Cara Menulis saat Berkomunikasi dengan Pihak Luar Perusahaan: Permintaan dan Permintaan Pengecekan Tanpa Salah Paham

Hal yang cukup disampaikan dengan satu kata di dalam perusahaan kadang tidak dipahami oleh pihak luar. Anda merasa sudah meminta, tetapi permintaannya tidak tersampaikan. Anda sudah meminta pengecekan, tetapi balasannya tidak datang. Sebagian besar salah paham seperti ini terjadi karena latar belakang yang tidak diketahui pihak lain tidak ikut ditulis.

Catatan: artikel ini ditulis oleh pengembang GeckoFlag.

Kesimpulan: tulis latar belakang, permintaan, dan hal yang perlu diputuskan secara terpisah

Untuk pihak luar, tulis “mengapa”, “apa”, dan “apa yang perlu mereka putuskan” secara terpisah. Jika dicampur, pihak lain bingung harus menjawab bagian yang mana.

Bedanya dengan di dalam perusahaan

• Tidak tahu latar belakangnya: mereka tidak tahu apa yang diputuskan dalam rapat internal, bagaimana prosesnya sampai sekarang, atau keadaan di dalam perusahaan Anda.
• Sulit bertanya: karena posisinya, mereka mungkin sungkan bertanya “Maksudnya apa?”, lalu melanjutkan berdasarkan tebakan.
• Ada informasi yang tidak boleh diperlihatkan: misalnya biaya internal, urusan dengan rekanan lain, dan penilaian internal.

Templat permintaan

Dengan menuliskan kontak, pihak lain tahu bahwa mereka boleh bertanya saat ragu. Makin sulit posisi seseorang untuk bertanya, makin besar manfaat satu baris ini.

Cara menulis permintaan pengecekan

• Persempit bagian yang perlu dilihat: “Mohon periksa apakah tanggal dan alamatnya sudah benar” menghasilkan jawaban yang lebih pasti daripada “Mohon periksa keseluruhannya”.
• Tulis cara membalasnya: jika Anda menulis “Jika tidak ada masalah, cukup balas ‘Sudah OK’”, beban pihak lain jadi lebih ringan.
• Tulis tenggat dan apa yang terjadi jika lewat: Anda juga bisa menulis “Jika tidak ada kabar sampai tanggal ___, kami akan melanjutkan seperti ini”. Namun, jangan pakai cara ini untuk hal yang menyangkut harga atau kontrak. Untuk hal seperti itu, pastikan selalu ada balasan.

Sesuaikan istilah dengan pihak lain

Singkatan internal, nama proyek yang hanya dipakai di dalam perusahaan, dan istilah khusus industri tidak dipahami oleh pihak luar. Terutama saat meminta pekerjaan kepada orang dari bidang usaha lain, kata yang sama bisa dipakai dengan arti yang berbeda. Sebelum melanjutkan, pastikan sekali arti kata-kata yang penting.

Tentukan apa yang diperlihatkan

Jika Anda mengundang pihak luar ke alat Anda, pisahkan proyek yang juga dilihat pihak luar dari proyek yang khusus internal (cara membaginya dibahas di Bagian 1, “Pekerjaan dikelompokkan berdasarkan apa?”). Rincian penawaran harga dan diskusi internal disimpan di proyek yang khusus internal.

Diundang ke alat, atau tetap lewat email?

Untuk pihak yang sering berkomunikasi dengan Anda, mengundangnya ke alat membuat bahan dan riwayat pekerjaan terkumpul di satu tempat. Di sisi lain, ada juga orang yang merasa repot harus login atau mempelajari alat baru. Untuk pihak yang hanya berhubungan beberapa kali setahun, Anda bisa tetap memakai email, lalu pihak internal menyalin hal yang sudah diputuskan ke dalam tugas.

Contohnya, pernah terjadi seperti ini

Cara mengundang pihak luar di GeckoFlag

• Orang yang diundang dengan peran “Tamu” hanya dapat melihat proyek yang diikutinya. Tamu tidak dapat membuat proyek baru.
• Meski begitu, tamu tetap bisa membuat dan mengedit isu serta memposting komentar. Karena bukan peran yang hanya bisa melihat, simpan informasi yang tidak ingin diperlihatkan di proyek terpisah yang khusus internal.
• Pengguna ditambahkan oleh administrator, dan tidak ada jalan untuk mendaftar sendiri. Pihak pengelola yang menentukan siapa yang diundang.
• Bahasa tampilan bisa dipilih oleh setiap anggota, sehingga mitra di luar negeri pun bisa memakai layar dalam bahasanya sendiri.
• Nama situs dan logo bisa diganti dengan milik perusahaan Anda, sehingga di mata klien alat ini tampil sebagai saluran kontak perusahaan Anda.

Anda bisa mencoba layar sebenarnya di demo.

Ringkasan

Saat meminta sesuatu kepada pihak luar, pisahkan latar belakang, permintaan, dan hal yang perlu diputuskan, lalu sertakan kontak. Dalam permintaan pengecekan, tulis bagian yang perlu dilihat dan cara membalasnya, serta pisahkan apa yang diperlihatkan dengan proyek. Di bagian berikutnya, yang menjadi bagian terakhir seri ini, kita membahas cara menuntaskan pekerjaan.

SeriBaca juga Bagian 1, “Pekerjaan dikelompokkan berdasarkan apa?”, dan Bagian 5, “Cara membalas komentar”. Artikel bonus “Cara menulis agar dipahami rekan yang berbeda bahasa” segera hadir

TerkaitCara agar pekerjaan tidak terhenti saat menunggu pengecekan klien dibahas di Bagian 5 seri “Manajemen Tugas untuk Tim yang Bekerja dengan AI”, “Agar Pekerjaan Tetap Berjalan saat Menunggu Persetujuan Klien”