Seberapa Kecil Tugas Perlu Dipecah? Patokan Ukuran Tugas yang Pas

Anda hanya membuat satu tugas, “Ikut pameran”, lalu tiba-tiba sudah H-1 dan semua orang panik. Sebaliknya, Anda memecah pekerjaan sampai “Mengirim satu email”, tugasnya jadi lebih dari 100, dan tidak lagi jelas mana yang penting.

Keduanya terjadi karena ukuran tugasnya tidak pas.

Catatan: artikel ini ditulis oleh pengembang GeckoFlag.

Kesimpulan: buat seukuran pekerjaan yang bisa diselesaikan satu orang dalam beberapa hari

Ada tiga patokan.

Jika ketiganya terpenuhi, ukurannya sudah pas. Jika ada yang tidak terpenuhi, pecah tugasnya atau gabungkan dengan tugas lain.

Tanda tugas terlalu besar

• Penanggung jawabnya beberapa orang
• Laporannya berminggu-minggu hanya “Masih dikerjakan”
• Syarat selesainya tidak bisa ditulis (cara menulisnya dibahas di Bagian 2, “Cara menulis tugas yang mudah dipahami”)

Pada tugas yang terlalu besar, orang lain tidak bisa melihat sudah sampai mana pekerjaannya. Keterlambatan baru ketahuan menjelang tenggat.

Tanda tugas terlalu kecil

• Waktu untuk memasukkannya lebih lama daripada waktu untuk mengerjakannya
• Daftar penuh dengan pekerjaan yang selesai dalam beberapa menit
• Daftar terlalu penuh sehingga tugas yang penting tidak terlihat

Pekerjaan yang selesai dalam beberapa menit tidak perlu dijadikan tugas. Tulis saja sebagai poin di bagian “Yang dilakukan” pada deskripsi tugas.

Langkah memecah pekerjaan

Sebagai contoh, kita pakai persiapan ikut pameran.

1. Tulis apa saja yang harus siap di akhir: stan, materi yang dibagikan, petugas di hari H, serta pemasangan dan pembongkaran
2. Untuk masing-masing, tulis pekerjaan yang diperlukan
3. Kelompokkan ulang berdasarkan penanggung jawab dan waktu: buat seukuran pekerjaan yang bisa diselesaikan satu orang dalam beberapa hari
4. Tulis urutannya: untuk pekerjaan yang baru bisa dimulai setelah pekerjaan lain selesai, tuliskan urutannya

Geser tabel ke samping →

Jika tugasnya hanya “Menyiapkan brosur”, tidak terlihat apakah pekerjaan tertahan di naskah atau di pengiriman ke percetakan. Setelah dipecah, bagian yang terlambat jadi terlihat.

Dua tingkat sudah cukup

Biasanya, cukup memecah pekerjaan menjadi dua tingkat: “kelompok besar” dan “pekerjaan satu per satu”. Jika dibuat tiga atau empat tingkat, gambaran keseluruhan jadi sulit dilihat, dan memperbaruinya pun makin repot.

Jika Anda merasa butuh tingkat ketiga, itu tanda kelompoknya terlalu besar. Pecah kelompok itu menjadi dua, atau jadikan proyek terpisah (cara membagi proyek dibahas di Bagian 1, “Pekerjaan dikelompokkan berdasarkan apa?”).

Hal yang sering membuat tersandung

1Ingin memecah semuanya dengan sempurna sejak awal

Hal yang masih jauh baru jelas setelah pekerjaan dimulai. Pecah hanya bagian yang sudah terlihat, mulai dari yang paling dekat. Pekerjaan yang masih jauh boleh dibiarkan tetap besar dulu.

2Membiarkan tugas kelompok setelah dipecah

Meskipun semua pekerjaan di dalamnya sudah selesai, tugas kelompoknya kadang tetap berstatus “Sedang dikerjakan”. Setelah pekerjaan terakhir selesai, tandai juga tugas kelompoknya sebagai selesai.

Contohnya, pernah terjadi seperti ini

Cara membaginya di GeckoFlag

• Anda bisa membuat isu anak di bawah sebuah isu (isu induk/anak). Di daftar isu dan Gantt chart, isu anak bisa diciutkan di bawah isu induknya
• Isu induk/anak bisa sampai dua tingkat. Ini sama dengan prinsip “dua tingkat sudah cukup” di artikel ini, sehingga strukturnya tidak terlalu dalam
• Isu induk dan isu anak berada di dalam proyek yang sama
• Tulis juga urutannya di deskripsi

Anda bisa mencoba layar sebenarnya di demo.

Ringkasan

Buat tugas seukuran pekerjaan yang “bisa diselesaikan satu orang dalam beberapa hari, dan jelas apakah sudah selesai atau belum”. Untuk memecah pekerjaan, telusuri mundur dari apa yang harus siap di akhir, dan cukupkan dalam dua tingkat. Di bagian berikutnya, kita membahas cara menentukan penanggung jawab dan tenggat untuk tugas yang sudah dipecah.

SeriCara menulis judul dan syarat selesai dibahas di Bagian 2, “Cara menulis tugas yang mudah dipahami”

SeriBagian 4, “Cara menentukan penanggung jawab dan tenggat”