Susun Tugas dari Apa yang Harus Diputuskan, Bukan Sekadar Apa yang Dibuat: Cara Menulis Tugas bagi Tim Kreatif yang Bekerja dengan AI

Di bagian sebelumnya, kita melihat bahwa AI mempercepat pekerjaan membuat, tetapi tidak mempercepat pekerjaan memutuskan.

Kali ini, kita membahas cara menjadikan hal yang perlu diputuskan itu sebagai tugas tersendiri. Kami juga membahas cara memberi nama tugas tersebut, dan membagikan templat yang bisa langsung Anda tempelkan ke kolom deskripsi.

Catatan: artikel ini ditulis oleh pengembang GeckoFlag.

Mengapa tugas “membuat X” sering macet

Saat membuka daftar tugas, sering kali Anda melihat deretan nama seperti “Membuat X” atau “Menyusun X”. Itu wajar, karena selama ini pekerjaan dibagi berdasarkan apa yang harus dihasilkan.

Namun, satu tugas seperti “Membuat desain halaman beranda” sebenarnya berisi beberapa hal yang harus diputuskan:

• Arah gambar utama akan seperti apa
• Contoh proyek mana yang ditampilkan di bagian portofolio
• Kolom apa saja yang ada di formulir kontak
• Apakah akan memotret sendiri atau memakai gambar stok

Dengan AI, draf desain bisa dibuat seketika. Namun, jika satu saja dari hal ini belum diputuskan, desainnya tidak akan pernah “Selesai”. Tugas tetap “Sedang dikerjakan” dan berhenti bergerak.

Dari luar, pekerjaan itu tampak terlambat. Kenyataannya, tugas itu hanya sedang menunggu keputusan seseorang. Masalah sebenarnya adalah daftar tugas tidak bisa membedakan kedua keadaan ini.

Pisahkan hal yang perlu diputuskan menjadi tugas sendiri

Karena itu, hal-hal yang perlu diputuskan yang tersembunyi di dalam tugas “membuat” dipisahkan menjadi tugas tersendiri. Kuncinya adalah tetap mempertahankan tugas “membuat”, lalu menempatkan tugas “memutuskan” di depannya.

Beri nama tugas-tugas ini dengan kata kerja seperti “Memutuskan”, “Memilih”, “Menetapkan”, atau “Meminta persetujuan”. Dengan begitu, dari namanya saja sudah terlihat apakah tugas itu pekerjaan tangan atau keputusan seseorang.

Perhatikan juga urutannya. Tetapkan tenggat setiap tugas keputusan sebelum tenggat pekerjaan yang bergantung padanya. Misalnya, jika desain harus selesai pada akhir bulan, hitung mundur dari lama tiap pekerjaan: arah gambar utama diputuskan dua minggu sebelumnya, dan contoh proyek sepuluh hari sebelumnya. Dengan cara ini, tanggal-tanggalnya menunjukkan keputusan mana yang akan menahan seluruh proyek jika terlambat.

Begitu tugas keputusan selesai, tugas “membuat” bergerak cepat. Makin banyak AI terlibat dalam pekerjaan, makin besar perbedaannya, karena setelah Anda memberi tahu AI apa yang sudah diputuskan, pekerjaan penyelesaiannya hanya butuh waktu singkat.

Yang perlu ditulis dalam tugas keputusan

Dalam tugas keputusan, tuliskan poin-poin berikut di kolom deskripsi. Nama poinnya bisa dipakai apa adanya, jadi simpan di tempat yang mudah dijangkau, misalnya di catatan Anda, lalu tempelkan setiap kali membuat tugas.

Poin yang paling penting adalah “Yang tertahan”. Dengan poin ini, pengambil keputusan bisa melihat mengapa hal itu mendesak: “Sebelum ini diputuskan, kami tidak bisa memesan sesi pemotretan.”

Misalnya, Anda bisa menulis seperti ini:

Saat melampirkan opsi yang dibuat dengan AI, penting untuk tidak mencantumkan semua opsi yang dihasilkan AI.

SeriCara menangani opsi yang dibuat dengan AI dibahas lebih rinci di Bagian 4, “Usulan dari AI adalah bahan keputusan, bukan hasil akhir”

Tips menyusun tugas keputusan

1Satu keputusan, satu pengambil keputusan

Tugas yang bertuliskan “kita putuskan bersama” jarang sekali benar-benar diputuskan. Setiap orang mengira orang lain yang akan memutuskan. Berapa pun orang yang Anda ajak berdiskusi, tetapkan satu orang yang bertanggung jawab atas keputusan akhir.

2Jadikan tenggat sebagai hari pekerjaan berikutnya akan tertahan

Tenggat bukan tanggal harapan seperti “sebaiknya diputuskan sekitar tanggal ini”, melainkan hari yang jika terlewati akan menahan pekerjaan berikutnya. Karena tanggal itu punya alasan, pengambil keputusan pun merasakan bobotnya.

3Jangan memecah terlalu rinci

Jika setiap keputusan dijadikan tugas, jumlah tugas akan terlalu banyak sampai tidak ada lagi yang melihat daftarnya. Cukup jadikan tugas hanya keputusan yang memenuhi setidaknya salah satu syarat berikut:

• Membutuhkan keputusan orang lain
• Pekerjaan lain tertahan sampai hal ini diputuskan
• Kemungkinan nanti ada yang bertanya mengapa dilakukan seperti ini

Jika itu hal yang bisa Anda putuskan sendiri saat ini juga, jangan dijadikan tugas. Langsung putuskan saja di tempat.

4Setelah diputuskan, tinggalkan alasan satu baris sebelum menutupnya

Setelah keputusan diambil, tambahkan “Keputusan” dan “Alasan” di deskripsi, tinggalkan juga komentar seperti “Kita pilih C, karena…”, lalu tandai tugas sebagai selesai. Alasannya cukup satu baris. Satu baris itu akan sangat membantu beberapa minggu kemudian, saat ada yang bertanya, “Kenapa dulu kita memilih foto ini?”

Minta AI membantu memisahkan keputusan

Menemukan hal-hal yang perlu diputuskan yang tersembunyi di dalam tugas “membuat” adalah pekerjaan yang dikuasai AI. Misalnya, Anda bisa memintanya seperti ini:

AI akan menyebutkan hal-hal yang mungkin tidak terpikirkan oleh Anda. Namun, yang memutuskan mana yang dijadikan tugas dan siapa yang mengambil tiap keputusan tetaplah manusia. Tinjau usulan AI, lalu jadikan tugas hanya yang memenuhi tiga syarat di bagian “Jangan memecah terlalu rinci” di atas.

Berhati-hatilah jika permintaan Anda memuat nama klien atau informasi yang belum dipublikasikan.

SeriBatas informasi yang boleh dibagikan kepada AI dibahas lebih rinci di Bagian 6, “Dengan catatan yang baik, AI bisa membantu lebih banyak”

Menerapkannya di GeckoFlag

Terakhir, berikut cara menerapkan pendekatan ini di GeckoFlag.

• Tambahkan jenis isu “Keputusan”: administrator bebas menambahkan jenis isu dan memberinya warna (hingga 10). Beri “Keputusan” warna yang mencolok, maka tugas keputusan mudah dikenali di daftar.
• Pengambil keputusan di “Penerima Tugas”, tenggat di tanggal tenggat: satu isu hanya bisa memiliki satu penerima tugas, sehingga cocok dengan prinsip “satu keputusan, satu pengambil keputusan”.
• Tempelkan templat ke deskripsi: saat membuat tugas keputusan, tempelkan templat yang Anda simpan ke kolom deskripsi isu, lalu isi.
• Jadikan tugas “membuat” sebagai isu induk: tugas “membuat” bisa dijadikan isu induk, lalu tugas “memutuskan” dikaitkan di bawahnya sebagai isu anak. Dengan begitu, mudah menelusuri keputusan apa saja yang menjadi dasar suatu pekerjaan (isu induk/anak bisa sampai dua tingkat, di dalam proyek yang sama).
• Catat keputusan di komentar: saat memposting komentar, Anda bisa sekaligus mengubah status. Tulis “Kita pilih C, karena…” di tugas keputusan dan ubah ke “Selesai” dalam langkah yang sama, maka keputusan dan perubahan status tercatat sekaligus. Bersamaan dengan itu, pindahkan tugas induk “membuat” ke status penyelesaian, misalnya “Diputuskan – Finalisasi”.

Jika pengambil keputusan ada di pihak klien dan Anda sudah mengundangnya sebagai tamu, ia bisa langsung dijadikan penerima tugas. Jika belum, jadikan kontak dari tim Anda sendiri sebagai penerima tugas, lalu tulis nama kontak klien di poin “Pengambil keputusan” pada deskripsi.

SeriPerlu tidaknya mengundang klien ke dalam alat dibahas lebih rinci di Bagian 5, “Agar pekerjaan tetap berjalan saat menunggu persetujuan klien”

Jika Anda memakai “Buat dengan AI” di GeckoFlag, Anda bisa melangkah lebih jauh. Fitur yang mengusulkan isi isu dari catatan rapat ini memungkinkan administrator mendaftarkan templat keluaran untuk “Deskripsi isu”. Masukkan tujuh poin di atas ke templat sebagai judul, maka deskripsi yang dibuat AI akan mengikuti judul yang sama dengan urutan yang sama. (Judul yang tidak ada informasinya di catatan akan dilewati, jadi tambahkan poin seperti “Keputusan” dan “Alasan” kemudian.) Templat ini hanya dipakai saat Anda menggunakan “Buat dengan AI”; templat tidak dimasukkan otomatis saat Anda membuat isu secara manual. Penggunaannya juga memerlukan API key Anthropic dan biaya pemakaian API-nya.

Anda bisa mencoba jenis isu dan isu induk/anak di demo. Daftar lengkap fiturnya ada di halaman “Manajemen Proyek & Tugas”.

Ringkasan

• Saat tugas “membuat” macet, biasanya ada hal yang belum diputuskan tersembunyi di dalamnya
• Pisahkan hal yang perlu diputuskan menjadi tugas tersendiri dan tempatkan di depan tugas “membuat”
• Dalam tugas keputusan, tulis yang perlu diputuskan, yang tertahan, pilihan, pengambil keputusan, tenggat, keputusan, dan alasan
• Satu orang yang memutuskan, dan tenggatnya adalah hari pekerjaan berikutnya akan tertahan. Setelah diputuskan, tinggalkan alasan satu baris

Hanya dengan mengganti nama tugas dari “membuat” menjadi “memutuskan”, Anda bisa melihat di mana proyek macet.

Di bagian berikutnya, kita akan meninjau status agar tugas yang “menunggu keputusan” terlihat di daftar.