Seri: Tips Manajemen Tugas untuk TimBagian 5
Cara Membalas Komentar: Menyanggupi, Bertanya, dan Meminta Perbaikan dengan Singkat
Tentang seri ini
“Tips Manajemen Tugas untuk Tim” adalah seri delapan bagian, ditambah satu artikel bonus, untuk tim yang baru mulai memakai alat manajemen tugas atau manajemen proyek. Isinya berlaku untuk bidang usaha apa pun, dan bagian-bagiannya bisa dibaca dalam urutan apa pun.
- Pekerjaan dikelompokkan berdasarkan apa?
- Cara menulis tugas yang mudah dipahami
- Seberapa kecil tugas perlu dipecah?
- Cara menentukan penanggung jawab dan tenggat
- Cara membalas komentarArtikel ini
- Bagaimana menyampaikan kemajuan pekerjaan?
- Cara menulis saat berkomunikasi dengan pihak luar perusahaan
- Cara menuntaskan tugasSegera hadir
Bonus: “Cara menulis agar dipahami rekan yang berbeda bahasa” (segera hadir)
Di kolom komentar sebuah tugas, percakapan bolak-balik berkali-kali. Atau tidak ada balasan, sampai tidak jelas apakah komentarnya sudah dibaca. Hal seperti ini bisa jauh berkurang jika Anda sedikit memperhatikan cara menulis.
Catatan: artikel ini ditulis oleh pengembang GeckoFlag.
Kesimpulan: inti di baris pertama, permintaan di baris terakhir
Dari baris pertama, pembaca menilai apakah komentar itu ada hubungannya dengan dirinya. Tulis intinya lebih dulu, lalu tulis apa yang Anda minta dari pembaca di bagian akhir. Di antaranya, cantumkan hanya hal yang diperlukan untuk mengambil keputusan.
Cara menulis untuk setiap situasi
Saat menyanggupi permintaan
Jika hanya menulis “Baik”, tidak jelas apa yang Anda sanggupi, dan apa yang akan Anda lakukan kapan. Tuliskan juga langkah Anda berikutnya.
| Contoh kurang baik | Contoh yang lebih baik |
|---|---|
| Baik. | Baik, saya mengerti. Draf pertama akan saya kirim hari Kamis pagi. |
Untuk kabar yang tidak perlu dibalas, tanggapan singkat “Sudah saya lihat” sudah cukup. Jika alat Anda punya fitur reaksi (menanggapi dengan emoji), gunakan fitur itu.
Saat bertanya
- Jika pertanyaannya lebih dari satu, beri nomor. Jawabannya pun bisa diberikan per nomor, seperti “Nomor 1: …”
- Jika bisa, beri pilihan. “Pilih A atau B?” lebih mudah dijawab daripada “Bagaimana sebaiknya?”
- Tulis sampai kapan Anda membutuhkan jawabannya
Saat mengembalikan pekerjaan (meminta perbaikan)
- Tunjukkan bagian yang perlu diperbaiki: “judul di halaman 2”, “nomor telepon di kanan bawah”
- Sertakan alasannya: jika tahu alasannya, penerima bisa memperbaiki bagian yang serupa sendiri
- Pisahkan “wajib diperbaiki” dan “jika bisa”: jika semuanya ditulis dengan bobot yang sama, penerima bingung harus mulai dari mana
- Persingkat kalimat pembuka: jika Anda menumpuk kalimat pembuka supaya tidak terdengar keras, permintaan utamanya malah tenggelam. Jika ingin menyebut hal yang sudah bagus, satu baris sudah cukup
Saat melaporkan pekerjaan selesai
Tulis apa yang sudah selesai, di mana hasilnya, dan apakah masih ada yang tersisa. Jika hanya “Sudah selesai”, penerima harus mencari sendiri hasil kerjanya.
Templat yang bisa langsung dipakai
Ganti bagian yang bertanda ___ sebelum dipakai.
Menyanggupi
Baik, saya mengerti. Saya akan ___ paling lambat tanggal ___ pukul ___.
Pertanyaan
Ada dua hal yang ingin saya tanyakan tentang ___.
- Untuk ___, apakah A atau B?
- Apakah ___ diperlukan juga kali ini?
Mohon jawabannya paling lambat tanggal ___ agar pekerjaan bisa berjalan sesuai jadwal.
Permintaan perbaikan
Sudah saya cek. Mohon perbaiki dua hal berikut.
- (Wajib) Ubah ___ pada ___ menjadi ___. Alasan: karena ___.
- (Jika bisa) Perbesar ___ sedikit.
Selebihnya sudah baik seperti ini.
Laporan selesai
___ sudah selesai.
- Lokasi: ___
- Yang masih tersisa: tidak ada (atau ___)
Mohon dicek.
Kabar keterlambatan
___ tidak akan selesai sesuai tenggat tanggal ___.
Alasan: ___
Saya bisa menyelesaikannya paling lambat tanggal ___. Saya juga bisa mengirimkan ___ lebih dulu. Mana yang lebih baik menurut Anda?
Tiga aturan saat menulis komentar
1Perjelas siapa yang perlu membaca
Di kolom komentar yang dilihat banyak orang, jika tidak ada tujuannya, tidak ada yang merasa komentar itu untuk dirinya. Tulis nama orangnya, atau pilih siapa yang menerima notifikasi.
2Tulis apakah perlu dibalas
Cukup dengan menulis “Tidak perlu dibalas” atau “Mohon balas paling lambat tanggal ___”, waktu menunggu balasan pun berkurang.
3Satu tugas, satu topik
Jika muncul topik lain, buat tugas baru. Jika beberapa pembicaraan bercampur di satu kolom komentar, nanti apa yang sudah diputuskan sulit ditelusuri.
Saat harus menyampaikan hal yang sulit
Keterlambatan, kesalahan, penolakan: makin sulit sesuatu disampaikan, kalimat pembukanya cenderung makin panjang. Tulis faktanya secara singkat dengan urutan “apa yang terjadi → apa dampaknya → apa yang ingin Anda lakukan”. Permintaan maaf cukup satu kalimat. Sebagai gantinya, tulis langkah berikutnya dengan konkret.
Kapan memakai chat, kapan memakai komentar
Diskusi kecil lebih cepat selesai lewat chat. Namun, apa yang diputuskan di chat, catat dalam satu baris di komentar tugas. Pesan chat terus bergulir dan sulit dicari kemudian (hal ini dibahas lebih rinci di artikel seri pemula kami, “Mengapa Permintaan Lewat Email dan Chat Mudah Tenggelam?”).
Contohnya, pernah terjadi seperti ini
Sebuah tim meminta perbaikan dalam satu kalimat: “Secara keseluruhan dibuat sedikit lebih terang, hurufnya diperbesar, lalu fotonya juga…” Tidak jelas mana yang wajib, sehingga bolak-balik sampai tiga kali. Setelah permintaan diberi nomor dan dipisahkan antara “wajib” dan “jika bisa”, hasil perbaikan makin sering langsung sesuai dalam sekali jalan.
Cara berbalas komentar di GeckoFlag
- Komentar ditulis dengan teks kaya, dan daftar bernomor juga bisa dipakai. Komentar bisa dicek lewat pratinjau sebelum diposting.
- Saat memposting komentar, Anda bisa sekaligus mengubah status, prioritas, dan penerima tugas. Misalnya, sambil menulis laporan selesai, Anda bisa mengubah status menjadi “Menunggu pengecekan” dan mengembalikan penerima tugas ke orang yang meminta.
- Anda bisa memilih anggota yang menerima notifikasi setiap kali memposting. Jadi, “siapa yang perlu membaca” bisa ditentukan setiap kali.
- Komentar bisa diberi reaksi dengan 20 jenis ikon. Balasan yang isinya hanya “Sudah saya lihat” pun berkurang.
- Di layar ditampilkan 3 komentar terbaru, dan komentar yang lebih lama diciutkan. Hal yang diputuskan dalam percakapan panjang akan lebih mudah dibaca jika juga dicantumkan di deskripsi isu.
Anda bisa mencoba layar sebenarnya di demo.
Ringkasan
Dalam komentar, tulis inti di baris pertama dan permintaan di baris terakhir. Cukup dengan menambahkan siapa yang perlu membaca dan apakah perlu dibalas, bolak-balik pun berkurang. Di bagian berikutnya, kita membahas cara menentukan “status” untuk menyampaikan kemajuan pekerjaan.
SeriBaca juga Bagian 4, “Cara menentukan penanggung jawab dan tenggat”
SeriBerikutnya: Bagian 6, “Bagaimana menyampaikan kemajuan pekerjaan?”