Apa Itu Alat Manajemen Proyek? Apa yang Berubah dalam Pekerjaan Saat Anda Memakainya, Dijelaskan dengan Sederhana

Situasi seperti ini terjadi di bidang apa pun, di mana saja beberapa orang mengerjakan hal yang sama. Alat manajemen proyek adalah sarana untuk mengurangi kebiasaan “bertanya ke sana kemari” itu.

Artikel ini tidak membahas alat apa saja yang ada, tetapi apa yang berubah dalam pekerjaan Anda ketika memakainya. Kami akan sebisa mungkin menghindari istilah teknis.

Catatan: artikel ini ditulis oleh pengembang GeckoFlag.

Alat manajemen proyek dalam satu kalimat

Alat manajemen proyek adalah tempat seluruh tim bisa melihat siapa mengerjakan apa, sampai kapan, dan bagaimana keadaannya sekarang.

Kata “proyek” mungkin terdengar besar, tetapi di sini artinya hanya “pekerjaan yang punya awal dan akhir serta melibatkan beberapa orang”. Ikut pameran, membuat ulang profil perusahaan, merenovasi toko, merekrut karyawan baru: semuanya termasuk.

Pekerjaan seperti ini adalah kumpulan tugas-tugas kecil. Untuk pameran, misalnya: membuat brosur, menyewa perlengkapan, mengirim undangan, menentukan siapa yang menjaga stan pada hari-H.

Alat ini mencatat tugas-tugas itu satu per satu, menambahkan penanggung jawab dan tenggat pada masing-masing, lalu menampilkannya di tempat yang bisa dilihat semua orang. Pada dasarnya, hanya itu.

Yang terjadi di tim tanpa alat

Di tim tanpa alat, empat masalah yang sama terus berulang. Mari kita lihat dengan contoh persiapan pameran.

Tidak jelas lembar kerja mana yang terbaru

Daftar tugas dibuat di Excel lalu dikirim sebagai lampiran email. Cara memulai yang umum.

Beberapa hari kemudian, setiap orang punya “Daftar_pameran_revisi”, “Daftar_pameran_final”, dan “Daftar_pameran_final (2)” masing-masing. Tidak ada lagi yang tahu mana yang benar.

SeriDibahas lebih rinci di Bagian 2: “Di mana batas lembar pemantauan di Excel?”

Permintaan tenggelam

Anda menulis di chat: “Tolong kirim daftar penerima undangan sebelum Jumat, ya.” Jawabannya: “Siap.”

Setelah itu muncul sekitar tiga puluh pesan tentang topik lain, dan permintaan tadi tergeser jauh ke atas, hilang dari pandangan. Pada Jumat sore, biasanya yang ingat adalah orang yang meminta.

SeriDibahas lebih rinci di Bagian 3: “Mengapa permintaan lewat email dan chat mudah tenggelam?”

Pekerjaan berhenti saat ada yang absen

Orang yang mengurus perlengkapan stan jatuh sakit dan tidak masuk beberapa hari. Sudah sejauh mana pembicaraan dengan vendor? Apakah penawaran harganya sudah datang? Riwayatnya hanya ada di kotak masuk email dan di kepala orang itu.

Anggota lain terpaksa menelepon vendor dan menanyakan semuanya dari awal.

Untuk tahu perkembangan, harus bertanya ke sana kemari

Ini adalah situasi di awal tadi. Orang yang mengoordinasikan harus menghubungi setiap anggota untuk tahu perkembangannya. Yang ditanya pun harus menghentikan pekerjaannya setiap kali untuk menjawab.

Waktu yang seharusnya dipakai untuk memajukan pekerjaan habis untuk memeriksanya.

Empat hal yang berubah dengan alat

Begini empat masalah tadi berubah ketika ada alat.

1Semua tugas ada di satu tempat

Hanya ada satu daftar, yaitu di dalam alat. Saat seseorang mengubahnya, daftar yang dilihat semua orang langsung ikut berubah.

Pertanyaan “versi mana yang terbaru?” tidak muncul lagi.

2Penanggung jawab dan tenggat jadi jelas

Setiap tugas punya kolom untuk penanggung jawab dan tenggat.

Permintaan tidak tenggelam dalam alur percakapan. Permintaan tetap ada di daftar sampai selesai. Hal yang terlupa setelah “Siap” pun berkurang.

3Riwayatnya tersimpan

Perkembangan dicatat di setiap tugas: “Sudah minta penawaran ke vendor”, “Harga sudah keluar”, “Menunggu persetujuan atasan”.

Meski penanggung jawabnya absen, siapa pun bisa membuka tugas itu dan membaca sampai mana perkembangannya.

4Perkembangan terlihat tanpa bertanya

Setiap tugas punya status, seperti “belum dimulai”, “sedang dikerjakan”, atau “selesai”.

Orang yang mengoordinasikan bisa menemukan tugas yang tersendat hanya dengan melihat daftar. Yang perlu ditanyakan tinggal alasannya.

Hanya ada tiga unsur dasar

Tampilan setiap alat berbeda, tetapi unsur dasarnya sama, dan jumlahnya hanya tiga.

Sebutannya berbeda-beda di setiap alat. “Isu”, “tugas”, dan “tiket” semuanya berarti “satu tugas”.

Banyak alat juga punya tampilan seperti papan atau jadwal (diagram Gantt). Itu bukan unsur tersendiri. Tampilan itu menunjukkan tugas yang sama, dikelompokkan menurut status atau disusun menurut tanggal.

Di awal, daftar saja sudah cukup.

Yang tidak dikerjakan alat untuk Anda

Alat tidak menyelesaikan pekerjaan hanya karena sudah dipasang. Agar harapan tetap realistis, berikut dulu hal yang tidak bisa dilakukannya.

• Yang mengisi tetap manusia: pekerjaan yang tidak dicatat juga tidak terlihat oleh alat.
• Perlu beberapa aturan: tanpa kesepakatan seperti “permintaan selalu dicatat di alat”, semuanya jadi ganda di alat dan di lembar kerja atau chat, dan pekerjaan malah bertambah.
• Pekerjaannya sendiri tidak jadi lebih cepat: yang berkurang adalah waktu untuk mencari dan memeriksa.
• Ada tim yang tidak memerlukannya: jika hanya dua atau tiga orang yang bertemu setiap hari dan tugasnya sedikit, kertas atau papan tulis bisa jadi sudah cukup.

SeriDibahas lebih rinci di Bagian 4: “Apakah tim kecil benar-benar memerlukannya?” dan Bagian 5: “Mengapa alat tidak dipakai lagi setelah diterapkan, dan apa yang perlu diputuskan lebih dulu”

Chat dan lembar kerja tidak perlu ditinggalkan

Memakai alat bukan berarti harus berhenti memakai chat. Diskusi dan obrolan tetap bisa di chat seperti biasa.

Pindahkan ke alat hanya “yang sudah diputuskan” dan “yang diminta”. Pembagian ini adalah cara paling mudah untuk memulai.

Ringkasan

Alat manajemen proyek adalah tempat semua orang bisa melihat siapa mengerjakan apa, sampai kapan, dan bagaimana keadaannya sekarang. Dengan alat, empat hal berubah:

• Semua tugas ada di satu tempat, sehingga tidak ada lagi yang mencari versi terbaru
• Penanggung jawab dan tenggat jelas, sehingga permintaan tidak mudah tenggelam
• Riwayat tersimpan, sehingga pekerjaan bisa dilanjutkan meski ada yang absen
• Perkembangan terlihat tanpa harus bertanya ke sana kemari

Tidak perlu mempelajari fitur yang rumit. Buat wadah untuk pekerjaan, catat tugas, dan perbarui statusnya. Anda bisa mulai dengan tiga langkah itu saja.

Jika ingin mencoba

Jika Anda berpikir “sepertinya cocok untuk kami”, berikut satu pilihan: GeckoFlag, alat yang dipakai untuk contoh layar di artikel ini.

• Bisa melihat tampilannya sebelum membeli: tersedia demo publik.
• Pemasangan mengikuti panduan di layar: Anda menaruh berkas di server, lalu mengisi langkah-langkah yang ditampilkan browser. Tidak perlu memakai baris perintah. Langkah-langkahnya ada di halaman Instalasi pada panduan.
• Sekali bayar $30: tidak ada biaya bulanan, dan menambah orang tidak dikenai biaya tambahan. Biaya server perlu disiapkan terpisah. Rinciannya ada di halaman harga.

Jika situs perusahaan Anda sudah berada di shared hosting, mungkin GeckoFlag bisa dipasang di sana. Syarat yang diperlukan bisa dicek di halaman Persyaratan Sistem pada panduan.

Catatan: jika perusahaan Anda sudah punya domain sendiri, kebanyakan shared hosting memungkinkan Anda membuat subdomain seperti “geckoflag.perusahaananda.co.id” dan memasangnya di sana. Dengan begitu, Anda tidak perlu membeli domain baru.

Mulailah dari demo dan coba catat satu tugas pertama.