Agar Pekerjaan Tetap Berjalan saat Menunggu Persetujuan Klien: Cara Meminta Keputusan dari Klien

Di bagian sebelumnya, kita membahas cara menyaring opsi yang dibuat dengan AI menjadi dua atau tiga dan mencatat alasan memilih salah satunya. Dalam banyak kasus, opsi yang sudah disaring itu kemudian ditunjukkan kepada klien untuk mereka putuskan.

Dalam proyek kreatif, waktu tunggu yang paling lama biasanya adalah menunggu tinjauan klien. Sejak AI mempercepat pekerjaan, waktu tunggu ini makin menonjol. Artikel ini membahas secara berurutan cara mengirim permintaan tinjauan, cara menetapkan tenggat, perlu tidaknya mengundang klien ke alat manajemen Anda, dan cara mencatat jawaban mereka.

Catatan: artikel ini ditulis oleh pengembang GeckoFlag.

Lima alasan tinjauan klien berlarut-larut

Saat jawaban tak kunjung datang, mudah sekali mengira klien hanya sedang sibuk. Namun, jika Anda meninjau ulang cara Anda meminta, ada cukup banyak waktu tunggu yang bisa dikurangi dari pihak Anda sendiri. Berikut lima alasan yang sering terjadi.

• Permintaan dikirim sedikit demi sedikit: jika hal-hal dikirim satu per satu lewat chat atau email, klien tidak bisa melihat gambaran utuhnya. Tanpa tahu mana yang mendesak atau berapa yang tersisa, mereka menundanya.
• Tidak tertulis apa yang perlu diputuskan: “Mohon dicek” saja tidak menjelaskan apakah Anda ingin mereka melihat, memilih, atau menyetujui.
• Tidak ada tenggat, atau tidak ada alasannya: permintaan tanpa tenggat tergeser oleh pekerjaan yang punya tenggat. Tanggal tanpa alasan juga membuat kontak Anda tidak punya penjelasan untuk rekan-rekannya mengapa hal itu mendesak.
• Tidak jelas siapa yang memutuskan di pihak klien: apakah kontak Anda bisa memutuskan sendiri, atau perlu keputusan atasan atau direksi? Jika hal ini tidak jelas, tinjauan akan macet di internal perusahaan klien.
• Waktu untuk tinjauan internal klien tidak diperhitungkan: tidak jarang butuh beberapa hari sampai kontak Anda meneruskannya ke atasan dan mengumpulkan jawabannya.

Dalam adegan di awal artikel, kelima hal ini terjadi sekaligus.

TerkaitMengapa permintaan lewat chat atau email mudah tenggelam juga dibahas di Bagian 3 seri pemula kami, “Alat Manajemen Proyek Pertama Anda”: “Mengapa permintaan lewat email dan chat mudah tenggelam?”

Kirim permintaan tinjauan sebagai “daftar hal yang perlu diputuskan”

Jangan mengirim permintaan tinjauan sedikit demi sedikit. Kirim sekaligus pada hari yang sudah ditetapkan setiap minggu. Misalnya, sepakati dengan klien di awal proyek: “Setiap Selasa pagi, kami akan mengirim daftar hal yang perlu Anda putuskan minggu itu.”

Untuk setiap hal dalam daftar, tuliskan isi berikut. Kami sajikan sebagai templat yang bisa langsung Anda pakai.

Ada dua kiat dalam menulis daftar ini.

Pertama, selalu sertakan rekomendasi. Jika Anda hanya menjajarkan pilihan, klien harus memikirkannya dari nol. Dengan rekomendasi dan alasannya, makin banyak hal yang bisa selesai hanya dengan jawaban “Pakai yang itu saja.”

Kedua, tentukan sejak awal apa yang terjadi jika belum diputuskan sampai tenggat. Cara seperti “Jika sampai tenggat belum ada jawaban, kami akan melanjutkan dengan opsi yang kami rekomendasikan” sangat ampuh agar pekerjaan tidak berhenti karena menunggu jawaban. Namun, pakai cara ini hanya jika sudah disepakati dengan klien di awal proyek, atau jika memang diatur dalam kontrak. Jika Anda melanjutkan sepihak tanpa kesepakatan, nanti bisa muncul tanggapan “Kami tidak pernah diberi tahu,” dan pekerjaan ulang justru bertambah.

PerhatianJelaskan “kami akan melanjutkan jika tidak ada jawaban” sebagai bagian dari cara kerja Anda saat rapat kickoff atau saat mengirim penawaran harga, dan dapatkan persetujuan klien. Untuk proyek tanpa kesepakatan seperti itu, siapkan cara lain, misalnya menelepon klien begitu tenggat terlewati.

Hitung mundur tenggat dari tanggal peluncuran, dan sampaikan beserta alasannya

Jangan menetapkan tenggat sebagai “hari kami ingin mendapat jawaban”. Hitung mundur dari tanggal peluncuran, dan perhitungkan juga jumlah hari yang dibutuhkan klien untuk mengedarkannya di internal mereka.

1. Dari tanggal peluncuran, hitung mundur jumlah hari kerja yang dibutuhkan setelah hal itu diputuskan
2. Lalu, hitung mundur lagi jumlah hari yang dibutuhkan klien untuk tinjauan internal (misalnya tiga sampai lima hari kerja)
3. Jadikan hari itu sebagai hari Anda mengirim permintaan. Tetapkan tenggatnya sehari sebelum pekerjaan harus dimulai

Lalu, sertakan alasan pada tenggat. Jika Anda menulis “Jika kami menerima jawaban paling lambat 6 November, peluncuran tanggal 20 November bisa terkejar,” kontak Anda bisa menjelaskan kepada atasannya mengapa hal ini perlu segera diputuskan.

Satu hal lagi yang penting: tanyakan di awal proyek siapa yang mengambil keputusan di pihak klien. “Siapa yang mengambil keputusan akhir soal desain?” “Apakah ada kesempatan untuk menunjukkannya langsung kepada beliau?” Dengan menanyakan ini saja, alur tinjauan yang perlu diatur menjadi jauh lebih jelas.

SeriCara mengubah tugas yang sudah dimintakan tinjauan ke status “Menunggu klien” dan melihat semua yang sedang menunggu dalam satu daftar dibahas di Bagian 3, “Buat ‘menunggu keputusan’ terlihat jelas”

Undang klien ke alat manajemen, atau tidak?

Di mana tinjauan dilakukan juga perlu diputuskan. Anda bisa mengundang klien ke alat manajemen Anda dan berkomunikasi di sana, atau tidak mengundang mereka dan mengirim daftar saja.

Mana yang lebih baik bergantung pada proyek dan kliennya. Di rapat pertama, tanyakan, “Cara apa yang paling mudah bagi Anda untuk meninjau?” lalu putuskan sesuai keinginan mereka. Anda juga bisa beralih di tengah jalan.

Saat jawaban datang, catat apa yang diputuskan

Saat jawaban datang, tambahkan hal berikut ke tugas untuk hal tersebut:

• Siapa yang memutuskan (keputusan siapa di pihak klien)
• Kapan diputuskan
• Apa yang diputuskan
• Alasannya (dengan kata-kata klien sendiri, jika mereka menyampaikannya)

Salin juga poin-poin utama jawaban yang Anda terima lewat email atau telepon ke tugasnya. Untuk telepon, sertakan tanggal dan lawan bicaranya, misalnya: “30 Oktober, telepon dengan penanggung jawab humas di pihak klien. Diputuskan memakai opsi A.”

Dengan begitu, Anda terhindar dari tanggapan “Kami tidak pernah bilang begitu” di kemudian hari, dan siapa pun bisa menelusuri kronologinya meski penanggung jawabnya berganti. Di sinilah poin “Keputusan” dan “Alasan” pada tugas keputusan yang Anda susun di Bagian 2 terisi.

Menerapkannya di GeckoFlag

Berikut cara menerapkan cara kerja ini di GeckoFlag.

1Undang klien sebagai “Tamu”

Setiap pengguna GeckoFlag memiliki salah satu dari tiga peran: Administrator, Anggota, atau Tamu. Saat mengundang klien, jadikan mereka Tamu. Tamu ditambahkan oleh administrator dari layar Pengguna di bagian Admin. Klien tidak bisa mendaftar sendiri.

Di proyek yang mereka ikuti, tamu bisa bekerja dengan isu, komentar, wiki, dan file seperti anggota. Aksesnya bukan sekadar melihat, jadi mereka bisa menjawab lewat komentar atau bahkan membuat isu sendiri. Di sisi lain, tamu tidak bisa membuat proyek atau menjadi pemilik proyek. Karena tamu juga bisa menambah dan menghapus file dan folder serta mengedit wiki, pertimbangkan di mana Anda menyimpan materi yang ingin dijaga. Untuk detailnya, lihat “Izin Berdasarkan Peran” di panduan.

2Jadikan pengambil keputusan sebagai penerima tugas, dan tenggat jawaban sebagai tanggal tenggat

Klien yang Anda undang sebagai tamu bisa dijadikan penerima tugas sebuah isu. Pada tugas keputusan, jadikan kontak dari pihak klien sebagai penerima tugas, dan masukkan tenggat jawaban sebagai tanggal tenggat. Jika yang sebenarnya memutuskan adalah atasan atau direksi, tulis nama beliau di poin “Pengambil keputusan” pada deskripsi.

Di deskripsi isu, pakai templat dari Bagian 2 (yang perlu diputuskan, yang tertahan, pilihan, pengambil keputusan, tenggat, keputusan, alasan), lalu tambahkan “Rekomendasi kami” dan “Jika belum diputuskan sampai tenggat” dari artikel ini. Templat dalam artikel ini dimaksudkan untuk daftar yang dikirim kepada klien.

3Minta tinjauan lewat komentar, sambil memilih siapa yang diberi tahu

Saat memposting komentar, Anda bisa memilih siapa yang menerima notifikasi email. Untuk komentar yang meminta tinjauan, pilih klien sebagai penerima notifikasi, lalu posting. Jika Anda sekaligus mengubah status ke “Menunggu klien”, permintaan dan perubahan keadaannya tercatat dalam satu langkah.

Anda memilih siapa yang diberi tahu setiap kali memposting; notifikasi tidak otomatis dikirim ke semua orang. (Pengguna yang mencentang “Beri tahu saya semua komentar pada isu di proyek yang saya ikuti” di profil mereka menerima semua komentar.)

4Pisahkan diskusi khusus internal ke proyek lain

GeckoFlag tidak memiliki cara untuk menyembunyikan sebagian isu dalam satu proyek dari tamu. Pisahkan diskusi penawaran harga dan pertimbangan internal yang tidak ingin dilihat klien ke proyek lain yang tidak diikuti klien. Menentukan siapa masuk ke proyek mana sebelum mengundang siapa pun akan membuat Anda lebih tenang.

5Biarkan klien dari luar negeri memilih bahasa tampilan

Setiap pengguna bisa mengganti bahasa tampilan di profilnya. Jika Anda mengundang klien dari luar negeri, mereka bisa melihat isu dan berkomentar dengan tampilan dalam bahasa mereka sendiri. Yang berganti hanya tampilan layar; teks isu dan komentar tidak diterjemahkan.

6Jika tidak mengundang klien, salin jawabannya ke komentar

Jika Anda tidak mengundang klien, kirim daftar tinjauan lewat email, dan saat jawaban datang, salin poin-poin utamanya ke komentar pada isu yang bersangkutan.

Di sini, “Buat dengan AI” bisa menghemat usaha Anda (v1.9.0+). Fitur ini bisa membuat draf komentar dari teks email balasan klien atau dari tangkapan layar chat. Untuk memakainya, diperlukan API key Anthropic (biaya pemakaian dibayarkan kepada Anthropic dan tidak termasuk dalam harga GeckoFlag) serta izin penggunaan dari administrator. Untuk memakai tangkapan layar, administrator juga perlu mengaktifkan pembacaan gambar (secara bawaan nonaktif). Jika permintaannya jelas, seperti “Tolong mundurkan tenggatnya ke minggu depan,” fitur ini juga mengusulkan perubahan tanggal tenggat atau status. Usulan itu diperiksa oleh manusia, dan hanya item yang dicentang yang masuk ke formulir. Tidak ada yang berubah sampai Anda menyimpan. Untuk detailnya, lihat halaman Buat dengan AI.

Perlu diingat, email balasan dan tangkapan layar bisa memuat nama dan kontak orang di pihak klien, atau informasi yang tidak boleh keluar dari perusahaan. Selain itu, saat membuat draf komentar, deskripsi isu dan 5 komentar terbarunya juga dikirim ke Anthropic. Sebelum memakainya, pastikan berdasarkan kontrak dengan klien dan aturan perusahaan Anda bahwa isinya boleh diserahkan kepada AI.

SeriBatas informasi yang boleh dibagikan kepada AI dibahas lebih rinci di Bagian 6, “Dengan catatan yang baik, AI bisa membantu lebih banyak”

Langkah-langkah menambah tamu ada di panduan, di halaman “Menambah & Mengedit Pengguna” dan “Izin Berdasarkan Peran”, sedangkan cara kerja notifikasi ada di “Komentar pada Isu”. Anda bisa mencoba tampilan sebenarnya di demo.

Ringkasan

• Sebagian besar alasan tinjauan klien berlarut-larut ada pada cara meminta: permintaan dikirim sedikit demi sedikit, tidak jelas apa yang perlu diputuskan, tenggat tanpa alasan, pengambil keputusan tidak jelas, dan waktu tinjauan internal klien tidak diperhitungkan
• Kirim permintaan tinjauan sekaligus pada hari yang ditetapkan, masing-masing dengan yang perlu diputuskan, pilihan, rekomendasi, tenggat, dan apa yang terjadi jika belum diputuskan sampai tenggat
• Pakai “kami akan melanjutkan dengan rekomendasi kami jika tidak ada jawaban” hanya jika sudah disepakati sebelumnya
• Hitung mundur tenggat dari tanggal peluncuran, perhitungkan waktu tinjauan internal klien, dan sampaikan beserta alasannya
• Putuskan perlu tidaknya mengundang klien berdasarkan panjang proyek, banyaknya komunikasi bolak-balik, dan seberapa terbiasa klien dengan alat seperti ini
• Catat jawaban di tugasnya: siapa yang memutuskan, kapan, apa, dan mengapa

Tinjauan klien bisa terlihat seperti sesuatu yang tidak bisa Anda percepat. Namun, jika Anda menyerahkan hal yang perlu diputuskan dalam bentuk yang mudah mereka putuskan, waktu tunggu bisa dipangkas cukup banyak.

Di bagian berikutnya, sebagai penutup seri ini, kita akan membahas cara memakai catatan yang selama ini Anda simpan sebagai bahan agar AI bisa membantu.