Seri: Tips Manajemen Tugas untuk TimBagian 6
Bagaimana Menyampaikan Kemajuan Pekerjaan? Berapa Banyak Status dan Kapan Mengubahnya
Tentang seri ini
“Tips Manajemen Tugas untuk Tim” adalah seri delapan bagian, ditambah satu artikel bonus, untuk tim yang baru mulai memakai alat manajemen tugas atau manajemen proyek. Isinya berlaku untuk bidang usaha apa pun, dan bagian-bagiannya bisa dibaca dalam urutan apa pun.
- Pekerjaan dikelompokkan berdasarkan apa?
- Cara menulis tugas yang mudah dipahami
- Seberapa kecil tugas perlu dipecah?
- Cara menentukan penanggung jawab dan tenggat
- Cara membalas komentar
- Bagaimana menyampaikan kemajuan pekerjaan?Artikel ini
- Cara menulis saat berkomunikasi dengan pihak luar perusahaan
- Cara menuntaskan tugasSegera hadir
Bonus: “Cara menulis agar dipahami rekan yang berbeda bahasa” (segera hadir)
Tanpa perlu bertanya “Urusan itu bagaimana kabarnya?”, kemajuan pekerjaan sudah terlihat hanya dengan melihat daftar. Itulah gunanya “status” (keadaan tugas). Namun, jika jumlahnya terlalu banyak atau tidak diperbarui, status justru membuat keadaan sebenarnya tidak terlihat.
Catatan: artikel ini ditulis oleh pengembang GeckoFlag.
Kesimpulan: mulai dengan 3–5 status, dan tentukan siapa yang mengubahnya dan kapan
Untuk status, yang lebih penting daripada jumlahnya adalah semua orang memakainya dengan arti yang sama dan rajin mengubahnya. Mulailah dengan sedikit status, lalu tentukan siapa yang mengubahnya dan kapan. Dengan begitu, kemajuan pekerjaan terlihat hanya dengan melihat daftar.
Mengapa mulai dengan sedikit
Jika statusnya banyak, setiap orang memilih dengan caranya sendiri. Mengubahnya jadi merepotkan, dan lama-lama tidak ada yang memperbaruinya. Mulailah dengan sedikit, lalu tambahkan jika berkali-kali muncul keadaan yang ingin Anda bedakan.
Bentuk dasarnya
Kebanyakan tim cukup memakai empat status berikut.
- Belum dimulai
- Sedang dikerjakan
- Menunggu pengecekan
- Selesai
Yang penting adalah “Menunggu pengecekan”. Jika Anda memisahkan pekerjaan yang sudah selesai tetapi masih menunggu dicek oleh orang yang meminta, akan terlihat “saat ini pekerjaan ada di tangan siapa”. Jika status tetap “Sedang dikerjakan” selama menunggu pengecekan, orang yang meminta mengira pekerjaannya masih berjalan, dan pekerjaan pun terhenti.
Jika ingin menambah, mulailah dengan “Ditunda”. Pakai status ini untuk hal yang tidak bisa Anda lanjutkan sendiri, misalnya saat menunggu balasan dari klien. Saat mengubah status menjadi ditunda, tulis alasannya dan kapan akan ditinjau lagi di komentar.
Contoh untuk berbagai jenis pekerjaan
Nama status lebih mudah melekat jika disesuaikan dengan kata-kata yang biasa dipakai dalam pekerjaan itu.
| Pekerjaan | Contoh status |
|---|---|
| Menerima permintaan dari dalam perusahaan (bagian umum, dll.) | Diterima → Sedang dikerjakan → Selesai |
| Persiapan acara | Belum dimulai → Sedang diatur → Dikonfirmasi → Selesai |
| Pembuatan materi cetak | Belum dimulai → Sedang dibuat → Menunggu koreksi → Dikirim ke percetakan → Selesai |
| Permintaan perbaikan di kontraktor bangunan | Diterima → Menyusun penawaran → Menunggu pengerjaan → Dalam pengerjaan → Selesai |
Siapa yang mengubah, dan kapan
Status tidak sesuai dengan keadaan sebenarnya saat belum ditentukan “siapa yang mengubahnya”.
- Ubah menjadi “Sedang dikerjakan” saat penanggung jawab mulai mengerjakan
- Ubah menjadi “Menunggu pengecekan” saat penanggung jawab meminta pengecekan. Saat itu, alihkan penanggung jawab ke orang yang akan mengecek, supaya jelas siapa yang harus bergerak berikutnya
- Ubah menjadi “Selesai”: orang yang meminta atau penanggung jawab? Tentukan salah satunya bersama tim
Cara menentukan kapan pekerjaan dianggap selesai dibahas lebih rinci di Bagian 8.
Cara menulis laporan kemajuan
Hal yang tidak tersampaikan lewat status saja, lengkapi dengan komentar. Daripada persentase seperti “Sudah sekitar 70%”, menulis tiga hal berikut lebih mudah dipahami.
Contoh laporan kemajuan
- Sudah selesai: pemesanan tempat dan pembuatan daftar perlengkapan
- Masih tersisa: pemesanan perlengkapan (penawaran harga dari 2 di antara 3 perusahaan belum masuk)
- Rencana berikutnya: begitu semua penawaran masuk, saya pesan paling lambat hari Kamis
Jika Anda menulis bukan hanya “yang sudah selesai” tetapi juga “yang masih tersisa”, masalah lebih cepat ketahuan.
Hal yang sering membuat tersandung
1Status tidak lagi sesuai dengan keadaan sebenarnya
Seminggu sekali, sebentar saja tidak apa-apa, lihat daftar dan sesuaikan status dengan keadaan sebenarnya. Jika ada rapat rutin, cara paling mudah adalah berbagi layar di rapat itu.
2“Sedang dikerjakan” terus menumpuk
Tugas yang sebenarnya sudah berhenti, tetapi tetap berstatus “Sedang dikerjakan”, makin lama makin banyak. Ubah tugas yang menunggu balasan orang lain menjadi ditunda, dan tutup tugas yang sudah diputuskan tidak dikerjakan lagi dengan menuliskan alasannya.
Contohnya, pernah terjadi seperti ini
Sebuah tim menyiapkan delapan status. Cara memakai “Dalam proses” dan “Sedang direvisi” berbeda-beda bagi tiap orang, sehingga keadaan tidak terlihat meskipun daftar sudah dilihat. Tim itu menguranginya menjadi empat dan menetapkan “saat mengubah ke Menunggu pengecekan, kembalikan penanggung jawab ke orang yang meminta”. Hanya dengan itu, tidak ada lagi pengecekan yang terlewat.
Cara memakainya di GeckoFlag
- Nama dan warna status bisa ditentukan dengan bebas. Jumlahnya hingga 10, sudah cukup untuk “mulai dengan sedikit”.
- Ada status yang dianggap selesai, dan isu yang diubah ke status itu tidak lagi muncul di “Isu Saya” pada dasbor.
- Di papan Kanban, isu bisa dilihat tersusun per status. Di PC, Anda bisa mengubah status dengan menyeret kartu, jadi praktis untuk peninjauan seminggu sekali.
- Saat memposting komentar, Anda bisa sekaligus mengubah status dan penerima tugas. “Ubah ke Menunggu pengecekan dan kembalikan penerima tugas” cukup dengan satu kali langkah.
- Daftar isu bisa difilter berdasarkan status.
Anda bisa mencoba layar sebenarnya di demo.
Ringkasan
Mulailah dengan 3–5 status, dan masukkan “Menunggu pengecekan” agar terlihat pekerjaan ada di tangan siapa. Tentukan siapa yang mengubahnya dan kapan, lalu dalam laporan kemajuan tulis “yang sudah selesai, yang masih tersisa, dan rencana berikutnya”. Di bagian berikutnya, kita membahas cara menulis saat berkomunikasi dengan pihak luar perusahaan, seperti klien dan pemasok.
SeriBaca juga Bagian 5, “Cara membalas komentar”
SeriBagian 8, “Cara menuntaskan tugas” (segera hadir)