Seri: Manajemen Tugas untuk Tim yang Bekerja dengan AIBagian 6
Dengan Catatan yang Baik, AI Bisa Membantu Lebih Banyak: Pembagian Kerja antara Manajemen Tugas dan AI ke Depan
Tentang seri ini
“Manajemen Tugas untuk Tim yang Bekerja dengan AI” adalah seri enam bagian untuk tim kecil di bidang kreatif dan pekerjaan klien yang sudah mulai memakai ChatGPT atau Gemini dalam pekerjaan. Bagian-bagiannya bisa dibaca dalam urutan apa pun.
- Sudah memakai AI, masih perlukah alat manajemen tugas?
- Susun tugas dari apa yang harus diputuskan, bukan sekadar apa yang dibuat
- Buat “menunggu keputusan” terlihat jelas
- Usulan dari AI adalah bahan keputusan, bukan hasil akhir
- Agar pekerjaan tetap berjalan saat menunggu persetujuan klien
- Dengan catatan yang baik, AI bisa membantu lebih banyakArtikel ini
Jumat sore. Sang direktur mulai menulis laporan mingguan untuk klien: apa yang sudah diputuskan minggu ini, apa yang masih menunggu jawaban, dan apa yang perlu diputuskan minggu depan.
Dulu, ia butuh satu jam untuk menelusuri kembali chat dan email demi menyusunnya. Sekarang, daftar tugas sudah memuat apa yang diputuskan beserta alasannya. Ia menyerahkan bagian yang diperlukan kepada AI, dan dalam beberapa menit drafnya sudah jadi.
Lima belas menit kemudian, setelah sedikit diperbaiki, laporan itu terkirim. Kebiasaan mencatat ternyata berbuah di tempat yang tak terduga.
Dalam seri ini, kita sudah menyusun tugas keputusan, membuat yang sedang menunggu keputusan terlihat, serta mencatat alasan memilih dan kesepakatan dengan klien.
Di bagian terakhir ini, kita membahas bagaimana catatan-catatan itu juga menjadi bahan agar AI bisa membantu pekerjaan Anda. Kami merangkum apa yang bisa diserahkan kepada AI, batas informasi yang dibagikan kepada AI, dan apa yang perlu disimpan di alat manajemen tugas mulai sekarang.
Catatan: artikel ini ditulis oleh pengembang GeckoFlag.
Yang bisa diminta dari AI jika ada catatan
AI tidak bisa menghasilkan jawaban yang benar tanpa bahan. Sebaliknya, jika bahannya lengkap, AI pandai merangkum, memilah, dan membuat draf.
Jika catatan keputusan dan kesepakatan tersimpan, Anda bisa meminta AI melakukan hal-hal seperti ini:
- Membuat draf tugas dari catatan rapat: minta AI menyebutkan apa saja yang perlu dilakukan berikutnya dari catatan atau transkrip.
- Membuat draf laporan mingguan dari daftar tugas: minta AI memilahnya menjadi yang sudah diputuskan, yang sedang ditinjau, dan yang perlu diputuskan minggu depan.
- Mencari tahu “Kenapa jadi begini?”: minta AI merangkum kronologinya dari alasan keputusan yang Anda catat.
- Menyebutkan apa yang perlu diputuskan berikutnya: minta AI menunjukkan apa yang belum diputuskan, berdasarkan apa yang sudah diputuskan dan pekerjaan yang tersisa.
Semua ini tidak bisa diminta tanpa catatan. Jika Anda menyerahkan percakapan yang tersebar di chat, AI tidak bisa menangkap dengan tepat apa yang sebenarnya sudah diputuskan.
Misalnya, saat membuat draf tugas dari catatan rapat
Jika Anda memberikan transkrip rapat 30 menit kepada AI, bisa jadi keluar sekitar sepuluh draf tugas. Tidak jarang hanya sekitar separuhnya yang bisa langsung dipakai. Sisanya digabungkan menjadi satu tugas, diperbaiki pengambil keputusannya, atau dihapus karena tumpang tindih dengan tugas lain.
Meski begitu, cara ini jauh lebih cepat daripada menuliskan semuanya dari nol. Yang penting, perlakukan draf AI sebagai titik awal, dan biarkan manusia yang mengambil keputusan akhir.
Membuat draf tugas dari catatan rapat
Mengubah catatan rapat menjadi tugas setelah rapat adalah salah satu pekerjaan yang paling mudah dibantu AI. Langkahnya sebagai berikut:
- Siapkan catatan rapat atau transkripnya. Samarkan dulu informasi yang tidak ingin Anda bagikan, seperti nama perusahaan atau nama orang.
- Dengan pola dari Bagian 2, minta AI memisahkannya menjadi “yang perlu diputuskan” dan “yang perlu dibuat”.
- Manusia meninjau draf yang keluar, lalu hanya mendaftarkan yang diperlukan.
Permintaannya bisa Anda tulis seperti ini:
Contoh permintaan
Dari catatan rapat berikut, sebutkan semua hal yang perlu dilakukan berikutnya.
- Pisahkan menjadi “yang perlu diputuskan” dan “yang perlu dibuat”.
- Untuk setiap “yang perlu diputuskan”, tambahkan pilihan, calon pengambil keputusan, dan usulan tenggat.
- Jangan menebak hal yang tidak tertulis di catatan. Tulis “tidak diketahui” sebagai gantinya.
Kami menyarankan agar penyebutan sekaligus seperti ini dilakukan di layanan AI yang biasa Anda pakai, sedangkan pendaftaran ke alat dilakukan satu per satu sambil diperiksa.
“Pengambil keputusan” dan “tenggat” yang disebutkan AI hanyalah kandidat. Kadang AI menebaknya dari susunan kata di catatan. Siapa yang memutuskan, dan paling lambat kapan, harus dipastikan oleh manusia sebelum didaftarkan.
Membuat draf laporan dari daftar tugas
Laporan mingguan untuk klien pun bisa dibuat drafnya jika ada daftar tugas.
- Salin hanya tugas yang diperlukan untuk laporan. Keluarkan tugas yang tidak berkaitan dengan proyek tersebut dan diskusi khusus internal.
- Berikan kepada AI, lalu minta AI memilahnya menjadi “yang diputuskan minggu ini”, “yang sedang ditinjau klien”, dan “yang perlu diputuskan minggu depan”.
- Manusia memeriksa isinya sebelum mengirimnya.
Contoh permintaan
Dari daftar tugas berikut, buatkan draf laporan mingguan untuk klien.
- Bagi menjadi tiga bagian: “yang diputuskan minggu ini”, “yang sedang ditinjau klien”, dan “yang perlu diputuskan minggu depan”.
- Untuk setiap hal yang sudah diputuskan, tambahkan alasannya dalam satu baris.
- Jangan menulis apa pun yang tidak ada di daftar.
Jika status Anda dipisahkan menjadi “Menunggu tim” dan “Menunggu klien” seperti di Bagian 3, AI pun lebih mudah memilahnya. Sebab, cara status dipisahkan hampir sejalan dengan cara laporan dibagi.
Batas informasi yang dibagikan kepada AI
Catatan memang bisa menjadi bahan bagi AI, tetapi ada juga informasi yang tidak boleh dibagikan. Sebelum menyerahkan apa pun, periksa hal-hal berikut.
- Kontrak dan aturan perusahaan: periksa dulu apakah kontrak dengan klien (seperti perjanjian kerahasiaan) dan aturan perusahaan Anda mengizinkan informasi dikirim ke layanan eksternal.
- Informasi yang disamarkan: samarkan atau ganti nama perusahaan, nama orang, nominal uang, informasi yang belum dipublikasikan, dan sejenisnya sebelum dibagikan.
- Penanganan data oleh layanan AI: cara isi yang Anda masukkan ditangani (misalnya apakah dipakai untuk pelatihan) berbeda menurut layanan dan paketnya. Periksa pengaturan dan ketentuan layanan yang Anda pakai.
- Jangan serahkan semuanya: alih-alih memberikan seluruh isi alat manajemen Anda kepada AI, pilih hanya bagian yang diperlukan untuk pekerjaan itu.
Jika ragu menarik batas, tanyakan pada diri sendiri: “Apakah akan jadi masalah jika klien melihat isi ini?” Jika ya, jangan bagikan, atau samarkan dulu sebelum dibagikan.
Yang perlu disimpan di alat manajemen tugas mulai sekarang
Jika Anda berencana memadukannya dengan AI, apa yang disimpan di alat sedikit berubah dari sebelumnya.
| Disimpan | Boleh dilepas |
|---|---|
| Tenggat seperti tanggal peluncuran dan tanggal serah terima | Pemecahan pekerjaan yang rinci, dan perkiraan waktu untuk setiap pekerjaan |
| Pengambil keputusan, dan apa yang diputuskan | Semua opsi yang dihasilkan AI |
| Alasan keputusan | Teks lengkap percakapan dengan AI |
| Kesepakatan dengan klien, beserta tanggalnya | Laporan yang dibuat hanya demi melapor |
| Serah terima dengan subkontraktor dan departemen lain | ― |
Kolom kiri adalah hasil penilaian manusia. Isinya berguna baik dibaca nanti oleh manusia maupun oleh AI. Kolom kanan adalah hal yang bisa dibuat lagi jika diperlukan, atau yang bisa diserahkan kepada AI.
Anda tidak perlu mencatat lebih banyak. Simpan keputusan dan kesepakatan di tempat yang sudah ditetapkan. Itu saja sudah menambah hal yang bisa Anda minta dari AI.
Menerapkannya di GeckoFlag
GeckoFlag memiliki fitur “Buat dengan AI”, yaitu AI mengusulkan isian dari teks atau tangkapan layar (v1.9.0+). Jika dipadukan dengan cara kerja dalam seri ini, penerapannya seperti berikut.
Membuat draf isu dari catatan rapat
Di layar tambah isu, buka “Buat dengan AI”, lalu tempel catatan rapat atau email permintaan (maksimal 4.000 karakter). Jika administrator mengizinkan pembacaan gambar, Anda juga bisa melampirkan percakapan chat apa adanya sebagai tangkapan layar.
AI mengusulkan judul, deskripsi, jenis isu, status, prioritas, penerima tugas, tanggal mulai, dan tanggal jatuh tempo isu tersebut. Setiap kali dijalankan, yang diusulkan adalah isian untuk satu isu yang sedang Anda buat. Usulan ditampilkan dalam daftar “Item / Nilai saat ini / Nilai usulan”, dan hanya item yang Anda centang yang masuk ke formulir. Yang menyimpan adalah manusia.
Jenis isu dan status dipilih dari opsi yang didaftarkan administrator. Jika tidak ada nama dalam teks, AI tidak menebak penerima tugas.
Pakai templat dari Bagian 2 untuk keluaran AI juga
Administrator dapat mendaftarkan templat keluaran AI untuk masing-masing kolom “Deskripsi isu”, “Teks komentar”, “Deskripsi proyek”, dan “Isi wiki”. Jika Anda mendaftarkan poin-poin dari Bagian 2 (yang perlu diputuskan, yang tertahan, pilihan, pengambil keputusan, tenggat, keputusan, alasan) sebagai judul di “Deskripsi isu”, AI akan menulis deskripsi dengan judul-judul itu sesuai urutannya. Judul yang tidak ada informasinya di catatan akan dihilangkan, bukan diisi kosong.
Perlu diingat, templat hanya dipakai saat Anda menggunakan “Buat dengan AI”. Templat tidak otomatis dimasukkan ke deskripsi saat Anda membuat isu secara manual.
Mencatat jawaban dan merangkum keputusan
“Buat dengan AI” di bagian komentar menulis isi komentar berdasarkan isu tersebut dan komentar terbarunya. Jika Anda memberi instruksi seperti “Klien menjawab bahwa mereka memilih opsi B. Ubah statusnya ke Selesai”, AI juga mengusulkan perubahan seperti status, selain isi komentarnya. Perubahan keadaan hanya diterapkan jika Anda sendiri mencentangnya.
Di wiki, selain membuat halaman baru dari teks sumber, Anda juga bisa meminta AI menambah atau merapikan halaman “Daftar Keputusan” yang diperkenalkan di Bagian 4. Dalam hal ini, isi wiki yang ada saat ini juga dikirim ke Anthropic. Selain itu, saat usulan diterapkan, seluruh isinya akan diganti, jadi periksa dulu di pratinjau sebelum menerapkannya.
Untuk laporan mingguan, pilih hanya isu yang diperlukan
Layar GeckoFlag sendiri tidak memiliki fitur yang otomatis membuat laporan dari seluruh daftar isu. Untuk membuat draf laporan mingguan, minta administrator mengekspor isu ke CSV, atau salin isu yang diperlukan untuk laporan, lalu berikan hanya bagian yang diperlukan ke layanan AI yang biasa Anda pakai. Apa yang dibagikan, Anda sendiri yang memilih.
Selain itu, “Integrasi Claude”, yang ditambahkan di v1.11.0, memungkinkan Anda mengoperasikan GeckoFlag lewat percakapan di aplikasi desktop Claude. Jika Anda meminta, misalnya, “Tuliskan laporan minggu ini”, Claude mencari dan membaca isu, lalu menyusun ringkasannya. Dalam hal ini pun, isi isu dan hal lain yang dibaca Claude dikirim ke Anthropic sebagai bagian dari percakapan.
Draf yang dibuat dengan AI juga bisa diimpor dari CSV, tetapi hanya administrator yang bisa mengimpor, dan impor hanya membuat data baru. Baris yang merujuk ke status atau penerima tugas yang belum terdaftar akan dilewati. Selain itu, jika CSV disimpan ulang di Excel, format tanggalnya bisa berubah sehingga tidak bisa diimpor. Gunakan editor teks untuk merapikannya.
Yang dikirim, dan yang perlu diperiksa sebelum memakainya
- Yang dikirim: teks yang Anda masukkan ke “Buat dengan AI” dan gambar yang Anda lampirkan, beserta tanggal hari ini, bahasa, nama opsi seperti jenis isu, dan nama anggota proyek, dikirim ke API Anthropic. Untuk komentar, deskripsi isu dan komentar terbarunya juga dikirim.
- Yang tidak dikirim: alamat email, kata sandi, file yang sudah dilampirkan, serta isi isu dan proyek lain tidak dikirim.
- Tidak ada yang disimpan di GeckoFlag: teks yang Anda masukkan dan respons AI tidak disimpan di GeckoFlag, kecuali yang Anda terapkan ke formulir lalu simpan. Penanganan oleh Anthropic mengikuti Ketentuan Komersial Anthropic.
- Yang Anda perlukan: Anda memerlukan kunci API Anthropic yang Anda terbitkan sendiri. Biaya pemakaian dibayarkan langsung kepada Anthropic dan tidak termasuk dalam harga GeckoFlag. Server tempat GeckoFlag dipasang juga harus dapat terhubung ke api.anthropic.com. Hanya pengguna yang diizinkan administrator yang bisa memakainya, dan batas harian juga bisa ditetapkan. Langkah penyiapannya ada di halaman pengaturan Claude API.
GeckoFlag adalah alat self-hosted yang Anda pasang di server sendiri. Data isu dan komentar tersimpan di server Anda, dan baru dikirim ke AI saat Anda memakai “Buat dengan AI” atau Integrasi Claude. Sebagai gantinya, pengelolaan server menjadi tanggung jawab Anda. Selain itu, tidak ada integrasi dengan alat chat, GitHub, dan sejenisnya, serta tidak ada webhook. Satu-satunya cara bagi alat eksternal untuk terhubung adalah Integrasi Claude, yang menggunakan token API.
Anda bisa mencoba cara kerja yang dibahas dalam seri ini di demo. Untuk harga, lihat halaman harga.
Ringkasan seri
Dalam enam bagian, seri ini membahas hal-hal berikut tentang manajemen tugas bagi tim kreatif yang bekerja dengan AI.
- Bagian 1: AI mempercepat pekerjaan “membuat”. Bagian yang memakan waktu kini berpindah ke “memutuskan”
- Bagian 2: susun tugas dari apa yang harus diputuskan, bukan sekadar apa yang dibuat, dan catat pengambil keputusan, tenggat, serta alasannya
- Bagian 3: pisahkan status berdasarkan siapa yang ditunggu, agar yang menunggu keputusan terlihat
- Bagian 4: opsi dari AI adalah bahan keputusan. Tunjukkan kepada orang lain hanya opsi yang sudah disaring, dan catat alasan memilih
- Bagian 5: kirim permintaan tinjauan kepada klien sekaligus, sebagai daftar hal yang perlu diputuskan beserta tenggatnya
- Bagian 6: catatan keputusan dan kesepakatan juga menjadi bahan agar AI bisa membantu pekerjaan Anda
Yang diubah AI bukanlah jumlah pekerjaan, melainkan di mana waktu terpakai. Justru karena itu, catatan keputusan dan kesepakatan diperlukan. Dan begitu catatan itu tersimpan, hal yang bisa Anda minta dari AI terus bertambah. Memilih apa yang diserahkan kepada AI, dan mengambil keputusan akhir, tetap tugas manusia.
Saat memilih alat mulai sekarang, kami menyarankan agar Anda tidak membandingkan dari banyaknya fitur AI saja. Perhatikan juga apakah keputusan mudah dicatat, apakah klien dan pihak luar mudah ikut serta, di mana data Anda disimpan, dan apakah Anda bisa memilih sendiri apa yang diberikan kepada AI. Perbedaan biaya fitur AI dibandingkan dalam “Berapa Biaya Fitur AI di Alat Manajemen Proyek?”
Alat manajemen tugas tidak menjadi tidak diperlukan karena AI. Jika Anda mengubah apa yang disimpan dari “pekerjaan” menjadi “keputusan dan kesepakatan”, pekerjaan akan berjalan makin lancar bersama AI.