Seri: Tips Manajemen Tugas untuk TimBagian 2
Cara Menulis Tugas yang Mudah Dipahami: Judul, Deskripsi, dan Syarat Selesai
Tentang seri ini
“Tips Manajemen Tugas untuk Tim” adalah seri delapan bagian, ditambah satu artikel bonus, untuk tim yang baru mulai memakai alat manajemen tugas atau manajemen proyek. Isinya berlaku untuk bidang usaha apa pun, dan bagian-bagiannya bisa dibaca dalam urutan apa pun.
- Pekerjaan dikelompokkan berdasarkan apa?
- Cara menulis tugas yang mudah dipahamiArtikel ini
- Seberapa kecil tugas perlu dipecah?
- Cara menentukan penanggung jawab dan tenggat
- Cara membalas komentar
- Bagaimana menyampaikan kemajuan pekerjaan?
- Cara menulis saat berkomunikasi dengan pihak luar perusahaan
- Cara menuntaskan tugasSegera hadir
Bonus: “Cara menulis agar dipahami rekan yang berbeda bahasa” (segera hadir)
Anda sudah membuat tugas, tetapi orang yang menerimanya malah balik bertanya. Atau hasil yang dikirim ternyata tidak sesuai bayangan Anda. Sebagian besar salah paham seperti ini bisa dicegah lewat cara menulis tugasnya.
Penyebabnya biasanya sama: hal yang ada di kepala orang yang meminta tidak pernah dituliskan. Makin jelas sesuatu bagi orang yang meminta, makin besar kemungkinan hal itu terlewat.
Catatan: artikel ini ditulis oleh pengembang GeckoFlag.
Kesimpulan: judul berisi “apa yang dilakukan”, deskripsi berisi “mengapa, apa, dan sampai mana”
Judul dibaca saat melihat daftar, sedangkan deskripsi dibaca oleh orang yang mengerjakan. Jika keduanya ditulis sesuai perannya masing-masing, keduanya jadi lebih singkat dan lebih mudah dipahami.
Cara menulis judul
Tulis judul agar mudah dibedakan di dalam daftar, dan sekilas terlihat apa yang harus dilakukan agar tugas itu selesai.
| Contoh kurang baik | Contoh yang lebih baik | Alasan |
|---|---|---|
| Selebaran | Membuat dua draf selebaran festival musim gugur | Tidak menyebutkan apa yang harus dilakukan |
| Pemesanan tempat dan persiapan perlengkapan | Memesan tempat / Menyiapkan perlengkapan (dipisah menjadi dua) | Satu tugas berisi dua tindakan |
| Cek | Mengecek nominal di surat penawaran harga | Di dalam daftar, tidak jelas apa yang dicek |
| Soal rapat minggu depan, revisi materi yang diminta klien, kalau bisa minggu ini | Merevisi halaman 3 materi rapat | Detail ditulis di deskripsi, bukan di judul |
Ada empat hal yang perlu diperhatikan.
- Awali dengan kata kerja yang menunjukkan apa yang dilakukan
- Satu tugas, satu tindakan
- Jangan berhenti di “cek” atau “revisi”: tulis apa yang dicek atau apa yang direvisi
- Buat singkat, dan pindahkan detailnya ke deskripsi
Empat hal yang ditulis di deskripsi
1Tujuan (mengapa dikerjakan)
Tujuan menjadi pegangan saat orang yang mengerjakan ragu mengambil keputusan. Jika tertulis “agar pengunjung tahu letak tempat parkir”, ia bisa menentukan sendiri ukuran dan posisi petanya.
2Yang dilakukan
Tulis pekerjaan yang spesifik dalam bentuk poin. Jika ada urutannya, beri nomor.
3Syarat selesai (kapan dianggap selesai)
Inilah bagian yang paling sering terlewat, sekaligus yang paling penting. “Membuat draf selebaran” saja tidak menjelaskan apakah cukup sampai draf kasar, atau sampai file dikirim ke percetakan. Tulis seperti ini: “Selesai jika dua draf A4 satu sisi sudah diunggah ke tugas ini dalam bentuk PDF.”
4Bahan dan referensi
Misalnya, lokasi foto yang akan dipakai, selebaran sebelumnya, atau email dari klien. Tidak ada yang perlu mencarinya, dan pertanyaan seperti “Yang mana yang dipakai?” pun berkurang.
Selain itu, jika tenggat punya alasan tertentu, tuliskan juga (dibahas di Bagian 4, “Cara menentukan penanggung jawab dan tenggat”).
Contoh penulisan
Dalam renovasi toko, seseorang diminta menyusun tata letak rak yang baru.
Judul: Membuat rencana tata letak rak baru
[Tujuan]
Setelah renovasi, kami ingin pelanggan bisa melihat dari pintu masuk sampai ke bagian belakang toko. Saat ini rak di dekat pintu masuk tinggi, sehingga produk di bagian belakang tidak diperhatikan.
[Yang dilakukan]
- Tandai posisi dan tinggi rak saat ini pada denah
- Buat dua rencana tata letak (jumlah rak sama seperti sekarang, 8 unit)
[Syarat selesai]
Selesai jika foto dua rencana tata letak sudah diunggah ke tugas ini. Gambar tangan pun boleh. Versi rapinya akan dibuat sebagai tugas terpisah setelah rencananya dipilih.
[Bahan]
- Denah toko: ada di folder “Renovasi” di folder bersama
- Tabel ukuran rak: foto terlampir
[Alasan tenggat]
Kami ingin menunjukkan rencananya pada rapat dengan kontraktor tanggal 6 November.
Templat yang bisa langsung dipakai
[Tujuan]
[Yang dilakukan]
[Syarat selesai]
[Bahan]
[Alasan tenggat]
Anda tidak perlu mengisi semua bagian setiap kali. Untuk tugas kecil, “Yang dilakukan” dan “Syarat selesai” saja sudah cukup.
Hal yang sering membuat tersandung
1Tidak menuliskan hal yang diputuskan secara lisan
Hal yang diputuskan dalam rapat atau lewat telepon tidak diketahui oleh orang yang tidak hadir. Tambahkan keputusan itu ke deskripsi atau komentar.
2Deskripsi terlalu panjang
Jika seluruh riwayatnya ditulis, instruksi yang penting jadi tenggelam. Simpan riwayatnya di komentar, dan tulis di deskripsi hanya “apa yang perlu dikerjakan sekarang”.
3Mengubah deskripsi diam-diam
Jika isinya berubah di tengah jalan dan Anda hanya mengubah deskripsi, orang yang sedang mengerjakan tidak akan sadar. Jika perubahannya besar, beri tahu juga lewat komentar.
4“Buat yang bagus”, “sebisa mungkin”
Kata yang ukurannya berbeda bagi tiap orang menjadi sumber salah paham. Daripada “buat mencolok”, tulis misalnya “cukup besar agar nama toko terbaca dari jauh”. Gunakan angka atau contoh.
Contohnya, pernah terjadi seperti ini
Sebuah tim meminta perusahaan mitra untuk “memperbaiki banner”, dan hanya itu yang ditulis. Banner itu kembali dengan desain yang berubah seluruhnya. Padahal, yang ingin diperbaiki hanya satu bagian, yaitu tanggalnya.
Jika syarat selesainya ditulis “Ubah tanggal menjadi 3 November. Jangan ubah yang lain”, tidak perlu ada bolak-balik.
Cara menulisnya di GeckoFlag
- Judul isu bisa sampai 50 karakter, sehingga panjangnya dengan sendirinya pas untuk dibaca di daftar
- Deskripsi memakai teks kaya, jadi Anda bisa memakai judul bagian, poin, dan tautan. Hasilnya bisa dicek lewat pratinjau sebelum dikirim
- Jenis isu, prioritas, penerima tugas, tanggal mulai, dan tenggat diatur di kolomnya masing-masing. Di deskripsi, cukup tulis informasi yang tidak ada kolomnya
- Jika templat disimpan di Wiki proyek, anggota bisa menyalin dan memakainya
Anda bisa mencoba layar sebenarnya di demo.
Ringkasan
Tulis judul secara singkat tentang “apa yang dilakukan”, lalu tulis tujuan, yang dilakukan, syarat selesai, dan bahan di deskripsi. Dengan menuliskan syarat selesai saja, pekerjaan ulang bisa jauh berkurang. Di bagian berikutnya, kita membahas seberapa kecil tugas sebaiknya dipecah.
SeriCara membagi pekerjaan menjadi proyek dibahas di Bagian 1, “Pekerjaan dikelompokkan berdasarkan apa?”
SeriBagian 3, “Seberapa kecil tugas perlu dipecah?”
TerkaitMengapa permintaan lewat chat atau email mudah tenggelam dibahas di Bagian 3 seri pemula kami “Alat Manajemen Proyek Pertama Anda”, “Mengapa Permintaan Lewat Email dan Chat Mudah Tenggelam?”