Pekerjaan Dikelompokkan Berdasarkan Apa? Cara Membagi Proyek per Kegiatan, Tim, atau Periode

Saat tim mulai memakai alat manajemen tugas, hal pertama yang sering membuat bingung adalah cara membuat proyek. Jika dibagi terlalu kecil, pekerjaan yang dicari sulit ditemukan. Jika digabung terlalu besar, notifikasi tentang hal yang tidak berkaitan terus berdatangan.

“Proyek” di sini berarti wadah untuk mengelompokkan pekerjaan di dalam alat. Di beberapa alat, wadah ini disebut “papan”, “ruang”, atau “daftar”. Artikel ini menjelaskan cara berpikir dalam membagi pekerjaan yang berlaku untuk alat apa pun.

Catatan: artikel ini ditulis oleh pengembang GeckoFlag.

Kesimpulan: satukan pekerjaan yang dilihat oleh orang yang sama

Jika ragu, putuskan dengan satu pertanyaan: “Siapa yang perlu melihat pekerjaan ini?” Jika orang yang perlu melihatnya sama, satukan dalam satu proyek. Jika berbeda, pisahkan.

Banyak alat menentukan siapa yang bisa melihat apa, dan ke mana notifikasi dikirim, berdasarkan anggota proyek. Jika proyek dipisahkan berdasarkan siapa yang perlu melihat, informasi tidak akan terlihat oleh orang yang tidak berkepentingan, dan notifikasi tidak akan sampai ke orang yang tidak terkait.

Tiga cara membagi yang umum dipakai

Geser tabel ke samping →

Membagi per kegiatan

Cara ini cocok untuk pekerjaan yang awal dan akhirnya jelas. Jika orang yang terlibat berbeda untuk tiap klien atau tiap lokasi, cara ini yang paling wajar. Proyek bisa ditutup setelah selesai, jadi Anda bisa melihat sekilas hanya pekerjaan yang sedang berjalan.

Membagi per departemen atau tim

Cara ini cocok untuk pekerjaan yang berlangsung setiap hari, seperti permintaan perlengkapan ke bagian umum atau pekerjaan rutin di toko, yang selalu dikerjakan oleh orang-orang yang sama. Karena tidak ada akhirnya, isinya terus bertambah. Atur cara melihatnya, misalnya dengan menyembunyikan yang sudah selesai atau mengurutkan berdasarkan tenggat.

Membagi per periode

Cara ini cocok untuk pekerjaan yang berulang setiap tahun atau setiap bulan. Cukup buka proyek periode sebelumnya, dan Anda bisa melakukan persiapan yang sama dengan urutan yang sama.

Boleh dikombinasikan

Kenyataannya, tidak banyak tim yang cukup dengan satu cara saja. Misalnya, kontraktor bangunan bisa membagi pekerjaan konstruksi untuk tiap pemilik rumah “per kegiatan”, dan pekerjaan sehari-hari kantor “per departemen”. Mencampur cara membagi bukan masalah. Yang penting, saat ada pekerjaan baru, tidak ada yang bingung harus menaruhnya di mana.

Tiga kesalahan yang sering terjadi

1Membagi terlalu kecil

Contohnya, membuat proyek hanya untuk satu pekerjaan. Satu pekerjaan seperti itu dicatat sebagai tugas di dalam proyek. Sebagai patokan, pertimbangkan apakah proyek itu kemungkinan akan berisi 10 tugas atau lebih, atau akan berjalan beberapa minggu atau lebih. Jika keduanya tidak terpenuhi, masukkan ke proyek yang sudah ada.

2Memasukkan semuanya ke satu proyek

Jika pekerjaan semua orang dimasukkan ke satu proyek, notifikasi juga sampai ke orang yang tidak terkait. Informasi yang tidak perlu ditunjukkan bahkan bisa terlihat oleh orang luar perusahaan.

3Membagi per orang

Contohnya, proyek dibagi per orang, seperti “Proyek Pak Tanaka”. Setiap kali penanggung jawab berganti, tugas harus dipindahkan ke proyek lain. Tunjukkan siapa pemilik pekerjaan lewat penanggung jawab tugas, bukan lewat proyek (cara menentukan penanggung jawab dibahas di Bagian 4, “Cara menentukan penanggung jawab dan tenggat”).

Cara memberi nama

• Buat nama yang langsung menjelaskan isinya: “Brosur Musim Gugur 2026 Perusahaan A”, “Renovasi Toko Depan Stasiun”
• Samakan urutan: tentukan urutannya, misalnya klien → isi → waktu, agar proyek mudah dicari di daftar
• Jangan membuat proyek “Lain-lain” atau “Serba-serbi”: wadah yang bisa diisi apa saja akan cepat tidak jelas isinya

Contohnya, pernah terjadi seperti ini

Cara membuatnya di GeckoFlag

Di GeckoFlag, anggota dan tamu hanya dapat melihat proyek yang mereka ikuti (administrator dapat melihat semua proyek). Jadi, prinsip “membagi berdasarkan siapa yang perlu melihat” bisa langsung diterapkan.

• Untuk setiap proyek, Anda mengatur nama proyek, deskripsi, pemilik proyek, tanggal mulai dan selesai, serta anggota yang ikut serta
• Project key (hingga 5 huruf dan angka) dipasang di depan nomor isu. Misalnya, jika key diatur menjadi “SHOP”, isu akan diberi nomor otomatis “SHOP-1”, “SHOP-2”, dan seterusnya. Pilih key yang singkat dan langsung menunjukkan pekerjaan apa itu
• Proyek yang sudah selesai bisa ditandai selesai
• Orang luar perusahaan bisa diundang sebagai “tamu”, hanya ke proyek yang mereka ikuti (dibahas di Bagian 7, “Cara menulis saat berkomunikasi dengan pihak luar perusahaan”)

Anda bisa mencoba layar sebenarnya di demo.

Ringkasan

Kelompokkan pekerjaan ke dalam proyek berdasarkan siapa yang perlu melihatnya. Pada dasarnya, pekerjaan yang punya awal dan akhir dibagi per kegiatan, pekerjaan yang terus berjalan per departemen, dan pekerjaan yang berulang per periode. Di bagian berikutnya, kita membahas cara menulis tugas di dalam proyek agar mudah dipahami.

TerkaitMengapa alat tidak dipakai lagi setelah diterapkan, dan apa yang perlu diputuskan lebih dulu, dibahas di Bagian 5 seri pemula kami “Alat Manajemen Proyek Pertama Anda”, “Mengapa Alat Tidak Dipakai Lagi setelah Diterapkan, dan Apa yang Perlu Diputuskan Lebih Dulu”

SeriBagian 2, “Cara menulis tugas yang mudah dipahami”