自由职业者、一人公司需要项目管理工具吗？不只管项目，也防止财务和销售的遗漏
三个客户的项目挤在一起的忙季，总算熬过去了。所有交付都按时完成，刚松了一口气，到了下个月中旬，忽然意识到一件事。
上个月的账单，有一家客户没有发出去。
制作的截止日期一个都没有错过。错过的，是没有人会催促的事务工作。
一个人工作时，很容易觉得“自己的工作，脑子里都有数”。客户只有一两家时，确实也能这样运转。但一旦增加到三家、四家，光靠脑子就跟不上了。
而且，真正容易遗漏的并不是制作本身，而是开账单、确认收款、回复报价、续签合同这类事务。本文介绍需要和不需要项目管理工具的人的分界线，以及把项目和事务放在一起管理的方法。
本文要点
- 如果客户少、事务也少，不用工具也没关系。日历或待办事项应用就足够了。
- 一个人工作的人容易遗漏的，是没有人催促的事务。把它们和项目放进同一个列表，就能看到了。
- 把财务、销售、合同续签各自作为一个项目，每月月初把固定的事务一次性建成任务。
注：本文由 GeckoFlag 的开发者撰写。
结论：需要工具的人，和没有也无妨的人
先说结论。一个人工作，并不一定需要项目管理工具。请对照下表，看看自己更接近哪一边。
| 没有也无妨的人 | 有了会更轻松的人 |
|---|---|
| 客户只有一两家，用邮件沟通就够了 | 多个客户的项目同时在进行 |
| 没有合作者或外包方 | 有时会把工作交给合作者或外包方 |
| 账单和收款确认每月只有几件 | 账单、收款、付款的确认每月有很多件 |
| 从没因为事务出过问题 | 忙的时候忘了某件事，吃过亏 |
如果符合左边一栏，用日历或待办事项应用就够了，没必要勉强引入工具。
如果右边一栏哪怕符合一条，下面的内容就值得一读。尤其是最后一条“忘了某件事，吃过亏”，往往靠一套机制就能防止。
一个人工作，要做的不只是项目
一个人工作的人，要独自承担在公司里由几个人分担的所有工作。
- 项目：制作、修改、交付
- 销售：联系潜在客户、提案、报价、确认回复
- 财务：开具账单、确认收款、记录开支、准备一年一次的申报
- 合同与续费：签订合同、续签维护合同、续费域名、服务器和软件
- 自己的事业：更新自己的网站、发布内容、学习
这些事情，是不是零零散散地分布在脑子里、便利贴、日历和邮箱里？
项目有在意截止日期的客户。快要延误时，对方会联系你。可是事务没有人会催促。忘了开账单，很长一段时间都没人发现。所以才会遗漏。
对一个人工作的人来说，比管理制作更重要的，是一套不让没人催促的事务遗漏的机制。
不只项目，事务也要建成项目
做法很简单。除了按客户划分的项目，再为事务建立项目。
| 项目 | 任务示例 |
|---|---|
| 客户项目（每个客户一个） | 提交设计方案、反映修改意见、上线 |
| 财务 | 给 A 公司开本月账单、确认上月收款、整理报销凭证、备齐一年一次的申报资料 |
| 销售 | 给潜在客户 B 发提案、向 C 确认报价的回复、决定下个月要联系的潜在客户 |
| 合同与续费 | 与 D 公司商量续签维护合同、续费域名、续费正在使用的软件许可 |
| 自己的事业 | 更新自己网站的作品页、重新整理作品集 |
把事务建成任务后，它们就会和项目的截止日期排在同一个列表里。查看“本周要做的事”时，开账单和销售也会和制作工作一起映入眼帘。
截止日期要设在真正的期限之前。比如账单，就设在结算日的两天前。诀窍是选一个即使碰上忙碌的一周也还来得及的日子。
“合同与续费”这个项目尤其有用。域名、服务器和维护合同的续费一年只来一次，一年前的事几乎记不住。一知道续费日期就建好任务，并把截止日期设在续费的一个月前，就能避免手忙脚乱地办手续，或不小心错过期限。
注：本文讲的是不让事务遗漏的管理方法，不涉及会计和税务的处理方式。有关税务和会计的判断，请咨询专业人士。
不让每月重复的事务遗漏的方法
开账单、确认收款、整理开支。每个月，同样的事务都会重复出现。为了不遗漏，推荐以下步骤。
1手边准备一份固定事务清单
把每个月要做的事务写下来，只需写一次。比如“给 A 公司开账单”“给 B 公司开账单”“确认收款”“整理报销凭证”这样的清单。客户增加时，随时补充进去。
2每月月初，把当月的事务一次性建成任务
每月月初，一边看清单，一边把当月的事务一次性建成任务。不是每次都从头回想，而只是照着清单抄一遍，就不容易漏掉。
3从期限倒推，填入截止日期
建任务时，填入从期限倒推出来的截止日期。有了截止日期，把列表按截止日期排序时，项目工作和事务就能用同一把尺子排列。
4按种类用颜色区分
把任务的种类（事项类型）分成“财务”“销售”“合同”等，并设定颜色。查看列表时，制作任务和事务任务一眼就能分清。
销售也建成任务
一个人工作的人，一忙销售就会停下来。等到项目断档了，才慌忙重新开始。销售也要作为任务放进列表里。
- 每个潜在客户建一个任务：比如“向 B 公司提案”“向 C 公司确认报价的回复”，每家一个任务。
- 用状态表示销售阶段：例如“尚未联系”“提案中”“等待回复”“已成交”“暂缓”。
- 用看板浏览：在按状态排列任务的看板上，可以看出现在有多少潜在客户分别处于哪个阶段。从等待回复时间最长的开始联系。
- 销售目标也要设截止日期：比如“下个月的销售额预期不够，这周联系三家”，把目标也建成任务，填上截止日期。
不过，项目管理工具并不是正式的客户管理工具。它没有汇总每个客户的交易记录、统计销售额预期之类的功能。请把它看作跟进少数潜在客户时够用的工具。
一个人也能坚持用下去的诀窍
一个人用的工具，就算不用了，也不会有人说什么。所以要定下几个坚持下去的小习惯。
- 每天早上先看列表：打开邮件之前，先确认项目和事务的“今天要做的事”，再开始工作。
- 每周和自己开一次例会：回顾快到期的、在等待回复的，以及下周的销售。15 分钟就够了。
- 不要拆得太细：一个人的话，只把自己可能会忘的事建成任务就够了。连马上就能做完的工作都写下来，写本身就会成为负担。
- 有了合作者就直接邀请：一个人时留下的记录，在把工作交给别人时，会让说明轻松很多。
与待办事项应用、电子表格的区别
把项目和事务放在一起管理，并不只有项目管理工具这一种方法。
| 方法 | 擅长 | 不擅长 |
|---|---|---|
| 待办事项应用 | 轻便，适合列出每天要做的事 | 很难留下每个项目的来龙去脉和与客户的沟通 |
| 电子表格 | 可以自由搭建，栏目也能自己决定 | 更新容易停下来。和别人共享时容易乱掉 |
| 项目管理工具 | 能在同一个地方按截止日期查看项目和事务。来龙去脉留在任务里。之后可以邀请合作者或客户 | 一开始需要花时间决定项目和任务的种类 |
哪种合适，按手头工作的多少和与别人合作的频率来决定就好。一个人、工作量也不多的话，有时待办事项应用就够了。
相关用电子表格管理时的极限，在入门连载“第一次用项目管理工具”第2篇“Excel 管理表在哪里会到达极限？”中有详细介绍
相关邮件和聊天里托付的事为什么会被冲走，整理在第3篇“邮件和聊天里托付的事为什么会被冲走？”中
在 GeckoFlag 中的实践示例
最后，介绍一下在 GeckoFlag 中实践本文方法的例子。
- 把事务建成项目：把“财务”“销售”“合同与续费”分别建成项目。事项类型可以在管理界面中添加，并设定名称和颜色（最多 10 个）。
- 集中查看自己的事项：仪表盘上会列出自己的事项和最近更新的事项。项目也好，事务也好，都可以在这里确认“今天要做的事”。
- 在看板上推进销售：看板会按状态排列卡片。在电脑上，可以拖动卡片切换销售阶段。另外，状态是在管理界面中统一设置的，最多 10 个。因为项目进度和销售阶段都要用到，注意不要加得太多。
- 每月的固定事务，也可以用 CSV 导入：没有自动创建重复事项的功能。作为替代，可以把固定事务的事项做成 CSV 模板，改好日期后导入。导入只支持新建，事项编号会重新分配。用 Excel 打开后重新保存会丢失日期，所以请用文本编辑器编辑模板（导入与导出）。
- 人数增加，价格不变：$30 买断，不按用户数加收费用。可以一个人开始使用，合作者增加后作为成员加入，外包方或客户则作为只参与特定项目的访客加入。
- 数据放在自己的服务器上：适合不想把账单和客户信息交给外部云服务的人。相应地，服务器的管理由您自己负责。
GeckoFlag 既不是会计软件，也不是客户管理工具。它没有开具账单、自动确认收款、统计销售额的功能。请把它当作不漏掉“做什么、什么时候之前完成”的工具来用。
很多人已经为自己的网站租用了虚拟主机。只要满足系统要求，比如能使用 PHP 8.2 以上和 MySQL/MariaDB，就可以装在那台服务器上。请注意，除了软件价格之外，还需要服务器费用。价格请看价格页面，实际界面可以在演示中体验。
总结
- 一个人工作的人真正需要的，比起管理制作，是一套不让没人催促的事务遗漏的机制
- 客户少、事务也少的话，可以不用工具
- 同时有多个项目的话，把财务、销售、合同续签也建成项目，和客户项目放进同一个列表
- 每月的固定事务，在月初照着清单一次性建成任务，并填入从期限倒推的截止日期
只要把项目和事务放在同一个地方，“忙完一个月的下个月，发现忘了什么”的情况就会大大减少。先从下个月的账单和收款确认开始，把它们建成任务吧。