進み具合はどう伝える？　ステータスの数と変えるタイミング

「あの件、どうなってますか？」と聞かなくても、一覧を見れば進み具合がわかる。そのための仕組みが「ステータス（状態）」です。ただし、数が多すぎたり、更新されなかったりすると、かえって実態が見えなくなります。

※この記事は、GeckoFlagの開発元が書いています。

結論：3〜5個で始め、誰がいつ変えるかを決める

ステータスは、数よりも「全員が同じ意味で使い、こまめに変えること」が大事です。少ない数で始め、誰がいつ変えるかを決めておけば、一覧を見るだけで進み具合がわかるようになります。

少なく始める理由

ステータスが多いと、どれを選べばよいか、人によって判断が分かれます。変えるのが面倒になり、やがて更新されなくなります。まず少なく始め、「この状態を区別したい」という場面が何度も出てきたら足します。

基本の形

多くのチームは、次の4つで回せます。

1. 未着手
2. 対応中
3. 確認待ち
4. 完了

大事なのは「確認待ち」です。作業は終わったが、頼んだ人の確認を待っている状態を分けておくと、「今、誰の手にあるのか」がわかります。対応中のまま確認を待つと、頼んだ側はまだ作業中だと思い込み、仕事が止まります。

足すなら、まず「保留」です。取引先の返事待ちなど、自分たちでは進められないものを分けておきます。保留にするときは、理由と、いつ見直すかをコメントに書きます。

業種ごとの例

ステータスの名前は、その仕事で普段使っている言葉に合わせると定着しやすくなります。

誰が、いつ変えるか

ステータスが実態とずれるのは、「誰が変えるか」が決まっていないときです。

• 対応中にするのは、担当者が手を付けたとき
• 確認待ちにするのは、担当者が確認をお願いしたとき。このとき、担当者を確認する人に付け替えると、次に動くべき人がはっきりする
• 完了にするのは、頼んだ人か担当者か。チームでどちらかに決めておく

終わったときの決め方は、第8回で詳しく説明します。

進捗報告の書き方

ステータスだけでは伝わらないことは、コメントで補います。「7割ぐらいです」のような割合より、次の3つを書くほうが伝わります。

「終わったこと」だけでなく「残っていること」を書くと、問題が早く見つかります。

つまずきやすい点

1ステータスが実態と合わなくなる

週に1度、短い時間でよいので、一覧を見ながらステータスを実態に合わせます。定例の打ち合わせがあれば、その場で画面を共有するのがいちばんやりやすいです。

2「対応中」がたまっていく

実際には止まっているのに、対応中のままのタスクが増えていきます。ほかの人の返事を待っているものは保留に、もうやらないと決まったものは理由を書いて閉じます。

たとえば、こんなことがありました

GeckoFlagではこう使える

• ステータスは、名前と色を自由に決められます。最大10件までで、「少なく始める」には十分な数です。
• 完了として扱うステータスがあり、完了にした課題は、ダッシュボードの「担当課題」から外れます。
• カンバンボードで、ステータスごとに課題を並べて見られます。PCではカードをドラッグしてステータスを変えられるので、週に1度の見直しに使えます。
• コメントの投稿と同時に、ステータスと担当者を変えられます。「確認待ちにして担当を戻す」が1回の操作で済みます。
• 課題一覧を、ステータスで絞り込めます。

実際の画面は、デモで試せます。

まとめ

ステータスは3〜5個で始め、「確認待ち」を入れると、誰の手にあるかがわかります。誰がいつ変えるかを決め、進捗報告では「終わったこと・残っていること・次の予定」を書きます。次回は、取引先や外注先など、社外の人とのやりとりの書き方です。

連載第5回「コメントの返し方」もあわせてどうぞ

連載第8回「終わらせ方」（近日公開）