Apakah Tim Kecil Benar-Benar Memerlukannya? Tiga Pertanyaan untuk Tim Dua sampai Lima Orang dalam Memutuskan Perlu Tidaknya Alat

“Kami cuma bertiga, tinggal saling tanya saja.” Kalimat ini sering terdengar di tim kecil. Dan dalam banyak kasus, cara itu memang berjalan.

Artikel ini membahas apakah tim kecil benar-benar memerlukan alat manajemen proyek. Kami juga jujur menyebutkan kapan tim kecil tidak memerlukannya.

Catatan: artikel ini ditulis oleh pengembang GeckoFlag.

Tim kecil sering kali baik-baik saja tanpa alat

Kami katakan di awal: tim dua atau tiga orang sering kali bisa berjalan dengan sangat baik tanpa alat.

• Semua orang melihat gambaran utuh: tanpa bertanya pun, Anda kurang lebih tahu siapa sedang mengerjakan apa.
• Cukup satu kalimat: jika duduk berdekatan, memastikan sesuatu cukup dengan satu kalimat.
• Keputusan cepat: jika ingin mengubah cara kerja, Anda bisa membicarakannya dan langsung memutuskan.

Dalam seri ini, kami memakai contoh lima orang yang mempersiapkan pameran. Bahkan dengan lima orang pun ada masalah: harus berkeliling menanyakan perkembangan, dan permintaan tenggelam.

Bagaimana kalau hanya tiga orang? Dengan lebih sedikit orang, lebih sedikit pula yang perlu ditanyakan. Permintaan lewat chat mungkin masih diingat sebelum tenggelam.

Menjadi tim kecil sudah merupakan kekuatan tersendiri. Tidak perlu memaksakan alat lalu malah menambah pekerjaan.

Empat situasi yang justru sulit karena timnya kecil

Meski begitu, tim kecil punya masalah yang justru muncul karena timnya kecil. Masalah ini cenderung tersembunyi di tim besar.

1Jika satu orang tidak ada, pekerjaan berhenti

Di tim kecil, satu pekerjaan biasanya ditangani oleh satu orang saja. Tidak ada yang bisa menggantikan.

Jika orang itu sakit beberapa hari, pekerjaannya berhenti, dan tidak ada yang tahu sudah sampai mana. Di tim lima orang, satu orang absen berarti seperlima tim. Di tim tiga orang, sepertiganya.

TandaAnda ditelepon soal pekerjaan bahkan saat hari libur.

2Setiap orang merangkap peran dan banyak yang harus diingat

Di tim kecil, satu orang mengurus penjualan, administrasi, sekaligus persiapan pameran. Setiap orang cenderung memegang jauh lebih banyak tugas daripada satu orang di tim besar.

Semua itu harus disimpan di kepala dan di buku agenda.

Tanda“Aduh, saya lupa yang itu” terjadi beberapa kali dalam seminggu.

3Cara mengerjakan pekerjaan rutin hanya diketahui satu orang

Pameran, tutup buku akhir tahun, kartu ucapan akhir tahun. Langkah-langkah pekerjaan yang berulang setiap tahun atau setiap kali biasanya tersimpan di ingatan orang yang mengerjakannya, bukan dalam catatan.

Seperti adegan di awal, saat orang itu keluar atau pekerjaannya berpindah tangan, semuanya harus dicari tahu lagi dari nol. Makin kecil timnya, makin besar porsi pengetahuan yang dipegang satu orang.

TandaBahkan untuk pekerjaan yang sama seperti tahun lalu, Anda mulai dengan “Tahun lalu kita kerjakan bagaimana, ya?”

4Begitu orang luar terlibat, tim tidak lagi kecil

Karyawannya mungkin tiga orang, tetapi persiapan pameran juga melibatkan desainer, percetakan, kontraktor stan, dan staf paruh waktu. Jika semua orang yang terlibat dihitung, bisa lebih dari sepuluh orang.

Cukup satu kalimat hanya berlaku di antara tiga orang di dalam perusahaan. Dengan orang luar, komunikasi lewat email dan telepon jadi lebih banyak, dan masalah “permintaan tenggelam” di Bagian 3 seri ini jadi lebih mungkin terjadi.

TandaAnda berkali-kali menjelaskan hal yang sama kepada orang luar.

Putuskan dengan tiga pertanyaan, bukan jumlah orang

Seperti terlihat dari keempat situasi ini, perlu tidaknya alat tidak ditentukan oleh jumlah orang saja. Tiga pertanyaan berikut membantu Anda memutuskan.

1Jika seseorang tidak ada selama seminggu, apakah ada pekerjaan yang berhenti?

Jika ya, riwayat pekerjaan itu perlu disimpan di tempat yang juga bisa dibaca orang lain.

2Apakah Anda mengulang pekerjaan yang sama setiap tahun atau setiap kali?

Jika ya, mencatat cara mengerjakannya kali ini membuat Anda tidak perlu mencari tahu semuanya lagi di kesempatan berikutnya.

3Apakah ada pekerjaan yang dilakukan bersama orang luar?

Jika ya, bisa melihat permintaan dan riwayatnya di tempat yang sama dengan orang luar akan menghemat banyak penjelasan.

Cara membaca jawabannya

Jika ketiga jawabannya “tidak”, kemungkinan besar untuk saat ini Anda tidak akan kesulitan tanpa alat. Teruskan saja bekerja dengan saling bicara.

Jika ada satu saja jawaban “ya”, ada baiknya mempertimbangkan untuk mengelola setidaknya pekerjaan itu di sebuah alat. Ini berlaku baik untuk dua orang maupun tiga orang.

Selama orangnya sedikit dan barisnya sedikit, lembar kerja Excel mungkin sudah cukup. Kapan tim bisa tetap memakai lembar kerja dibahas di Bagian 2 seri ini.

Jika tim kecil memulai, mulailah dari yang kecil

Saat tim kecil mulai memakai alat, yang penting adalah tidak memindahkan semua pekerjaan sekaligus.

• Mulai dari satu pekerjaan: misalnya, masukkan hanya persiapan pameran berikutnya ke dalam alat. Tugas kecil sehari-hari bisa tetap seperti biasa.
• Pakai tiga status saja: “belum mulai”, “sedang dikerjakan”, dan “selesai”. Pembagian yang lebih rinci bisa menunggu sampai terbiasa.
• Tentukan siapa yang mencatat: dengan tiga orang, idealnya semua orang mencatat. Jika sulit, mulailah dengan satu orang yang mencatat dan yang lain hanya melihat.
• Simpan pekerjaan yang sudah selesai, jangan dihapus: tugas yang sudah selesai dan catatan komunikasinya menjadi urutan kerja untuk kesempatan berikutnya. Inilah jawaban untuk pertanyaan 2.

Alat yang sudah dipasang tetapi akhirnya tidak dipakai bisa terjadi berapa pun ukuran timnya.

SeriHal yang perlu ditentukan di awal dibahas lebih rinci di Bagian 5: “Mengapa alat tidak dipakai lagi setelah diterapkan, dan apa yang perlu diputuskan lebih dulu”

Yang perlu diperhatikan tim kecil saat memilih alat

Saat tim kecil memilih alat, hal yang perlu diperhatikan berbeda dengan tim besar.

Cara penetapan harga

Ada beberapa cara alat menetapkan harga.

• Biaya bulanan per orang: harga bulanan naik setiap kali satu orang lagi ikut memakai.
• Biaya bulanan tetap: harga bulanan ditetapkan per rentang ukuran tim.
• Sekali beli: Anda membayar sekali di awal, tanpa biaya bulanan.
• Paket gratis: bisa dipakai gratis, tetapi sering ada batas jumlah orang atau fitur, dan jika melewatinya Anda beralih ke paket berbayar.

Bagi tim kecil, cara mana pun bisa terlihat murah per bulan. Namun alat dipakai selama bertahun-tahun. Membandingkan biayanya selama tiga tahun membuat perbedaannya lebih mudah terlihat.

Cara melibatkan orang luar

Jika Anda menjawab “ya” untuk pertanyaan 3, periksa cara mengundang orang luar. Apakah mereka dihitung sebagai pengguna berbayar? Bisakah Anda membatasi apa yang mereka lihat? Setiap alat berbeda.

Banyaknya fitur

Alat dengan banyak fitur bisa melakukan banyak hal, tetapi juga membawa lebih banyak pengaturan dan lebih banyak yang harus dipelajari. Di tim kecil, sedikit orang yang punya waktu untuk mengatur alat.

Untuk tim kecil, kami sarankan memeriksa “apakah semua orang bisa mulai memakainya tanpa penjelasan?” sebelum menghitung fitur.

SeriCara memilih dari awal sampai akhir dibahas lebih rinci di Bagian 6: “Yang perlu diperhatikan saat memilih alat pertama”

Ringkasan

Tim dua atau tiga orang sering kali bisa berjalan baik tanpa alat. Menjadi tim kecil sudah merupakan kekuatan.

Meski begitu, ada situasi yang justru sulit karena timnya kecil. Untuk memutuskan perlu tidaknya alat, pikirkan tiga pertanyaan ini, bukan jumlah orang:

• Jika seseorang tidak ada selama seminggu, apakah ada pekerjaan yang berhenti?
• Apakah Anda mengulang pekerjaan yang sama setiap tahun atau setiap kali?
• Apakah ada pekerjaan yang dilakukan bersama orang luar?

Jika ada satu saja jawaban “ya”, ada baiknya mempertimbangkan untuk mengelola setidaknya pekerjaan itu di sebuah alat. Jika memulai, mulailah dari yang kecil, dengan satu pekerjaan.

Jika ingin mencobanya

Jika Anda berpikir “mungkin kami bisa mencobanya untuk satu pekerjaan saja”, berikut satu pilihan: GeckoFlag, alat yang dipakai untuk contoh layar di artikel ini.

• Bisa melihat tampilannya sebelum membeli: tersedia demo publik.
• Harga tidak bergantung pada jumlah orang: sekali bayar $30, tanpa biaya bulanan. Menambah orang nanti tidak dikenai biaya tambahan. Biaya server perlu disiapkan terpisah. Rinciannya ada di halaman harga.
• Bisa mengundang pihak luar sebagai tamu: tamu hanya melihat proyek yang mereka ikuti.
• Pekerjaan yang selesai tetap tersimpan: selama proyek tidak dihapus, isu dan catatan komunikasinya tetap ada. Anda bisa melihatnya kembali saat merencanakan pameran berikutnya.
• Tidak banyak yang perlu diatur: setelah dipasang, Anda bisa mulai dengan membuat proyek dan menambahkan isu. Sebaliknya, alat ini kurang cocok untuk tim yang ingin menyesuaikan semuanya secara detail.
• Pemasangan mengikuti panduan di layar: Anda menaruh berkas di server, lalu mengisi langkah-langkah yang ditampilkan browser. Tidak perlu memakai baris perintah. Langkah-langkahnya ada di halaman Instalasi pada panduan.

Jika situs perusahaan Anda sudah berada di shared hosting, mungkin GeckoFlag bisa dipasang di sana. Syarat yang diperlukan bisa dicek di halaman Persyaratan Sistem pada panduan.

Catatan: jika perusahaan Anda sudah punya domain sendiri, kebanyakan shared hosting memungkinkan Anda membuat subdomain seperti “geckoflag.perusahaananda.co.id” dan memasangnya di sana. Dengan begitu, Anda tidak perlu membeli domain baru.

Mulailah dari demo dan coba buat satu pekerjaan rutin sebagai proyek.