終わらせ方 完了の基準と、あとで見返せる記録の残し方
この連載について
「チームで使うタスク管理のコツ」は、タスク管理やプロジェクト管理のツールを使い始めたチームに向けた、全8回と番外編の連載です。業種を問わず、どの回からでも読めます。
番外編「言葉の違うメンバーにも伝わる書き方」（近日公開）
仕事は始めるより、終わらせるほうが難しいものです。小さな残りがあって閉じられないタスク。終わったと思っていたのに、取引先はまだ確認していなかった仕事。半年後に「なぜこう決めたのか」を聞かれて、誰も答えられない。連載の最後に、仕事の終わらせ方を考えます。
※この記事は、GeckoFlagの開発元が書いています。
結論：完了の条件を先に書き、決まったことは文字で残す
終わり方を決めるのは、仕事の最後ではなく最初です。そして、途中で決まったことをその都度文字にしておくと、終わったあとの記録は自然にそろいます。
完了があいまいになる3つの理由
- 終わりの条件が書かれていない（書き方は第2回で説明しています）
- 誰が完了にするのかが決まっていない
- 小さな残り作業があって、閉じられない
完了の基準を決める
タスクごとの終わりの条件とは別に、チームで共通の基準を決めておくと迷いません。たとえば次のようなものです。
- 頼んだ人（または取引先）が確認した
- 仕上がったものが、決めた場所に置かれている
- 関係する人に、終わったことを伝えた
あわせて、完了にするのは頼んだ人か、担当者かも決めておきます（第6回でも触れました）。
残り作業は新しいタスクにする
大部分は終わったのに、小さな残りがあるために閉じられないタスクがあります。その場合は、残りを新しいタスクにして、元のタスクは完了にします。一覧には「本当に残っているもの」だけが並び、進み具合が正しく見えるようになります。
「やらないことになった」タスクも、理由を一行書いて閉じます。放置するより、やらないと決めた記録のほうが役に立ちます。
あとで見返せる記録の残し方
1決まったことと、その理由を書く
「A案に決定」だけでは、半年後に「なぜB案ではなかったのか」がわかりません。「A案に決定。理由：予算内で納期に間に合うため。B案は来年度に再検討」のように書きます。
2口頭や電話で決まったことも書く
打ち合わせで決まったことは、その日のうちにタスクのコメントに残します。その場にいた人の記憶は、思っているより早く食い違います。
3最終版の場所を書く
ファイルが何版もあるときは、どれが最終版かを完了の報告に書きます。
4繰り返す仕事は、手順をまとめておく
毎年のイベントや毎月の作業は、終わったあとに手順と注意点をまとめます。次回の準備が、そのまま始められます。
短い振り返り
大きな仕事が終わったら、次の3つだけを書き残します。形式にこだわらず、数行で構いません。
振り返りの3行
- うまくいったこと：
- 困ったこと：
- 次回変えること：
「次回変えること」は、次の同じ仕事の最初のタスクにしておくと、忘れずに済みます。
記録があると、引き継ぎが楽になる
担当が変わるとき、引き継ぎの資料を一から作るのは大変です。普段からタスクとコメントに記録があれば、「このプロジェクトを見てください」で引き継ぎの大部分が済みます。後任には、記録ではわからないこと（相手の人柄、書けなかった事情）だけを口で伝えます。
たとえば、こんなことがありました
前年と同じイベントの準備を始めたところ、「去年はなぜこの会場にしたのか」を誰も覚えていませんでした。前年のタスクに、会場を決めた理由が一行だけ残っていたおかげで、同じ検討をやり直さずに済みました。
GeckoFlagではこう残せる
- 完了として扱うステータスにすると、課題はダッシュボードの「担当課題」から外れます。課題そのものとコメントは残り、あとから開けます。
- 終わったプロジェクトには、完了の印を付けられます。
- 課題一覧で、コメントの本文を部分一致で検索できます。「理由」などと書く習慣があれば、あとから探しやすくなります。
- プロジェクトごとのWikiに、手順や決まりごとをまとめられます。
- ファイル共有で、プロジェクトごとにフォルダを作って最終版を置けます。
実際の画面は、デモで試せます。
まとめ
完了の基準は最初に決め、残り作業は新しいタスクにして元を閉じます。決まったことは理由と一緒に文字で残します。この連載で紹介した書き方は、どれも今日から、どのツールでも試せます。まずは一つ、チームで決めやすいものから始めてみてください。
連載第2回「伝わるタスクの書き方」、第6回「進み具合はどう伝える？」もあわせてどうぞ。番外編「言葉の違うメンバーにも伝わる書き方」は近日公開です