Usulan dari AI Adalah Bahan Keputusan, Bukan Hasil Akhir: Kebiasaan Tim Kreatif untuk Mencatat Alasan Memilih

Di bagian sebelumnya, kita memisahkan status berdasarkan siapa yang ditunggu, agar yang sedang menunggu keputusan terlihat. Kali ini, kita membahas cara menangani opsi yang menjadi dasar keputusan tersebut.

Dengan AI, opsi bisa dibuat sebanyak apa pun. Justru karena itu, mudah sekali kehilangan jejak opsi mana yang sudah ditunjukkan, mana yang dipilih, dan mengapa sisanya tidak dipakai. Artikel ini merangkum cara memperlakukan keluaran AI sebagai bahan keputusan, bukan hasil akhir, serta cara mencatat opsi yang dibandingkan dan alasan memilih salah satunya.

Catatan: artikel ini ditulis oleh pengembang GeckoFlag.

Keluaran AI makin banyak, tetapi catatannya tidak menyusul

Saat membuat opsi tidak lagi butuh banyak usaha, jumlah opsi pun bertambah. Banner yang dulu paling banyak hanya mendapat dua opsi, kini bisa mendapat lima atau sepuluh opsi dengan arah yang berbeda-beda, cukup dengan meminta kepada AI.

Makin banyak opsi, makin sering pula Anda membandingkan dan memilih. Namun, hampir tidak ada yang tercatat.

• Opsi tersebar di mana-mana: opsi yang dibuat dengan AI hanya tersimpan di chat AI milik orang yang membuatnya, atau di folder di komputernya sendiri. Tidak ada seorang pun di tim yang melihat gambaran utuhnya.
• Tidak ada yang tahu opsi mana yang sudah ditunjukkan: opsi yang dilihat di internal tercampur dengan opsi yang ditunjukkan kepada klien. Hanya orang yang mengirimnya yang ingat mana yang sudah dikirim.
• Alasannya hilang: opsi yang dipilih mungkin tersimpan, tetapi mengapa opsi itu dipilih, dan mengapa yang lain tidak dipakai, lenyap begitu saja dalam obrolan rapat.

Adegan di awal artikel adalah akibat dari ketiga hal ini sekaligus. Untuk menemukan “opsi sebelum revisi kedua”, Anda perlu tahu siapa menunjukkan opsi mana kepada siapa, dan kapan. Meski opsinya ketemu, jika Anda tidak tahu mengapa opsi itu dulu tidak dipakai, akhirnya diskusi yang sama terulang lagi.

Sebelum membuat opsi, tentukan dulu opsi itu untuk memutuskan apa

Kunci agar catatan mudah disimpan ada sebelum Anda membuat apa pun. Sebelum meminta AI membuat opsi, perjelas dulu untuk tugas keputusan yang mana opsi itu dibuat.

SeriCara menyusun tugas keputusan dibahas di Bagian 2, “Susun tugas dari apa yang harus diputuskan, bukan sekadar apa yang dibuat”

Tentukan juga sejak awal apa yang menjadi dasar perbandingan opsi. Misalnya, untuk judul utama sebuah halaman, Anda bisa memakai poin-poin seperti ini:

• Apakah kata-katanya sampai kepada pembaca yang dituju?
• Apakah cocok dengan karakter perusahaan atau merek?
• Apakah pas dengan susunan dan desain halaman tanpa dipaksakan?

Begitu dasar perbandingannya jelas, permintaan kepada AI pun bisa lebih spesifik. Alih-alih “10 ide judul utama”, Anda bisa meminta “opsi untuk pasangan yang sama-sama bekerja di usia 30-an, dengan nada yang tenang, maksimal enam kata”. Saat opsinya muncul, menjajarkannya sesuai poin-poin tadi juga membuatnya lebih mudah dipilih.

Saring menjadi dua atau tiga sebelum ditunjukkan kepada siapa pun

Kami tidak menyarankan menunjukkan sepuluh opsi buatan AI apa adanya, baik kepada tim maupun kepada klien. Memilih dari sepuluh opsi adalah beban besar bagi pihak lain. Anda hanya memindahkan pekerjaan memilih kepada mereka.

Sebelum menunjukkan apa pun, orang yang membuat opsi menyaringnya menjadi dua atau tiga berdasarkan poin-poin yang sudah disepakati. Lalu, tambahkan hal berikut pada setiap opsi:

1. Sasaran opsi: satu baris, misalnya “mengutamakan kesan akrab” atau “mengutamakan kesan tepercaya”
2. Rekomendasi Anda: opsi mana yang Anda sarankan
3. Alasan rekomendasi: satu atau dua baris, berdasarkan poin-poin yang sudah disepakati

Dengan adanya rekomendasi, pihak lain lebih mudah menjawab “Pakai yang itu saja” atau “Saya lebih suka yang ini”. Keputusan jadi lebih cepat, dan alasan memilihnya bisa langsung dipakai sebagai catatan.

Yang perlu disimpan, dan yang boleh dilepas

Catatan memang penting, tetapi jika Anda mencoba menyimpan semuanya, kebiasaan itu tidak akan bertahan. Jika setiap percakapan dengan AI dan setiap opsi yang muncul di tengah jalan ikut disimpan, pekerjaan mencatat saja sudah menghabiskan satu hari.

Patokannya: simpan secukupnya untuk bisa menjawab saat nanti ada yang bertanya “Kenapa?”

“AI yang dipakai, dan poin-poin utama permintaan Anda” berguna saat Anda perlu membuat ulang dengan arah yang sama. Jika ada yang berkata, “Kembali ke opsi pertama, tapi buat sedikit lebih lembut,” dengan mengetahui permintaan seperti apa yang menghasilkan opsi itu, Anda bisa meminta lagi kepada AI.

Di mana menyimpannya

Setelah tahu apa yang disimpan, sepakati bersama tim di mana menyimpannya. Kuncinya adalah jangan hanya menyimpannya di chat AI atau di komputer seseorang.

• File opsi: simpan di tempat bersama untuk setiap proyek. Cantumkan tanggal dan nama opsi di nama file (misalnya “1021_judul-utama_opsi-A”).
• Alasan memilih: tulis di tugas keputusan tempat opsi itu dipakai. Tugas dan alasannya tersimpan bersama, sehingga mudah dicari nanti.
• Arah yang sudah ditetapkan: tambahkan satu baris di catatan keputusan proyek. Tulis hanya hal yang menjadi dasar pekerjaan berikutnya, misalnya “Judul utama mengutamakan kesan tepercaya.”

Jika ketiga hal ini sudah ada, bahkan dalam adegan di awal artikel, “opsi sebelum revisi kedua” bisa ditelusuri dari catatan tugas. Alasan opsi itu dulu tidak dipakai juga ikut muncul, sehingga pembicaraan bisa berlanjut: “Waktu itu kita tidak memakainya karena alasan ini, tetapi dengan arah yang sekarang, opsi itu juga bisa cocok.”

Hal yang perlu diperhatikan saat menunjukkan opsi kepada klien

Saat menunjukkan opsi yang dibuat dengan AI kepada klien, perhatikan bukan hanya cara membuatnya, tetapi juga bagaimana opsi itu akan dipakai.

• Periksa dulu apa yang sudah disepakati: cara memakai opsi yang dibuat dengan AI mungkin sudah diatur dalam kesepakatan dengan klien atau aturan perusahaan Anda sendiri. Periksa juga ketentuan penggunaan layanan AI yang Anda pakai.
• Sampaikan apakah itu gambaran atau versi final: saat menunjukkan foto atau gambar yang dibuat dengan AI, jelaskan apakah itu memang akan dipakai apa adanya, atau hanya gambaran untuk memastikan arah.
• Sampaikan apa yang ingin mereka pilih: sertakan sasaran tiap opsi, dan apa yang ingin diputuskan, misalnya “Kali ini, mohon pilih arah kata-katanya. Susunan kalimat detailnya akan kami rapikan nanti.”

SeriCara meminta klien meninjau dan memutuskan dibahas lebih rinci di Bagian 5, “Agar pekerjaan tetap berjalan saat menunggu persetujuan klien”

Menerapkannya di GeckoFlag

Berikut cara menerapkan hal ini di GeckoFlag. Cara berpikir yang sama juga bisa diterapkan di alat lain.

1Simpan file opsi yang sudah ditunjukkan di “File”

File di GeckoFlag adalah tempat penyimpanan untuk setiap proyek. Buat folder seperti “Opsi yang ditunjukkan”, lalu simpan PDF dan file desain dari opsi yang sudah ditunjukkan kepada orang lain di sana (hingga 10MB per file; jika pengaturan PHP di server Anda lebih rendah, batas itulah yang berlaku). Dengan mencantumkan tanggal dan nama opsi di nama file, file mudah dibedakan di daftar.

2Tulis opsi yang dipilih dan alasannya di komentar tugas keputusan

Tulis opsi yang dipilih, alasan memilihnya, serta opsi yang tidak dipilih beserta alasannya di komentar pada tugas keputusan tersebut. Komentar mendukung rich text, jadi Anda bisa merapikannya dengan judul dan poin-poin.

Jika opsi banner atau teks Anda berupa gambar, Anda bisa melampirkannya ke komentar (hingga 5MB per gambar, hingga 10 gambar sekaligus). Jajarkan dua atau tiga opsi yang sudah ditunjukkan di komentar, maka siapa pun bisa tahu opsi mana yang dimaksud hanya dengan membuka isunya.

Saat memposting komentar, Anda bisa sekaligus mengubah status. Posting komentar berisi alasan dan ubah tugas keputusan ke “Selesai” dalam langkah yang sama, maka keputusan dan perubahan keadaannya tercatat sekaligus. Bersamaan dengan itu, pindahkan tugas “membuat” yang kini akan diselesaikan dengan opsi tersebut ke “Diputuskan – Finalisasi”.

SeriCara memisahkan status seperti “Diputuskan – Finalisasi” dibahas di Bagian 3, “Buat ‘menunggu keputusan’ terlihat jelas”

3Tambahkan arah yang sudah ditetapkan ke halaman “Daftar Keputusan” di Wiki

Buat halaman “Daftar Keputusan” di Wiki proyek, lalu tambahkan setiap arah yang ditetapkan sebagai poin. Tulis tanggal, apa yang diputuskan, dan nomor isu dalam satu baris, maka alasan rincinya bisa ditelusuri dari isu tersebut.

4Buat draf komentar alasan dengan “Buat dengan AI”

Dengan Buat dengan AI di GeckoFlag, Anda bisa menempelkan catatan rapat dan mendapatkan draf komentar. Jika administrator mendaftarkan judul “Opsi yang dipilih”, “Alasan memilih”, dan “Opsi yang tidak dipilih dan alasannya” di templat keluaran untuk “Teks komentar”, draf yang dibuat dengan “Buat dengan AI” akan mengikuti judul yang sama dengan urutan yang sama, siapa pun yang memakainya. (Judul yang tidak ada informasinya di catatan akan dilewati.) Templat tidak dimasukkan otomatis saat Anda menulis komentar secara manual.

Untuk memakai fitur ini, diperlukan API key Anthropic dan izin penggunaan dari administrator. Biaya pemakaian API dibayarkan kepada Anthropic dan tidak termasuk dalam harga GeckoFlag. Yang dibuat AI adalah draf, jadi periksa dulu sebelum memposting. Perlu dicatat juga bahwa percakapan Anda dengan AI itu sendiri tidak tersimpan di GeckoFlag. Yang ingin Anda simpan adalah komentar yang sudah Anda periksa dan posting.

Anda bisa mencoba cara kerja yang dibahas dalam seri ini di demo.

Ringkasan

• Keluaran AI bukan hasil akhir; itu adalah bahan untuk memutuskan
• Sebelum membuat opsi, tentukan dulu opsi itu untuk memutuskan apa, dan apa dasar perbandingannya
• Saring menjadi dua atau tiga sebelum ditunjukkan kepada siapa pun, lalu sertakan sasaran tiap opsi dan rekomendasi Anda
• Simpan opsi yang ditunjukkan, opsi yang dipilih dan alasannya, alasan tidak memilih yang lain, serta poin-poin utama permintaan Anda. Jangan simpan semuanya
• Jangan hanya menyimpannya di chat AI atau di komputer seseorang; simpan di tugas keputusan dan tempat bersama tim

Kini AI membuat opsi mudah dihasilkan, sehingga memilih justru makin berbobot. Jika alasan memilih tersimpan, Anda tetap bisa melanjutkan pembicaraan dengan tenang meski ada yang berkata, “Kembali ke opsi pertama saja.”

Di bagian berikutnya, kita akan membahas cara menjaga pekerjaan tetap berjalan saat menunggu persetujuan, ketika yang memutuskan adalah klien.