タスクはどこまで細かく分ける？　ちょうどいい大きさの目安

公開日：2026年10月28日

この連載について

「チームで使うタスク管理のコツ」は、タスク管理やプロジェクト管理のツールを使い始めたチームに向けた、全8回と番外編の連載です。業種を問わず、どの回からでも読めます。

番外編「言葉の違うメンバーにも伝わる書き方」（近日公開）

「展示会に出展する」という1つのタスクだけを登録して、気づいたら前日に慌てている。反対に、「メールを1通送る」まで分けて、タスクが100件を超え、どれが大事なのかわからなくなる。

どちらも、タスクの大きさが合っていないために起きます。

※この記事は、GeckoFlagの開発元が書いています。

結論：1人が、数日で終えられる大きさにする

目安は3つです。

ちょうどいい大きさの目安

3つすべてに当てはまれば、ちょうどいい大きさです。当てはまらないものがあれば、分けるか、まとめます。

大きすぎるタスクは、どこまで進んでいるのかが外から見えません。遅れに気づくのが、期限の直前になります。

数分で終わる作業は、タスクにせず、タスクの説明の中に「やること」として箇条書きにします。

展示会への出展準備を例にします。

「パンフレットを用意する」のままでは、原稿と入稿のどちらで止まっているのかが見えません。分けたことで、遅れている場所がわかるようになります。

分解は「大きなまとまり」と「個々の作業」の2段で、たいてい足ります。3段、4段と深くすると、全体を見渡しにくくなり、更新の手間も増えます。

3段目が欲しくなったときは、まとまりが大きすぎるサインです。まとまりを2つに分けるか、別のプロジェクトにします（プロジェクトの分け方は第1回「仕事はどの単位で分ける？」で説明しています）。

先のことは、始めてみないとわかりません。見えている範囲だけを分け、近いものから細かくします。先のものは、大きなまま置いておいて構いません。

個々の作業がすべて終わっても、まとまりのタスクが「対応中」のまま残ることがあります。最後の作業を終えたら、まとまりのほうも完了にします。

「会社案内の制作」を1つのタスクにしていたところ、写真の撮影日が決まっていないことに、締め切りの2週間前まで誰も気づきませんでした。

原稿、撮影、デザイン、印刷に分けてからは、どこで止まっているかを毎週の打ち合わせで確認できるようになりました。

実際の画面は、デモで試せます。

タスクは「1人が数日で終えられ、終わったかどうかがはっきりわかる」大きさにします。分解は、最後にそろうものから逆にたどり、2段で収めます。次回は、分けたタスクの担当者と期限の決め方を説明します。

連載タイトルや終わりの条件の書き方は、第2回「伝わるタスクの書き方」で説明しています