コメントの返し方　了解・質問・差し戻しを短く伝える

タスクのコメント欄で、やりとりが何往復も続く。返事がなくて、読んだのかどうかもわからない。こうしたことは、書き方の工夫でずいぶん減らせます。

※この記事は、GeckoFlagの開発元が書いています。

結論：最初の1行に結論、最後の1行にお願い

読む人は、最初の1行で「自分に関係あるか」を判断します。結論を先に書き、相手にしてほしいことを最後に書きます。間には、判断に必要なことだけを置きます。

場面ごとの書き方

了解するとき

「了解です」だけでは、何を了解したのか、いつ何をするのかがわかりません。次の動きを一緒に書きます。

返事がいらない連絡には、「見ました」という短い反応だけで十分です。ツールにリアクション（絵文字での反応）の機能があれば、それを使います。

質問するとき

• 質問が複数あるときは、番号を振る。返事も「1は…」と番号で返せる
• できれば選択肢で聞く。「どうしますか？」より「AとBのどちらにしますか？」のほうが、答える側の負担が小さい
• いつまでに答えがほしいかを書く

差し戻す（直しをお願いする）とき

• 直してほしい場所を特定する：「2ページ目の見出し」「右下の電話番号」
• 理由を添える：理由がわかると、似た箇所も相手が自分で直せる
• 「必ず直してほしいこと」と「できれば」を分ける：全部を同じ重さで書くと、相手はどこから手を付ければよいか迷う
• 前置きは短くする：きつく聞こえないようにと前置きを重ねると、肝心のお願いが埋もれる。よかった点を伝えるなら、1行で十分

完了を報告するとき

何が終わったか、どこにあるか、残っていることはないかを書きます。「終わりました」だけだと、受け取った側が納品物を探すことになります。

そのまま使える定型文

○の部分を書き換えて使ってください。

書くときの3つの決まり

1誰に読んでほしいかをはっきりさせる

複数の人が見ているコメント欄では、宛先がないと、誰も自分のことだと思いません。名前を書くか、通知を届ける相手を選びます。

2返事が必要かどうかを書く

「返信は不要です」「○日までに返事をください」と書くだけで、返事待ちの時間が減ります。

31つのタスクでは、1つの話題だけを扱う

別の話題が始まったら、新しいタスクを作ります。1つのコメント欄に複数の話が混ざると、あとから決まったことをたどれなくなります。

言いにくいことを伝えるとき

遅れ、ミス、断りなど、言いにくいことほど前置きが長くなりがちです。「何が起きたか → どう影響するか → どうしたいか」の順に、事実を短く書きます。お詫びは一言でよく、その分、次の手を具体的に書きます。

チャットとの使い分け

ちょっとした相談は、チャットのほうが速く済みます。ただし、チャットで決まったことは、タスクのコメントに一行で残します。チャットのやりとりは流れていき、あとから探せなくなるためです（初心者向けの連載の「チャットやメールの頼まれごとは、なぜ流れる？」で詳しく説明しています）。

たとえば、こんなことがありました

GeckoFlagではこうやりとりできる

• コメントはリッチテキストで書け、番号付きの箇条書きも使えます。投稿前にプレビューできます。
• コメントの投稿と同時に、ステータス、優先度、担当者を変えられます。たとえば完了報告を書きながら、ステータスを「確認待ち」にし、担当を頼んだ人に戻せます。
• 通知を届けるメンバーを、投稿のたびに選べます。「誰に読んでほしいか」を毎回決められます。
• コメントには20種類のアイコンでリアクションできます。「見ました」だけの返信を減らせます。
• 画面には最新の3件が表示され、それより前は折りたたまれます。長いやりとりで決まったことは、課題の説明にも反映しておくと読みやすくなります。

実際の画面は、デモで試せます。

まとめ

コメントは、最初の1行に結論、最後の1行にお願いを書きます。誰に読んでほしいか、返事が必要かを添えるだけで、往復は減ります。次回は、進み具合を伝える「ステータス」の決め方を説明します。

連載第4回「担当者と期限の決め方」もあわせてどうぞ

連載次回、第6回「進み具合はどう伝える？」