をツールに招くなら、社外の人も見るプロジェクトと、社内だけのプロジェクトを分けます（分け方は第1回「仕事はどの単位で分ける？」で説明しています）。見積もりの内訳や社内の相談は、社内だけのほうに置きます。

ツールに招くか、メールでやりとりするか

やりとりが多い相手は、ツールに招くと、資料と経緯が1か所にまとまります。一方、ログインや新しいツールを負担に感じる相手もいます。やりとりが年に数回の相手なら、メールのままにして、決まったことを社内側でタスクに書き写すのも一つの方法です。

たとえば、こんなことがありました

GeckoFlagではこう招ける

• 「ゲスト」のロールで招いた人は、参加しているプロジェクトだけを見られます。プロジェクトを新しく作ることはできません。
• ゲストも、課題の作成、編集、コメントはできます。閲覧だけの役割ではないため、見せたくない情報は社内だけのプロジェクトに分けて置きます。
• ユーザーは管理者が追加する仕組みで、自分で登録する入り口はありません。誰を招くかは、管理する側が決められます。
• 表示言語はメンバーごとに選べるため、海外の協力会社も自分の言語の画面で使えます。
• サイト名やロゴを自社のものに差し替えられるため、取引先には自社の窓口として見せられます。

実際の画面は、デモで試せます。

まとめ

社外の人への依頼は、背景、お願い、判断してほしいことを分け、問い合わせ先を添えます。確認依頼では範囲と返事の仕方を書き、見せる範囲はプロジェクトで分けます。次回は連載の最終回として、仕事の終わらせ方を説明します。

連載第1回「仕事はどの単位で分ける？」、第5回「コメントの返し方」もあわせてどうぞ。番外編「言葉の違うメンバーにも伝わる書き方」は近日公開です

関連クライアントの確認待ちで仕事を止めない進め方は、連載「AIと働くチームのタスク管理」の第5回「クライアントの『確認待ち』で止まらない進め方」で取り上げています