Cara Menentukan Penanggung Jawab dan Tenggat: Jangan Lagi “Kita Kerjakan Bersama” atau “Secepatnya”

Meskipun pekerjaan sudah dipecah, tidak ada yang bergerak jika “siapa” dan “sampai kapan” masih samar. Pekerjaan yang di rapat diputuskan dengan “Oke, kita kerjakan bersama saja” ternyata belum disentuh siapa pun sampai rapat berikutnya. Hal seperti ini sering terjadi di bidang usaha apa pun.

Catatan: artikel ini ditulis oleh pengembang GeckoFlag.

Kesimpulan: satu penanggung jawab, dan tenggat disertai tanggal dan alasan

Tentukan satu orang yang mengawal pekerjaan sampai selesai. Saat memberi tenggat, sampaikan “sampai kapan” bersama “mengapa tanggal itu”. Dengan dua hal ini saja, “Saya kira orang lain yang mengerjakan” dan “Saya tidak tahu ini semendesak itu” hampir tidak terjadi lagi.

Mengapa penanggung jawabnya satu orang

Jika penanggung jawabnya beberapa orang, masing-masing berpikir “Nanti juga ada yang mengerjakan.” Saat pekerjaan terlambat, tidak jelas juga harus bertanya kepada siapa.

Berapa pun orang yang membantu, tidak masalah. Namun, tentukan satu orang yang “mengawal sampai selesai”. Jika pekerjaannya memang dikerjakan bersama-sama, pecah tugasnya itu sendiri (cara memecahnya dibahas di Bagian 3, “Seberapa kecil tugas perlu dipecah?”).

Cara menentukan penanggung jawab

• Yang menentukan adalah pihak yang meminta, tetapi tanyakan dulu kepada orangnya: jika Anda memasukkan penanggung jawab tanpa bilang apa-apa, muncullah pekerjaan yang tidak pernah ia sanggupi. Cukup tanya singkat untuk memastikan ia bisa menerimanya.
• Jika belum ada yang ditentukan, pihak yang meminta memegangnya dulu: tugas yang penanggung jawabnya kosong tidak akan diperhatikan siapa pun.
• Ganti penanggung jawab saat cuti atau mutasi: sebelum cuti, cek tugas yang menjadi tanggung jawab Anda, lalu tentukan siapa yang akan melanjutkannya.
• Cek tugas tanpa penanggung jawab secara rutin: seminggu sekali, cek tugas yang penanggung jawabnya masih kosong.

Cara menentukan tenggat

1Tulis tanggalnya

“Minggu depan” atau “akhir bulan” bisa diartikan berbeda oleh tiap orang. Apakah “minggu depan” berarti Jumat sore atau Minggu malam, hanya penulisnya yang tahu. Tulis tanggalnya, seperti “Jumat, 23 Oktober”, dan jika jamnya penting, tulis juga jamnya.

2Sertakan alasannya

Jika tertulis “karena file harus masuk ke percetakan tanggal 26 Oktober”, penanggung jawab pun bisa menilai sendiri apakah tenggatnya bisa digeser. Tenggat tanpa alasan cenderung tidak ditepati.

3Jangan diam-diam memajukan tenggat

Jika Anda diam-diam memberi tenggat yang lebih awal dari batas waktu sebenarnya, lama-lama orang lain akan tahu, lalu tidak ada lagi tenggat yang dipercaya. Jika ingin ada waktu cadangan, tulis dengan jujur: “Batas waktunya tanggal 26. Saya perlu waktu untuk mengecek, jadi akan sangat membantu jika bisa saya terima tanggal 23.”

4Tentukan juga tanggal mulai

Dari tenggat saja, tidak terlihat kapan harus mulai agar keburu. Jika tanggal mulai sudah ditentukan, Anda lebih cepat sadar ada pekerjaan yang “seharusnya sudah dimulai, tetapi belum”.

5Begitu tahu tidak akan sempat, segera sampaikan

Tenggat perlu dibicarakan begitu Anda tahu tidak bisa menepatinya. Menyampaikannya seminggu sebelumnya memberi lebih banyak pilihan daripada menyampaikannya di hari tenggat (cara menyampaikannya dibahas di Bagian 5, “Cara membalas komentar”).

Contoh mengganti “secepatnya”

Ada juga pekerjaan yang memang tidak punya tenggat. Dalam hal itu pun, tentukan setidaknya “kapan perkembangannya akan dicek”, supaya pekerjaan tidak terbengkalai.

Hal yang sering membuat tersandung: semuanya “Prioritas: Tinggi”

Prioritas adalah urutan jika dibandingkan dengan pekerjaan lain. Jika semuanya “Tinggi”, tidak jelas harus mulai dari mana. Saat menaikkan prioritas, sampaikan juga pekerjaan mana yang boleh ditunda.

Contohnya, pernah terjadi seperti ini

Cara menentukannya di GeckoFlag

• Setiap isu punya satu penerima tugas. Jika belum diatur, isu ditampilkan sebagai “Belum ditugaskan”, sehingga isu tanpa penerima tugas langsung terlihat.
• Anda bisa mengatur tanggal mulai dan tenggat. Jika keduanya diisi, Anda bisa mengecek periodenya di Gantt chart.
• Di “Isu Saya” pada dasbor, Anda bisa mengecek isu yang ditugaskan kepada Anda dan belum selesai.
• Administrator bisa melihat Gantt chart untuk semua proyek dan semua anggota. Ini berguna untuk mengecek apakah pekerjaan menumpuk pada orang tertentu.
• Nama dan warna prioritas bisa ditentukan sendiri (hingga 10).

Anda bisa mencoba layar sebenarnya di demo.

Ringkasan

Untuk penanggung jawab, tentukan satu orang yang mengawal sampai selesai, setelah memastikannya dengan orang itu. Tulis tenggat sebagai tanggal, dan sertakan alasannya. Di bagian berikutnya, kita membahas cara menulis komentar yang saling dikirim di dalam tugas.

SeriBaca juga Bagian 3, “Seberapa kecil tugas perlu dipecah?”

SeriBerikutnya: Bagian 5, “Cara membalas komentar”

TerkaitApakah tim kecil memerlukan alat atau tidak dibahas di Bagian 4 seri pemula kami “Alat Manajemen Proyek Pertama Anda”, “Apakah Tim Kecil Benar-Benar Memerlukannya?”