Seri: Alat Manajemen Proyek Pertama AndaBagian 5
Mengapa Alat Tidak Dipakai Lagi setelah Diterapkan, dan Apa yang Perlu Diputuskan Lebih Dulu: Lima Alasan dan Lima Kesepakatan sebelum Mulai
Tentang seri ini
“Alat Manajemen Proyek Pertama Anda” adalah seri enam bagian untuk mereka yang belum pernah memakai alat seperti ini. Bagian-bagiannya bisa dibaca dalam urutan apa pun.
- Apa itu alat manajemen proyek? Apa yang berubah saat Anda memakainya
- Di mana batas lembar pemantauan di Excel?
- Mengapa permintaan lewat email dan chat mudah tenggelam?
- Apakah tim kecil benar-benar memerlukannya?
- Mengapa alat tidak dipakai lagi setelah diterapkan, dan apa yang perlu diputuskan lebih duluArtikel ini
- Yang perlu diperhatikan saat memilih alat pertama
Untuk persiapan pameran, tim mulai memakai alat manajemen proyek. Dua minggu pertama, kelima orang mencatat tugas masing-masing dan rajin memperbarui statusnya.
Minggu ketiga, hari-hari sibuk datang beruntun. Satu per satu, pembaruan status berhenti.
Sebulan kemudian, mulai terdengar percakapan seperti “Itu sudah ditulis di alat?” “Belum, saya kirim lewat chat.”
Dua bulan kemudian, tidak ada yang ingat kapan terakhir kali membuka alat itu.
Alat yang sudah dipasang lalu tidak dipakai lagi adalah kegagalan yang sangat umum.
Artikel ini menjelaskan mengapa alat tidak dipakai lagi, dan apa yang perlu diputuskan sebelum memakainya agar hal itu tidak terjadi.
Catatan: artikel ini ditulis oleh pengembang GeckoFlag.
Tidak dipakai lagi itu hal yang biasa
Alat yang tidak dipakai lagi bukan berarti ada yang malas. Bukan berarti juga alatnya jelek.
Chat dan lembar kerja Excel adalah alat yang sudah dipakai bertahun-tahun dan sudah akrab. Alat baru butuh sedikit usaha sampai terbiasa. Kalau usaha itu datang bersamaan dengan masa sibuk, orang kembali ke alat yang sudah dikenal. Itu wajar.
Dalam banyak kasus, penyebabnya bukan alatnya, melainkan cara memulainya. Cukup dengan menyepakati beberapa hal bersama tim sebelum mulai, hasilnya bisa sangat berbeda.
Lima alasan alat tidak dipakai lagi
Jalan menuju alat yang tidak dipakai lagi biasanya mirip. Ini kelima alasannya.
1Belum ditentukan apa yang dicatat
Kalau dimulai dengan “tulis saja semuanya di alat”, setiap orang mencatat hal yang berbeda.
Ada yang mencatat sampai urusan lima menit, ada yang hanya mencatat pekerjaan besar. Melihat daftarnya pun, pekerjaan tim secara utuh tidak terlihat.
TandaPerbedaan antara yang banyak mencatat dan yang sedikit mencatat sangat besar.
2Jadi dobel dengan chat dan lembar kerja
Meski alat sudah dipakai, permintaan tetap dikirim lewat chat dan lembar kerja Excel tetap diperbarui. Menulis hal yang sama di dua tempat berarti kerja dua kali.
Lagi pula, kalau isi kedua tempat berbeda, muncul pertanyaan “yang benar yang mana?”. Yang bertahan adalah yang sudah akrab dan lebih sedikit repotnya.
TandaDi chat ada permintaan, “Tolong tulis juga di alat, ya.”
3Tidak diperbarui, jadi tidak bisa diandalkan
Sebuah isu berstatus “sedang dikerjakan” selama berminggu-minggu. Padahal sudah lama selesai. Kalau ini terjadi beberapa kali, daftarnya tidak bisa diandalkan lagi.
Daftar yang tidak bisa diandalkan tidak dilihat siapa pun. Daftar yang tidak dilihat tidak diperbarui siapa pun. Begitulah lingkaran yang berujung pada alat yang tidak dipakai mulai berputar.
TandaSetelah melihat daftar, akhirnya Anda tetap bertanya langsung ke orangnya.
4Terlalu banyak diatur di awal
Status dibagi sepuluh tahap. Kolom isian disiapkan dua puluh. Kalau di awal semangat mengatur semuanya, setiap kali mencatat ada makin banyak kolom yang membuat ragu.
Kalau mencatat satu hal butuh tiga menit, meminta lewat chat jadi lebih cepat.
TandaSaat mencatat, tangan berhenti: “Kolom ini diisi apa, ya?”
5Koordinator tidak melihat alat
Anggota tim diminta memakai alat, tetapi koordinator atau atasan tetap menanyakan perkembangan lewat chat atau secara lisan.
Akibatnya, anggota tim tidak punya alasan untuk memperbarui alat. Cukup menjawab saat ditanya.
TandaAtasan bertanya lewat chat, “Yang itu bagaimana?”
Lima hal yang diputuskan sebelum mulai
Setiap alasan punya kesepakatan yang menjadi pasangannya. Sebelum mulai memakai alat, bicarakan dan putuskan bersama tim.
1Batas apa yang dicatat
Tentukan apa yang dicatat dan apa yang tidak. Misalnya, batas seperti ini:
- Apa pun yang diminta kepada orang lain selalu dicatat
- Pekerjaan yang dikerjakan sendiri hanya dicatat jika butuh setengah hari atau lebih
- Urusan lima menit tidak dicatat
2Sepakati “yang benar adalah yang ada di alat”
Untuk permintaan dan keputusan, yang benar adalah yang tertulis di alat. Diskusi dan obrolan santai tetap boleh di chat seperti biasa.
Kalau diminta sesuatu lewat chat, orang yang diminta mencatatnya di alat. Inilah pemisahan “tempat untuk berbicara” dan “tempat untuk meminta” di Bagian 3 seri ini.
Di lembar kerja Excel, hal yang sudah dipindahkan ke alat juga tidak diperbarui lagi. Tidak menulis di dua tempat adalah yang paling penting.
3Kapan memperbarui
“Rajin memperbarui” pasti berhenti saat sibuk. Tentukan waktunya secara konkret.
- Ubah ke “sedang dikerjakan” saat mulai, dan ke “selesai” saat selesai
- Seminggu sekali, sediakan waktu untuk meninjau daftar bersama (misalnya sepuluh menit di Senin pagi)
Tinjauan mingguan membantu menemukan pekerjaan yang macet atau yang lupa diperbarui.
4Mulai dari yang kecil
Mulailah dengan tiga status: “belum mulai”, “sedang dikerjakan”, dan “selesai”. Untuk kolom isian, cukup tugas, penanggung jawab, dan tenggat.
Pekerjaannya pun, di awal batasi satu saja. Kalau terasa kurang, tambahkan saat itu. Cara memulai untuk tim kecil juga dibahas di Bagian 4.
5Koordinator melihat alat lebih dulu
Koordinator atau atasan memeriksa perkembangan di alat sebelum bertanya. Saat bertanya pun, mulai dari alat: “Isu X di alat macet, apa yang menghambat?”
Begitu anggota tim tahu koordinator melihat alat, mereka pun mulai memperbaruinya.
Contoh kesepakatan tim
Jika kelima hal tadi dirangkum sebagai kesepakatan tim, hasilnya seperti ini. Salin apa adanya, lalu sesuaikan dengan tim Anda.
Kesepakatan kami dalam memakai alat
- Apa yang diminta kepada orang lain dan apa yang butuh setengah hari atau lebih dicatat di alat
- Untuk permintaan dan keputusan, yang benar adalah yang tertulis di alat
- Saat mulai ubah ke “sedang dikerjakan”, saat selesai ubah ke “selesai”
- Setiap Senin pagi, kami meninjau daftar bersama selama sepuluh menit
- Perkembangan diperiksa di alat lebih dulu, baru bertanya
Cara menjalani bulan pertama
Apakah alat akan dipakai terus atau tidak, hampir selalu ditentukan di bulan pertama. Dengan contoh persiapan pameran, berikut rencana per minggu.
- Minggu 1: mencatat: sepakati aturannya, lalu catat bersama semua tugas persiapan pameran. Penanggung jawab dan tenggat juga dimasukkan minggu ini.
- Minggu 2: membiasakan pembaruan: “sedang dikerjakan” saat mulai, “selesai” saat selesai. Kalau koordinator melihat ada yang lupa diperbarui, ia mengingatkan tanpa menyalahkan.
- Minggu 3: tetap meninjau: kesibukan bertambah dan pembaruan mudah berhenti. Apa pun yang terjadi, tinjauan hari Senin tetap dijalankan.
- Minggu 4: menengok ke belakang: setelah sebulan memakai, semua orang menyampaikan apa yang menyulitkan. Putuskan apakah kesepakatan diubah, kolom ditambah, atau dikurangi.
Jangan lewatkan tinjauan di minggu 4. Bagian yang merepotkan dan dibiarkan begitu saja adalah titik awal alat mulai ditinggalkan. Sebaliknya, alat yang Anda sesuaikan sendiri akan menjadi alat milik tim Anda.
Kalau tetap tidak dipakai
Kesepakatan sudah dibuat, sudah dijalani sebulan, tetapi alat tetap tidak dipakai. Kalau begitu, tinjau dengan urutan berikut.
- Kurangi kesepakatan: aturan yang tidak dijalankan hampir selalu terlalu banyak atau terlalu rinci. Tidak apa-apa mengurangi sampai “hanya mencatat apa yang diminta kepada orang lain”.
- Ganti pekerjaan yang dimasukkan: pekerjaan yang pertama dipilih mungkin terlalu singkat atau bisa diselesaikan satu orang, sehingga kurang cocok untuk alat. Coba lagi dengan pekerjaan yang banyak melibatkan serah terima antarorang.
- Pertanyakan apakah alatnya cocok: layarnya sulit dipahami, mencatat terlalu repot, atau fiturnya terlalu banyak sampai bingung. Kalau itu alasannya, mengganti alat adalah pilihan yang masuk akal.
Mengganti alat bukan kegagalan. Setelah mencoba satu alat, Anda pasti jauh lebih paham apa yang dibutuhkan tim Anda.
SeriApa yang perlu dilihat saat memilih berikutnya dibahas lebih rinci di Bagian 6: “Yang perlu diperhatikan saat memilih alat pertama”
Ringkasan
Dalam banyak kasus, alat tidak dipakai lagi bukan karena alatnya, melainkan karena cara memulainya. Ini kelima alasannya:
- Belum ditentukan apa yang dicatat
- Jadi dobel dengan chat dan lembar kerja
- Tidak diperbarui, jadi tidak bisa diandalkan
- Terlalu banyak diatur di awal
- Koordinator tidak melihat alat
Sebelum mulai, sepakati lima hal bersama tim: batas apa yang dicatat, bahwa yang benar adalah yang ada di alat, kapan memperbarui, mulai dari yang kecil, dan koordinator melihat alat lebih dulu. Dengan begitu, peluang alat dipakai terus jauh lebih besar.
Dan di akhir bulan pertama, pastikan menyediakan waktu untuk menengok ke belakang.
Jika ingin mencobanya
Jika Anda berpikir “kalau mulai dari yang kecil, mungkin bisa dicoba”, berikut satu pilihan: GeckoFlag, alat yang dipakai untuk contoh layar di artikel ini.
- Bisa melihat tampilannya sebelum membeli: tersedia demo publik.
- Tidak perlu mengatur semuanya dulu: setelah dipasang, Anda bisa mulai dengan membuat proyek dan menambahkan isu. Administrator bisa menambah status dan jenis isu serta mengubah namanya (masing-masing sampai 10).
- Tugas Anda terlihat sekilas: dasbor menampilkan isu yang ditugaskan kepada Anda.
- Tanpa biaya bulanan, berapa lama pun dipakai: sekali bayar $30. Menambah orang tidak dikenai biaya tambahan. Biaya server perlu disiapkan terpisah. Rinciannya ada di halaman harga.
- Pemasangan mengikuti panduan di layar: Anda menaruh berkas di server, lalu mengisi langkah-langkah yang ditampilkan browser. Tidak perlu memakai baris perintah. Langkah-langkahnya ada di halaman Instalasi pada panduan.
Sebaliknya, alat ini kurang cocok untuk tim yang ingin menyesuaikan semuanya secara detail. Tidak ada fitur untuk menambah kolom sendiri atau mengatur alur kerja secara rinci.
Jika situs perusahaan Anda sudah berada di shared hosting, mungkin GeckoFlag bisa dipasang di sana. Syarat yang diperlukan bisa dicek di halaman Persyaratan Sistem pada panduan.
Catatan: jika perusahaan Anda sudah punya domain sendiri, kebanyakan shared hosting memungkinkan Anda membuat subdomain seperti “geckoflag.perusahaananda.co.id” dan memasangnya di sana. Dengan begitu, Anda tidak perlu membeli domain baru.
Di demo, tambahkan satu isu lalu ubah statusnya. Anda akan merasakan seberapa repot memperbaruinya.