担当者と期限の決め方　「みんなで」「なるはや」をなくす

タスクを分けても、「誰が」「いつまでに」が曖昧なままだと、仕事は進みません。会議で「じゃあ、みんなで進めましょう」と決まった仕事が、次の会議まで誰にも手を付けられていない。そんな経験は、業種を問わずよくあります。

※この記事は、GeckoFlagの開発元が書いています。

結論：担当は1人、期限は日付と理由をセットにする

最後まで見届ける人を1人決め、期限は「いつまでに」と「なぜその日か」を一緒に伝えます。この2つがそろうだけで、「誰かがやると思っていた」「そんなに急ぎだと思わなかった」は、ほとんどなくなります。

なぜ担当は1人なのか

担当が複数いると、それぞれが「誰かがやるだろう」と考えます。遅れたときに、誰に聞けばよいかもわかりません。

手伝う人が何人いても構いません。ただし、「最後まで見届ける人」は1人に決めます。分担して進める仕事なら、タスクそのものを分けます（分け方は第3回「タスクはどこまで細かく分ける？」で説明しています）。

担当者の決め方

• 決めるのは頼む側。ただし本人に確かめる：黙って担当者を入れると、引き受けたつもりのない仕事が生まれます。一言でよいので、引き受けてもらえるかを確かめます。
• 決まらないときは、いったん頼む側が持つ：担当が空いたままのタスクは、誰の目にも留まりません。
• 休みや異動のときは付け替える：休暇に入る前に、自分が担当のタスクを確かめ、引き継ぐ人を決めます。
• 担当のいないタスクを定期的に見る：週に1度、担当者が空いているタスクを確かめます。

期限の決め方

1日付で書く

「来週中」「月末」は、人によって解釈が変わります。来週中が金曜の夕方なのか、日曜の夜なのかは、書いた人にしかわかりません。「10月23日（金）」のように日付で書き、時刻が大事なら時刻も書きます。

2理由を添える

「印刷所への入稿日が10月26日のため」と書いてあれば、期限を動かせるかどうかを担当者も判断できます。理由のない期限は、守られにくくなります。

3「サバを読んだ期限」を使わない

本当の締め切りより早い期限を黙って伝えると、やがて相手にも見抜かれ、どの期限も信用されなくなります。余裕を持たせるなら、「締め切りは26日。確認の時間がほしいので、23日にいただけると助かります」と正直に書きます。

4開始日も決める

期限だけでは、いつ手を付ければ間に合うのかがわかりません。開始日を決めておくと、「始めるはずなのに始まっていない」仕事に早く気づけます。

5間に合わないとわかったら、すぐに伝える

期限は、守れないとわかった時点で相談するものです。期限の当日に伝えるより、前の週に伝えたほうが、打てる手は増えます（伝え方は第5回「コメントの返し方」で説明しています）。

「なるはや」の言い換え例

本当に期限がない仕事もあります。その場合も、「いつ状況を確かめるか」だけは決めておくと、放置されずに済みます。

つまずきやすい点：全部が「優先度：高」

優先度は、ほかの仕事と比べたときの順番です。全部が「高」では、どれから手を付ければよいかわかりません。優先度を上げるときは、何を後回しにしてよいかも一緒に伝えます。

たとえば、こんなことがありました

GeckoFlagではこう決められる

• 課題の担当者は1人。未設定のときは「未割当」と表示され、担当のいない課題が一目でわかります。
• 開始日と期限日を設定できます。両方を入れておくと、ガントチャートで期間を確かめられます。
• ダッシュボードの「担当課題」で、自分が担当の未完了の課題を確かめられます。
• 管理者は、全プロジェクト・全メンバー分のガントチャートを見られます。仕事が特定の人に偏っていないかを確かめるのに使えます。
• 優先度は、名前と色を自由に決められます（最大10件）。

実際の画面は、デモで試せます。

まとめ

担当者は、最後まで見届ける1人を、本人と確かめて決めます。期限は日付で書き、理由を添えます。次回は、タスクの上で交わすコメントの書き方を説明します。

連載第3回「タスクはどこまで細かく分ける？」もあわせてどうぞ

連載次回、第5回「コメントの返し方」

関連少人数のチームにツールが必要かどうかは、初心者向けの連載「はじめてのプロジェクト管理ツール」の第4回「少人数のチームに、プロジェクト管理ツールは必要？」で取り上げています