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專案與議題管理工具挑選指南

AI 時代的產品打磨:不被說「很有 AI 感」、做出會被選擇的作品的 7 個實踐

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AI 時代的產品打磨

文字、圖片、設計、程式碼,如今只要用 AI,幾分鐘就能得到像樣的成果。網站、文章、App、廣告橫幅……我們身邊充斥著借助 AI 做出來的數位作品。

另一方面,「很有 AI 感」這個說法已經完全變成了負面評價。似曾相識的設計、內容空洞的文章、不自然的圖片。使用者能敏銳地分辨出這些東西,直接滑過,有時甚至會感到反感。

那麼,是不是乾脆不用 AI 比較好?答案很明確:不是。AI 還會不斷進化,不用它的理由會越來越少。真正要問的不是用不用,而是能不能把用 AI 做出來的東西,打磨成會被選擇的東西。

本文以積極使用 AI 為前提,思考要把作品做成使用者願意接受的產品,應該做什麼、需要注意什麼。

本文重點

  • AI 是應該毫不猶豫去用的工具。但人人都能用,所以用 AI 這件事本身已經不再是差異化。
  • 使用者討厭的不是 AI,而是平庸、不為任何人而做、細節粗糙所透出的「敷衍和不負責任的感覺」。
  • 把做素材和檢查交給 AI,提出問題、做出選擇、承擔責任則由人來負責。本文介紹為此而做的 7 個實踐。

註:本文由 GeckoFlag 的開發者撰寫。

AI 是應該毫不猶豫去用的工具

首先作為前提,AI 的用處是顯而易見的。

  • 速度:幾分鐘內就能拿出多種初稿和草圖
  • 數量與全面性:列出能想到的各種選項,讓你發現遺漏
  • 檢查:指出文章的錯字、程式碼的缺陷、無障礙方面的問題等
  • 專業以外的輔助:自己擅長領域以外的知識,也能馬上觸手可及
  • 多語系化:可以作為翻譯初稿,也能為面向各國的調整提供線索

而且,這些能力每年都在提升。即使是小團隊或個人,也能挑戰過去只有大組織才做得了的規模的工作。沒有理由不用它。

不過,這裡有一點需要記住:同樣的工具,誰都能用。你能用的 AI,競爭對手也能用。用 AI 這件事本身已經不再是差異化。拉開差距的,是在 AI 給出的東西之上,你接下來又加了什麼。

為什麼「AI 感」會讓人反感

當使用者覺得「很有 AI 感」而離開時,他們討厭的並不是 AI 本身,而是從作品中透出來的幾種「訊號」。

似曾相識

AI 的輸出容易偏向所學資料的「看似合理的平均值」。大家用類似的指令、用類似的工具,結果自然越來越像。勻稱卻記不住。這是第一個訊號。

看不出是給誰的

「對誰都適用」的內容,反過來說就是「不為任何人」的內容。不深入讀者的處境和煩惱,只羅列一般論,使用者就會覺得「說的不是我」。

看似像樣,卻沒有內容

標題整齊,文字流暢。可是沒有具體的數字,沒有真實的經驗,也沒有明確的結論。讀完什麼也沒留下的文章,並不是 AI 才有的,以前就存在,但 AI 讓它的數量一下子增加了。

細節粗糙

圖片裡不自然的地方、沒有意義的圖示、不合語境的按鈕文字、沒有考慮空狀態和出錯情況的畫面。細節的粗糙,會讓人感到「沒有人從頭到尾看過」。

這些訊號累積起來,使用者就會認為「這個產品不是為我用心做出來的」。也就是說,讓人反感的不是 AI,而是敷衍和不負責任的感覺。

被選擇的產品有什麼共同點

反過來,那些雖然用了 AI 卻依然被選擇的產品,有一些共同的特點。

有第一手資訊

實際用過的結果、在現場看到的東西、從使用者那裡聽到的聲音、自己從失敗中學到的教訓。AI 沒有的資訊,本身就是價值。第一手資訊,無論 AI 怎麼進化,都無法替你準備。

有觀點和判斷

「為誰而做」「重視什麼、捨棄了什麼」都很清楚的產品,能讓人感受到製作者的意志。它選擇的不是想讓所有人都滿意的平均答案,而是能深深打動特定某些人的答案。

細節有意圖

每一個按鈕文字、每一則錯誤訊息、每一處留白的方式,都有理由。事先想到使用者可能卡住的地方,並預先處理好。這些細節的累積,會帶來「做得很用心」的信任。

有一致性

文字的語氣、設計的調性、操作的手感,無論看哪裡都統一。只是把讓 AI 分別做出來的零件拼湊在一起,很難產生這種一致性。

看得到製作者的責任

是誰在做、詢問時會不會回覆、有沒有持續改進。看得到製作者的面孔和責任,是使用者能放心選擇的一個重要理由。

交給 AI 的事,人要握在手裡的事

要在充分利用 AI 的同時做出會被選擇的產品,捷徑是把分工劃分清楚。

環節 可以交給 AI 的事 人應該握在手裡的事
企劃列出選項,整理競品和案例決定作品是為誰、為什麼情境而做
製作大量產出初稿、草圖和底稿選擇採用哪個、捨棄什麼
收尾找出錯字、用詞不統一和可能的缺陷調整語氣和細節,營造一致性
檢查依檢查清單進行全面確認實際用用看,確認體驗上沒有違和感
發布後將回饋分類和摘要決定修改什麼的優先順序,負起責任去改進

關鍵在於,提出問題、做出選擇、承擔責任這三件事,人不能放手。AI 是出色的製作者,也是出色的檢查員,但決定「這樣可以推出了」的,是人的工作。

打磨產品的 7 個實踐

1先用一句話決定「為誰、在什麼情境」

在請 AI 做任何事之前,先用一句話寫下「誰、在什麼情境、遇到什麼困難時用它」。例如:「第一次導入專案管理工具的、約 5 人製作團隊的負責人,正在尋找向主管說明的資料時」。這句話如果模糊,AI 的輸出也會變得平庸。

2把 AI 的初稿當作「素材」

AI 的第一份輸出,可以說就是平均值。停在那裡,就只能得到似曾相識的東西。把初稿看作不是成品,而是還要刪減、重組的素材吧。

相關如何從 AI 給出的方案中做選擇、並留下選擇的理由,在連載「與 AI 協作的團隊任務管理」第4篇「AI 給出的方案不是『成品』,而是『判斷素材』」中有說明

3加入第一手資訊

自己的經驗、真實的數字、沒做成的故事、客戶隨口說的一句話。哪怕只加入一則這樣的資訊,作品也會一下子變成「我們自己的東西」。

4刪減

AI 擅長做加法。它會增加標題、疊加說明、再補上以防萬一的注意事項。正因如此,刪減的判斷要由人來承擔。果斷拿掉與想傳達的內容無關的部分,想傳達的內容才會凸顯出來。

5在細節裡放入意圖

按鈕和訊息的文字、沒有資料時的顯示、出錯時的引導、載入中的呈現方式。越是使用者實際接觸的細節,越容易維持 AI 輸出的原樣。逐一思考「在這個情境下使用者會有什麼感受」,再動手修改。

6自己用、自己讀、自己唸出來

製作者自己以使用者的身分,把做出來的東西用用看。如果是文章就唸出聲,如果是 App 就在實際工作中使用。只在螢幕上看著發現不了的違和感,一用就會顯現出來。發現的違和感當場記下來,一個一個改。

7決定自己的「風格」和「不用的東西」

語氣、設計的調性、常用的說法,以及反過來不用的說法和表達,在團隊裡決定好並共享。把這些也反映到給 AI 的指令裡,從輸出階段起就能更接近自己的風格。不過,也要時常回顧,以免風格本身變成新的「範本」。

打磨時的注意事項

不要把「去除 AI 感」當作目的

重要的不是隱藏用過 AI 的痕跡,而是為使用者增加價值。故意加入錯字讓它看起來像人寫的、捏造虛構的經歷和使用者心得,這類「偽裝」一旦被發現,會嚴重損害信任。打磨不是掩飾。

查證事實和權利

AI 有時會信心十足地給出看似合理的錯誤。數字、專有名詞、引用、規格,一定要用原始資料查證。另外,生成的圖片和設計是否與既有作品或商標相似、是否涉及真實人物,這類權利方面的確認也不可或缺。

事先想好如何說明用過 AI

依地區和平台的不同,開始出現要求標示內容由 AI 生成的情況。與其在隱瞞和公開之間二選一,不如做到能說明「哪裡用了 AI、哪裡由人判斷、由誰負責」,這樣最終才能贏得使用者的信任。

不拚數量

用 AI,文章和頁面都能大量製作。但無論是搜尋引擎還是使用者,對只是大量產出的空洞內容都越來越嚴格。從長遠來看,10 篇有深度的文章比 100 篇平庸的文章更能持續被選擇。

不要失去打磨的能力本身

交給 AI 的範圍越大,人鍛鍊「分辨好壞的能力」的機會就越少。眼光一旦退化,就連打磨本身也做不到了。在團隊裡共享判斷的理由、持續互相審核的習慣,是保持打磨能力的最好方法。

相關如何共享判斷、如何建立審核機制,在「AI 時代的團隊溝通」中有詳細說明

打磨,就是累積小的改進

打磨產品的工作,並不是一次大修改就能結束的。用的時候發現的違和感、審核中提出的意見、來自使用者的聲音。把這些小的改進點一個個撿起來、修改、確認。這些累積,最終會變成「做得很用心」的手感。

正因如此,不讓改進點被洗掉、好好管理起來很重要。在通訊軟體裡說一句「這裡有點在意」就結束的意見,大多會被忘掉。把每一則都作為任務留下來,記下由誰處理、為什麼選了這種改法,打磨的工作就會作為團隊的資產累積下來。

相關改進點的寫法在「讓人看得懂的任務寫法」中,完成後如何留下紀錄在「怎麼收尾:決定完成的判斷基準,留下日後能回頭查看的紀錄」中有介紹(連載「團隊任務管理技巧」)

在 GeckoFlag 中可以這樣打磨

前面的 7 個實踐,用任何工具都能實施。這裡舉一個例子,介紹在自架式專案管理工具 GeckoFlag 中的運用方式。

實踐 在 GeckoFlag 中的運用範例
1 決定為誰、在什麼情境把決定好的那句話寫在專案說明裡。加入的每位成員都能從同樣的前提出發
2 把初稿當作素材把「做初稿」和「收尾」分成不同的議題,避免初稿一完成就算作完成
3 加入第一手資訊把訪談和採訪中得到的內容整理到專案的 Wiki 中。照片和資料放在專案的檔案裡,方便團隊重複使用
4 刪減把刪掉的內容和理由留在議題的留言裡。之後可以追溯「為什麼刪了」
5 在細節裡放入意圖把「細節收尾」設為父議題,把空狀態的顯示、出錯時的引導、載入中的呈現方式等設為子議題,逐一完成
6 自己用用看發現的違和感當場建立成議題。由管理員在議題類型中新增「改進」,用優先順序決定修改的順序。進展情況在看板上查看
7 決定風格和不用的東西把語氣、不用的表達、給 AI 的指令整理到 Wiki 中,讓團隊所有人使用同一套。使用「用 AI 建立」時,如果由管理員事先註冊輸出範本,就能統一 AI 產生的議題說明和 Wiki 的格式
發布後的改進把客戶以「訪客」身分邀請進來,只讓他們看到參與的專案。收到的意見可以直接作為議題接收。訪客也可以編輯議題和發表留言,因此公司內部的討論要放在另一個專案中
GeckoFlag 的看板。議題卡片依狀態分列排列
把改進點建立成議題,就能在看板上一眼看清改到了哪一步(畫面範例:GeckoFlag)註:GeckoFlag 支援 15 種語言。

GeckoFlag 的「用 AI 建立」,是由 AI 根據會議紀錄、備忘、聊天截圖等,提出議題、留言、專案和 Wiki 的填寫建議的功能。它不是用來製作文章、設計等對外發布的作品本身的功能。只有管理員允許的使用者才能使用;建議中只有勾選的項目會填入表單,儲存的是人。它和本文的分工基於同樣的想法:AI 提出,人來選擇並承擔責任。

GeckoFlag 安裝在您自己的伺服器上使用,因此關於製作中產品的往來,也能在自己的管理之下持續累積(伺服器的管理由使用者負責;使用「用 AI 建立」時,輸入的文字和圖片會傳送到 Anthropic 的 API)。每次發布時,開發者都會親自進行資安檢查,並在安全性頁面上公開紀錄(這不是第三方認證或稽核)。價格為 $30 買斷,成員增加也不會加收費用(伺服器費用另計;使用「用 AI 建立」時,Anthropic 的 API 使用費也另計)。實際的畫面可以在 Demo 中試用。

總結

  • AI 是應該毫不猶豫、積極去用的工具。但用 AI 這件事本身已經不再是差異化
  • 使用者討厭的不是 AI,而是平庸、不為任何人而做、細節粗糙所透出的「敷衍和不負責任的感覺」
  • 被選擇的產品,有第一手資訊、觀點和判斷、細節的意圖、一致性,以及製作者的責任
  • 把做素材和檢查交給 AI,提出問題、做出選擇、承擔責任由人來負責
  • 打磨不是偽裝,而是增加價值。也是不斷累積小的改進

AI 越多,最後由人親手打磨的部分就越顯眼,這樣的時代已經到來。充分利用 AI,把省下來的時間投入到「打磨」上。這應該會成為今後做產品的基本方式。