Mengapa Permintaan Lewat Email dan Chat Mudah Tenggelam? Penyebab Permintaan Terlewat, dan Cara Memisahkan “Tempat untuk Berbicara” dari “Tempat untuk Meminta”

Permintaan yang diajukan atau diterima lewat chat dan email sering tenggelam tanpa ada yang sadar. Ini terjadi di banyak tempat kerja. Artikel ini menjelaskan mengapa permintaan tenggelam, sejauh mana kebiasaan chat yang lebih baik bisa mencegahnya, dan apa yang berubah jika permintaan dicatat di sebuah alat.

Catatan: artikel ini ditulis oleh pengembang GeckoFlag.

Chat dan email adalah alat komunikasi yang baik

Perlu dikatakan sejak awal: sebagai alat komunikasi, chat dan email sama-sama dibuat dengan baik.

• Chat itu cepat: Anda bisa langsung bertanya begitu terpikir sesuatu. Balasan singkat sudah cukup untuk membuat pekerjaan bergerak.
• Email menjangkau pihak luar: komunikasi dengan klien dan pemasok sampai sekarang sebagian besar masih lewat email.
• Siapa pun bisa memakainya: hampir tidak ada hal baru yang perlu dipelajari.

Masalahnya bukan pada kualitas alat-alat ini. Kesulitan muncul ketika alat yang dibuat untuk berbicara juga diharapkan memastikan setiap permintaan selesai sampai akhir.

Enam alasan permintaan tenggelam

Permintaan tidak tenggelam karena ada yang malas. Chat dan email dibuat dengan cara yang membuat permintaan mudah hilang.

1Pesan baru mendorongnya menjauh

Di chat maupun email, pesan baru terus menumpuk di atas atau di bawah. Pesan yang meminta sesuatu untuk hari Jumat akan keluar dari layar begitu topik lain menyusul.

Mungkin Anda ingat saat membacanya, tetapi tidak ada yang mengingatkannya lagi beberapa hari kemudian.

TandaAnda sering menggulir ke belakang sambil berpikir, “Tadi diminta di mana, ya?”

2“Siap” mengakhiri percakapan

Ketika orang yang dimintai menjawab “Siap”, percakapan berhenti di situ. Padahal permintaannya sendiri belum selesai.

Di chat tidak ada tempat untuk menandai “ini sudah selesai” atau “masih dikerjakan”. Satu-satunya cara untuk tahu sudah selesai atau belum adalah bertanya lagi.

TandaBanyak pesan susulan seperti “Yang itu bagaimana kabarnya?”

3Pesan singkat menghilangkan hal yang penting

Pesan chat biasanya singkat: “Yang itu, besok ya.” “Seperti biasa saja.” Orang yang meminta mengira lawan bicaranya sudah paham, lalu melewatkan hal-hal penting.

Orang yang dimintai sungkan bertanya, merasa sudah paham, lalu menjawab “Siap”. Apa persisnya, sampai sejauh mana, dan dalam bentuk apa? Poin-poin pentingnya tidak ditulis oleh kedua pihak.

Dalam contoh pameran, misalnya “Undangannya seperti biasa”. Apakah memakai teks tahun lalu? Apakah daftar tamunya sama? Dicetak atau dikirim lewat email? Salah paham biasanya baru ketahuan saat hasilnya diperlihatkan.

TandaSaat memperlihatkan hasil pekerjaan, kadang Anda mendengar, “Bukan itu maksud saya.”

4Jika penerimanya banyak, tidak jelas siapa yang bertugas

Seperti di adegan pembuka, permintaan yang datang lewat CC atau di grup besar dibaca semua orang, dan semua orang cenderung berpikir, “Pasti ada yang mengerjakan.”

Nama Anda ada di daftar penerima tidak sama dengan Anda yang bertanggung jawab.

Tanda“Saya kira Rina sudah membalas” terus terjadi.

5Permintaan tersebar di mana-mana

Klien mengirim email, rekan kerja memakai chat, atasan menyampaikan langsung, dan yang mendesak datang lewat telepon. Permintaan masuk dari banyak pintu.

Untuk melihat semua yang diminta dari Anda, Anda harus memeriksa kotak masuk, setiap grup chat, dan catatan di agenda.

TandaAnda menyalin daftar tugas ke kertas atau aplikasi catatan agar tidak terlewat.

6Tenggat tersembunyi di dalam kalimat

“Sekitar minggu depan.” “Sebelum pameran.” “Secepatnya kalau bisa.” Di chat, tenggat sering ditulis sebagai bagian dari kalimat.

Karena tidak dicatat sebagai tanggal, tidak ada yang sadar ketika tenggatnya mendekat.

TandaKadang Anda baru ingat tenggat pada hari itu juga atau sehari sebelumnya, lalu jadi terburu-buru.

Penyebab yang sama

Keenam alasan itu berasal dari tempat yang sama. Chat dan email menyusun percakapan menurut urutan waktu, tetapi tidak punya tempat untuk mencatat dengan jelas isi permintaan, siapa yang bertugas, tenggatnya, dan apakah sudah selesai.

Adegan “permintaan tenggelam” di Bagian 1 seri ini dan masalah “menulis di lembar kerja tidak memberi tahu orangnya” di Bagian 2 berakar dari hal yang sama.

Sejauh mana kebiasaan chat yang lebih baik bisa membantu

Sebelum memakai alat, Anda juga bisa mencegah sebagian masalah ini dengan mengubah cara memakai chat dan email.

• Beri tanda: sebagian besar aplikasi chat dan email bisa menandai pesan atau memasang pengingat. Jika permintaan diberi tanda, Anda tetap bisa menemukannya meski sudah tergulir jauh.
• Minta kepada satu orang dengan menyebut nama: saat meminta di grup, tentukan satu orang, misalnya “Rina, bisa tolong urus ini?”. Meski penerimanya banyak, jelas siapa yang bertugas.
• Tulis dengan lengkap: alih-alih “yang itu” atau “seperti biasa”, tulis apa yang Anda butuhkan dan dalam bentuk apa. Orang yang dimintai juga langsung menanyakan hal yang belum jelas.
• Pakai tanggal: alih-alih “sekitar minggu depan”, tulis “paling lambat Selasa, 20 Oktober”.
• Kabari jika sudah selesai: setelah selesai, orang yang dimintai cukup membalas “Sudah selesai”.

Semua ini bisa dimulai hari ini juga. Jika timnya kecil dan permintaannya tidak banyak, cara ini mungkin sudah cukup.

Batas dari kebiasaan saja

Meski begitu, kebiasaan-kebiasaan ini punya batas.

Pertama, tanda hanya terlihat oleh Anda sendiri. Anda bisa melacak permintaan Anda sendiri, tetapi tim tidak bisa melihat siapa sedang memegang apa saat ini. Orang yang mengoordinasikan semuanya tetap harus menanyai satu per satu.

Kedua, semuanya runtuh jika tidak dijalankan oleh semua orang. Cukup satu orang lupa menulis tanggal atau membalas “Sudah selesai”, permintaan mulai tenggelam lagi.

Pisahkan “tempat untuk berbicara” dan “tempat untuk meminta”

Cara paling ampuh untuk mengurangi permintaan yang tenggelam adalah memisahkan tempatnya.

• Tempat untuk berbicara: chat dan email. Diskusi, konfirmasi, obrolan santai, dan komunikasi dengan klien.
• Tempat untuk meminta: alat manajemen proyek. Setiap permintaan yang sudah disepakati dicatat sebagai satu item tersendiri, lengkap dengan penanggung jawab dan tenggatnya.

Anda tidak perlu berhenti memakai chat atau email. Diskusi tetap di chat seperti biasa, dan hanya hal yang sudah diputuskan yang dipindahkan ke alat.

Hanya tiga langkah

Mari pakai permintaan gambar dari kontraktor booth di adegan pembuka.

1. Terima lewat email atau chat: permintaan perbaikan dari kontraktor masuk. Jika perlu, bicarakan di chat siapa yang akan menanganinya.
2. Tambahkan satu item di alat: “Perbaiki ukuran gambar booth dan kirim kembali ke kontraktor.” Satu penanggung jawab, tenggat hari Rabu. Di kolom deskripsi, salin bagian yang perlu diperbaiki dari email kontraktor.
3. Balas di chat dengan satu kalimat: “Sudah saya catat di alat. Rina yang menangani.”

Setelah itu, perkembangannya ditulis di item tersebut. Jika sudah selesai, statusnya diubah menjadi selesai.

Yang perlu disepakati lebih dulu

Memisahkan tempat butuh kesepakatan tim. Di awal, dua aturan ini sudah cukup:

• Setiap permintaan dicatat di alat sebagai satu item, meski disampaikan langsung atau lewat chat
• Permintaan yang datang lewat email dari luar perusahaan dicatat oleh orang yang menerimanya

Jika kesepakatan tidak dijalankan, alatnya jadi tidak dipakai. Ini juga kegagalan yang sering terjadi.

SeriDibahas lebih rinci di Bagian 5: “Mengapa alat tidak dipakai lagi setelah diterapkan, dan apa yang perlu diputuskan lebih dulu”

Apa yang berubah jika permintaan dicatat di alat

Jika permintaan dicatat di alat, keenam alasan di atas masing-masing berubah seperti ini:

Satu hal lagi yang berubah: cara memberi tahu. Banyak alat bisa mengirim notifikasi kepada orang yang terkait saat item ditambahkan atau ditulisi komentar. Tidak perlu lagi mengirim pesan chat terpisah berisi “Sudah saya tulis di lembar kerja, tolong dicek”.

Ringkasan

Permintaan tenggelam di chat dan email bukan karena ada yang malas, melainkan karena alat yang dibuat untuk berbicara tidak punya tempat untuk mencatat dengan jelas isi, penanggung jawab, tenggat, dan status sebuah permintaan.

Jika tanda-tanda berikut muncul, saatnya memikirkan di mana permintaan Anda sebaiknya disimpan:

• Anda menggulir chat dan email ke belakang untuk mencari di mana Anda diminta
• Banyak pesan “Yang itu bagaimana kabarnya?”
• Saat memperlihatkan hasil, Anda mendengar “Bukan itu maksud saya”
• “Saya kira Rina yang mengerjakan” terus terjadi
• Anda menyalin daftar tugas ke kertas atau aplikasi catatan
• Anda baru ingat tenggat di menit terakhir lalu terburu-buru

Mulailah dengan kebiasaan chat yang lebih baik. Jika permintaan masih tenggelam, cobalah memisahkan tempatnya: diskusi di chat, permintaan di alat.

Jika ingin mencobanya

Jika Anda berpikir “kami butuh tempat untuk permintaan kami”, berikut satu pilihan: GeckoFlag, alat yang dipakai untuk contoh layar di artikel ini.

• Bisa melihat tampilannya sebelum membeli: tersedia demo publik.
• Satu penerima tugas per isu: jelas siapa yang bertugas. Dasbor menampilkan daftar isu yang ditugaskan kepada Anda.
• Pilih siapa yang diberi tahu: saat menambahkan isu atau memposting komentar, anggota yang Anda pilih menerima notifikasi lewat email. Langkahnya ada di halaman Komentar pada Isu di panduan.
• Pemasangan mengikuti panduan di layar: Anda menaruh berkas di server, lalu mengisi langkah-langkah yang ditampilkan browser. Tidak perlu memakai baris perintah. Langkah-langkahnya ada di halaman Instalasi pada panduan.
• Sekali bayar $30: tidak ada biaya bulanan, dan menambah orang tidak dikenai biaya tambahan. Biaya server perlu disiapkan terpisah. Rinciannya ada di halaman harga.

Perlu dicatat, GeckoFlag tidak terintegrasi dengan aplikasi chat seperti Slack atau layanan email seperti Gmail. Cara memakainya adalah dengan memisahkan tempat: diskusi di chat, permintaan di GeckoFlag.

Jika situs perusahaan Anda sudah berada di shared hosting, mungkin GeckoFlag bisa dipasang di sana. Syarat yang diperlukan bisa dicek di halaman Persyaratan Sistem pada panduan.

Catatan: jika perusahaan Anda sudah punya domain sendiri, kebanyakan shared hosting memungkinkan Anda membuat subdomain seperti “geckoflag.perusahaananda.co.id” dan memasangnya di sana. Dengan begitu, Anda tidak perlu membeli domain baru.

Mulailah dari demo, lalu coba catat satu hal yang baru-baru ini diminta dari Anda lewat chat.