Buat “Menunggu Keputusan” Terlihat Jelas: Cara Menyusun Status agar Tak Perlu Lagi Bertanya “Bagaimana Perkembangannya?”

Di bagian sebelumnya, kita memisahkan tugas “memutuskan” dari tugas “membuat”. Namun, meski tugasnya sudah dipisahkan, jika satu-satunya status yang ada adalah “Sedang dikerjakan”, Anda tetap tidak bisa melihat di mana pekerjaan macet.

Kali ini, kita membahas cara menyusun status yang membuat “menunggu keputusan” terlihat jelas, dan cara memakainya untuk menjalankan rapat rutin, dengan contoh dari pekerjaan kreatif dan pekerjaan klien.

Catatan: artikel ini ditulis oleh pengembang GeckoFlag.

Di balik “Sedang dikerjakan” ada tiga keadaan yang berbeda

Buka satu per satu tugas yang berstatus “Sedang dikerjakan”, dan sebagian besar akan masuk ke salah satu dari tiga kelompok berikut.

1. Anda sedang mengerjakannya: membuat desain, menulis teks, atau membuat dan membandingkan opsi dengan AI.
2. Anda sedang menunggu keputusan seseorang di tim Anda: direktur atau atasan sedang meninjaunya, dan Anda menunggu jawabannya.
3. Anda sedang menunggu jawaban klien: Anda sudah meminta klien meninjau sesuatu dan sedang menunggu jawaban mereka.

Jika ketiganya sama-sama berstatus “Sedang dikerjakan”, Anda tidak bisa melihat mengapa sebuah tugas tidak bergerak. Apakah pekerjaannya terlambat, atau sedang menunggu jawaban? Jika menunggu, siapa yang perlu Anda hubungi? Daftar tugas tidak memberi tahu hal itu, sehingga akhirnya Anda berkeliling bertanya kepada setiap orang, “Bagaimana perkembangannya?”

Seperti yang kami tulis di Bagian 1, begitu AI mempercepat pekerjaan, yang menahan proyek lebih sering adalah keputusan yang tertunda, bukan pekerjaannya sendiri. Masalah terbesarnya adalah keputusan yang tertunda itu tersembunyi di dalam “Sedang dikerjakan”.

Pisahkan status berdasarkan siapa yang ditunggu

Karena itu, pisahkan status Anda sehingga terlihat siapa yang perlu bertindak berikutnya. Misalnya, Anda bisa memakai enam status berikut:

Kuncinya adalah memisahkan “menunggu keputusan” menjadi dua: menunggu tim dan menunggu klien.

Mengapa “menunggu” dipisahkan menjadi dua

Karena langkah berikutnya bergantung pada siapa yang Anda tunggu. Jika menunggu seseorang di tim Anda, biasanya cukup menyapanya sebentar. Jika mejanya berdekatan, ia mungkin bisa langsung memutuskan saat itu juga.

Dengan klien, tidak sesederhana itu. Mungkin mereka masih mengedarkannya untuk persetujuan di internal mereka, atau mungkin mereka tidak paham apa yang diminta untuk diputuskan. Sebelum mengirim pengingat, mungkin Anda perlu meninjau ulang cara Anda meminta sejak awal.

SeriCara meminta klien meninjau dan memutuskan dibahas lebih rinci di Bagian 5, “Agar pekerjaan tetap berjalan saat menunggu persetujuan klien”

Jangan menambah terlalu banyak status

Makin rinci pembagiannya, makin akurat kelihatannya, tetapi status yang terlalu banyak justru merugikan. Begitu memilih status terasa merepotkan, orang berhenti memperbaruinya. Status yang tidak pernah diperbarui sama saja dengan tidak ada status.

Targetkan sekitar lima sampai tujuh status. Meski enam status di atas belum mencakup semuanya, cobalah pakai apa adanya selama sebulan dulu, lalu tambahkan status hanya di bagian yang benar-benar menyulitkan.

Sepakati kapan status diubah

Jika setiap orang mengubah status pada waktu yang berbeda-beda, daftar tugas cepat menyimpang dari kenyataan. Sepakati beberapa aturan di dalam tim, misalnya seperti ini:

• Begitu Anda meminta tinjauan, ubah tugas ke “Menunggu tim” atau “Menunggu klien”
• Saat jawaban datang dan keputusan diambil, ubah tugas keputusan ke “Selesai”, lalu ubah tugas “membuat” yang kini Anda selesaikan ke “Diputuskan – Finalisasi”
• Jika jawabannya membuat Anda harus membuat ulang opsi, kembalikan ke “Sedang dikaji”

“Ubah begitu Anda meminta.” Jika tim Anda menjaga aturan ini saja, daftar tugas akan tetap sangat dekat dengan keadaan sebenarnya.

Lihat semua yang sedang menunggu di satu tempat

Setelah status dipisahkan, langkah berikutnya adalah membuat jumlah tugas yang sedang menunggu terlihat.

Papan Kanban berguna untuk ini. Kartu tugas dikelompokkan per status, jadi Anda bisa melihat sekilas saat kartu mulai menumpuk di status “menunggu”.

Setelah tahu berapa banyak yang menunggu, lihat bersama tenggatnya. Mulailah dari tugas yang masih menunggu dan hampir melewati tenggat. Jika tugas yang menunggu masih punya banyak waktu, tidak perlu buru-buru mengirim pengingat.

Hal lain yang penting adalah sudah berapa lama setiap tugas menunggu. Ada alat yang tidak menampilkan jumlah hari secara otomatis. Dalam hal itu, tulis tanggalnya di komentar saat Anda meminta tinjauan, misalnya “Meminta tinjauan pada 20 Oktober”, agar siapa pun bisa melihatnya nanti.

Ubah agenda rapat rutin Anda

Setelah status menunjukkan apa yang sedang menunggu, Anda juga bisa mengubah cara menjalankan rapat rutin. Alih-alih membuka dengan “Bagaimana perkembangan semuanya?”, bahas hal-hal dalam urutan ini:

1. Yang perlu diputuskan klien minggu ini, dan yang perlu diputuskan tim Anda minggu ini: keputusan tertunda yang tenggatnya sudah dekat. Pastikan saat itu juga siapa yang memutuskan apa, dan paling lambat kapan
2. Yang masih ditinjau klien: hal yang belum mereka jawab atau yang perlu diingatkan. Putuskan siapa yang akan menindaklanjuti, dan bagaimana caranya
3. Yang diputuskan minggu lalu, dan alasannya: beri tahu semua orang bahwa arahnya berubah, bukan hanya orang yang memutuskan
4. Perkembangan pekerjaan: buat singkat dan simpan di akhir. Bahas hanya tugas yang membuat seseorang kesulitan

Bayangkan rapat berubah dari tempat melaporkan kemajuan menjadi tempat menentukan siapa memutuskan apa, dan paling lambat kapan. Sebagian besar kemajuan bisa dilihat dari status, jadi laporan lisan bisa singkat.

Yang perlu diperiksa saat keputusan terus menumpuk

Meski status sudah dipisahkan dan rapat sudah diubah, kadang keputusan yang tertunda tidak juga berkurang. Jika begitu, buka tugas-tugas yang menunggu dan periksa empat hal berikut.

1Apakah jelas siapa yang memutuskan?

Tugas yang tidak mencantumkan pengambil keputusan, atau mencantumkan beberapa orang seperti “diputuskan bersama tim”, jarang benar-benar diputuskan. Tetapkan satu orang sebagai pengambil keputusan.

SeriAlasan keputusan sebaiknya diambil satu orang dibahas di Bagian 2, “Susun tugas dari apa yang harus diputuskan, bukan sekadar apa yang dibuat”

2Apakah pilihannya terlalu banyak?

Apakah Anda membuat sepuluh opsi dengan AI lalu menunjukkan kesepuluhnya begitu saja? Saat memilih butuh terlalu banyak usaha, keputusan pun ditunda. Saring menjadi dua atau tiga sebelum ditunjukkan kepada siapa pun.

SeriCara menyaring opsi yang dibuat dengan AI dibahas lebih rinci di Bagian 4, “Usulan dari AI adalah bahan keputusan, bukan hasil akhir”

3Apakah ada tenggat?

Permintaan tinjauan tanpa tenggat hampir selalu tertunda. Sebutkan kapan Anda membutuhkan jawaban, dan alasannya.

4Apakah jelas apa yang Anda ingin mereka putuskan?

Apakah permintaan Anda hanya berbunyi “Mohon dicek”? Bisa jadi pihak lain menahan jawabannya karena tidak tahu apa yang harus dilihat atau apa yang harus dijawab. Mintalah dengan cara yang menunjukkan cara menjawabnya, misalnya “Kita pakai A atau B?” Hal ini juga dibahas lebih rinci di Bagian 5.

Menerapkannya di GeckoFlag

Berikut cara menerapkan semua ini di GeckoFlag.

Beri status menunggu warna yang mencolok

Di GeckoFlag, administrator bisa menambah dan mengedit status di Pengaturan. Setiap status punya nama dan warna, dan Anda bisa mendaftarkan hingga 10 status. Daftarkan enam status dari tabel di atas, lalu beri warna mencolok hanya pada “Menunggu tim” dan “Menunggu klien”. Isu yang sedang menunggu pun langsung terlihat di daftar isu dan di papan Kanban.

Berhati-hatilah saat merapikan status yang sudah dipakai. Jika Anda menghapus status yang sedang dipakai, isu yang memiliki status itu akan ditampilkan sebagai “Belum diatur”. Pindahkan dulu isu-isu tersebut ke status baru, baru hapus status lama. Langkah-langkahnya ada di panduan, di halaman “Menambah & Mengedit Status”.

Periksa jumlah yang menunggu di papan Kanban

Di papan Kanban, pilih proyek, maka kartu isunya akan tersusun per status, lengkap dengan jumlahnya. Jumlah di status menunggu menunjukkan berapa banyak keputusan yang sedang ditunggu proyek itu.

Di PC, Anda juga bisa menyeret kartu untuk mengubah statusnya (v1.8.0+). Saat itu, komentar yang sama ditambahkan secara otomatis seperti saat Anda mengubah status di layar isu, sehingga isu menyimpan catatan kapan keadaannya berubah.

Perlu dicatat, papan Kanban menampilkan satu proyek dalam satu waktu. Anda tidak bisa menggabungkan beberapa proyek dalam satu papan, jadi beralihlah antarproyek untuk memeriksa masing-masing.

Buka rapat rutin dengan isu yang sedang menunggu

Daftar isu bisa disaring berdasarkan status. Di awal rapat rutin, tampilkan isu berstatus “Menunggu klien” dan “Menunggu tim”, lalu sambil melihat tanggal tenggat, mulailah dari isu yang perlu diputuskan minggu ini. Inilah layar yang dibuka saat membahas dua butir pertama agenda di atas. Jika status selalu diperbarui, Anda bisa melihat semua yang menunggu sekaligus, dan isu “Menunggu tim” yang bisa diputuskan saat itu juga bisa langsung dituntaskan di dalam rapat.

Saat meminta tinjauan, ubah status sambil memposting komentar

Saat memposting komentar pada isu, Anda bisa sekaligus mengubah status, penerima tugas, dan tanggalnya. Tulis komentar seperti “Desain sudah dikirim dan tinjauan sudah diminta (20 Oktober)”, ubah status ke “Menunggu klien”, lalu posting. Apa yang Anda minta, hari mulai menunggu, dan perubahan keadaan tercatat dalam satu langkah.

GeckoFlag tidak menampilkan jumlah hari sebuah isu sudah menunggu. Kami menyarankan menulis tanggal mulainya di komentar seperti ini.

Anda bisa mencoba papan Kanban dan komentar di demo. Cobalah memisahkan status dan lihat bagaimana tampilan daftarnya.

Ringkasan

• “Sedang dikerjakan” mencampur tugas yang sedang Anda kerjakan, tugas yang menunggu keputusan tim, dan tugas yang menunggu jawaban klien
• Pisahkan status berdasarkan siapa yang ditunggu, maka terlihat di mana pekerjaan macet dan siapa yang perlu dihubungi
• Batasi status sekitar lima sampai tujuh, dan jadikan “ubah begitu Anda meminta” sebagai aturan tim
• Buka rapat rutin dengan “yang perlu diputuskan minggu ini”, bukan “bagaimana perkembangannya?”

Begitu Anda bisa melihat apa yang sedang menunggu, waktu untuk berkeliling bertanya “Bagaimana perkembangannya?” berkurang, dan waktu itu bisa dipakai untuk menentukan siapa yang perlu memutuskan apa.

Di bagian berikutnya, kita akan membahas cara memperlakukan opsi yang dibuat dengan AI sebagai bahan keputusan, serta mencatat opsi yang dibandingkan dan alasan memilih salah satunya.