伝わるタスクの書き方　タイトル、説明、終わりの条件

タスクを登録したのに、受け取った人から質問が返ってくる。仕上がってきたものが、思っていたのと違う。こうしたすれ違いの多くは、書き方で防げます。

原因はたいてい、頼んだ人の頭の中にある前提が、文字になっていないことです。頼んだ本人には当たり前のことほど、書き漏れます。

※この記事は、GeckoFlagの開発元が書いています。

結論：タイトルは「何をするか」、説明は「なぜ・何を・どこまで」

タイトルは一覧で見るためのもの、説明は作業する人が読むためのものです。役割を分けて書くと、どちらも短く、わかりやすくなります。

タイトルの書き方

タイトルは、一覧の中で見分けがつき、何をすれば終わるのかが一目でわかるように書きます。

ポイントは4つです。

• 「〜する」で終える
• 1つのタスクに、1つの行動
• 「確認」「修正」だけで終わらせず、何の確認か、何の修正かを書く
• 30文字前後を目安にし、細かい事情は説明に回す

説明に書く4つのこと

1目的（なぜやるか）

作業する人が判断に迷ったとき、拠り所になります。「来場者に駐車場の場所を知らせるため」と書いてあれば、地図の大きさや位置を自分で判断できます。

2やること

具体的な作業を、箇条書きで書きます。順番があるなら番号を振ります。

3終わりの条件（どうなったら完了か）

いちばん書き漏れやすく、いちばん大事な項目です。「チラシ案をつくる」だけでは、下書きで終わりなのか、印刷所に入稿するまでなのかがわかりません。「A4片面の案を2案、PDFでこのタスクに上げたら完了」のように書きます。

4資料・参考

使う写真の置き場所、前回のチラシ、先方からのメールなどです。探す手間がなくなり、「どれを使えばいいですか」という質問も減ります。

このほか、期限に理由がある場合は書き添えます（第4回「担当者と期限の決め方」で説明しています）。

書き方の例

店舗の改装で、新しい棚の配置を考えてもらう場面です。

そのまま使えるテンプレート

全部の項目を毎回埋める必要はありません。小さなタスクなら「やること」と「終わりの条件」だけで十分です。

つまずきやすい点

1口頭で決まったことを書かない

打ち合わせや電話で決まったことは、その場にいなかった人にはわかりません。決まったことは、説明かコメントに書き足します。

2説明が長すぎる

これまでの経緯をすべて書くと、肝心の指示が埋もれます。経緯はコメントに残し、説明には「今、何をしてほしいか」だけを書きます。

3説明を黙って書き換える

途中で内容が変わったとき、説明だけを書き換えると、作業中の人が気づきません。大きく変えたときは、コメントでも知らせます。

4「いい感じに」「なるべく」

基準が人によって違う言葉は、すれ違いの元です。「目立つように」なら「遠くからでも店名が読める大きさ」のように、数字か例で書きます。

たとえば、こんなことがありました

GeckoFlagではこう書ける

• 課題のタイトルは50文字まで。一覧で見やすい長さに自然と収まります
• 説明はリッチテキストで、見出し、箇条書き、リンクを使えます。投稿前にプレビューで仕上がりを確認できます
• 課題タイプ、優先度、担当者、開始日、期限日は、それぞれ専用の項目で設定します。説明には、項目にない情報だけを書けば十分です
• テンプレートは、プロジェクトのWikiに置いておくと、メンバーがコピーして使えます

実際の画面は、デモで試せます。

まとめ

タイトルは「何をするか」を短く、説明には目的、やること、終わりの条件、資料を書きます。特に終わりの条件を書くだけで、やり直しはぐっと減ります。次回は、タスクをどこまで細かく分ければよいかを説明します。

連載プロジェクトの分け方は、第1回「仕事はどの単位で分ける？」で説明しています

連載第3回「タスクはどこまで細かく分ける？」

関連チャットやメールで頼んだことが流れてしまう理由は、連載「はじめてのプロジェクト管理ツール」の第3回「チャットやメールの頼まれごとは、なぜ流れる？」で説明しています