كيف تختار أداتك الأولى لإدارة المشاريع؟ ستة أمور يجب التحقق منها قبل عدد الميزات

هذه المقالة هي الجزء الأخير من سلسلة “أداتك الأولى لإدارة المشاريع”.

تشرح ما الذي يجب التحقق منه عند اختيار أداتك الأولى، قبل أن تبدأ بعدّ علامات الصح في جدول المقارنة.

ملاحظة: كتب هذا المقال مطوّر GeckoFlag.

لا تختر حسب عدد علامات الصح

جداول الميزات في المقالات المقارِنة مفيدة لمعرفة الفروق بين الأدوات. لكن عند اختيار أداتك الأولى، ليس من الحكمة أن تقرر حسب عدد علامات الصح.

الفريق الذي يستخدم أداة لأول مرة لا يحتاج إلا إلى الآلية الأساسية التي قدمناها في الجزء 1 من هذه السلسلة: إنشاء مكان للعمل، وتسجيل ما يجب القيام به، وتغيير حالته.

الأداة الكثيرة الميزات تستطيع فعل الكثير، لكن عناصر كل شاشة تكثر أيضًا، وكذلك ما يجب تعلّمه. وكما تناولنا في الجزء 5، فإن إعداد الكثير في البداية أحد أسباب عدم استخدام الأدوات.

قبل الاختيار، اكتب ثلاثة أمور عن فريقك

قبل مقارنة الأدوات، اكتب بعض الأمور عن فريقك أنت. تكفي ورقة واحدة لهذه الأمور الثلاثة:

1. لأي عمل ستستخدمها: ابدأ بعمل واحد فقط. اكتبه بشكل محدد، مثل “التحضير لمعرض العام القادم”.
2. من سيستخدمها: اكتب عدد الأشخاص داخل الشركة والأشخاص من الخارج الذين سينضمون. واحسب أيضًا المصممين والمطابع ومقاولي تجهيز الجناح وغيرهم.
3. كم سنة ستستخدمها: بمجرد اعتماد الأداة، تبقى عادةً لسنوات. اتخذ ثلاث سنوات مقياسًا تقريبيًا.

بعد كتابة هذه الأمور الثلاثة، يمكنك الحكم على ما إذا كانت الإجابات عن الأمور الستة التالية تناسب فريقك فعلًا.

السلسلةإن كنتم فريقًا صغيرًا ولا تزالون مترددين في حاجتكم إلى أداة أصلًا، فابدأوا بـ“الأسئلة الثلاثة” في الجزء 4، “هل يحتاج الفريق الصغير إلى أداة فعلًا؟”

ستة أمور يجب التحقق منها

إليك الأمور الستة التي يجب التحقق منها عند اختيار أداتك الأولى، مع طريقة التحقق من كل منها.

1هل يمكن البدء دون شرح؟

لا تفيد الأداة إلا عندما يستخدمها الجميع. وإن لم يفهم شخص واحد فقط كيفية استخدامها، يعود عمله إلى المحادثات وجداول البيانات.

كيف تتحقق: استفد من فترة تجربة مجانية أو من عرض تجريبي، واطلب من جميع أعضاء الفريق تجربتها. ودون أي شرح، اطلب منهم: “أضف مهمة واحدة وغيّر حالتها.” إن تمكنوا من ذلك دون تعثر، فقد نجحت.

2كم تكلّف على مدى ثلاث سنوات؟

تُسعَّر الأدوات بطرق عدة: رسوم شهرية لكل مستخدم، أو رسوم شهرية ثابتة، أو شراء لمرة واحدة، أو خطة مجانية، وغير ذلك. وإن نظرت إلى المبلغ الشهري وحده، يصعب رؤية الفروق.

كيف تتحقق: احسب إجمالي ثلاث سنوات بعدد الأشخاص الذي كتبته. وتحقق أيضًا من التكلفة إذا زاد عدد الأشخاص، ومن التكلفة عند تجاوز الحد إن كانت خطة مجانية.

3كيف يمكن دعوة أشخاص من الخارج؟

يشارك في التحضير للمعرض أشخاص من خارج الشركة. وإمكانية دعوتهم، وإمكانية تحديد ما يرونه، وما إذا كانوا يُحتسبون ضمن المستخدمين المدفوعين، كلها أمور تختلف من أداة إلى أخرى.

كيف تتحقق: راجع صفحة الأسعار والأسئلة الشائعة لمعرفة كيفية التعامل مع الأشخاص من الخارج. وإن لم يتضح الأمر، فاسأل الجهة المقدمة للأداة.

4أين توجد البيانات؟

بشكل عام، تأتي الأدوات في شكلين.

• تُستخدم على خوادم مقدم الخدمة (سحابية): يمكنك البدء فور التسجيل. لا تحتاج إلى إعداد خادم أو إدارته. ومعظمها برسوم شهرية.
• تُثبَّت على خادمك الخاص (استضافة ذاتية): تحتاج إلى إعداد خادم، لكن البيانات تبقى بين يديك.

لا يوجد شكل أفضل أو أسوأ في ذاته. فالشكل الذي يمكنك اختياره يتوقف على وجود شخص في شركتك أو لدى أحد شركائك يستطيع إعداد خادم.

كيف تتحقق: تأكد من وجود خادم يستضيف موقع شركتك، ومن الشخص الذي يديره.

5هل يمكنك أخذ بياناتك إن توقفت عن استخدامها؟

ليست الأداة الأولى بالضرورة هي التي ستستخدمها إلى الأبد. وكما ذكرنا في الجزء 5، فإن الانتقال إلى أداة أخرى خيار معقول إن لم تكن مناسبة.

وإن لم تستطع حينها إخراج المهام والسجلات التي أدخلتها، فستضطر إلى إدخال كل شيء من جديد.

كيف تتحقق: تحقق مما إذا كان يمكن تصدير البيانات بصيغة مثل CSV.

6من يمكنك أن تسأل عندما تتعثر؟

عندما لا تعرف كيف تفعل شيئًا، أو لا يعمل شيء كما ينبغي، فمن المهم أن تجد جهة تسألها.

كيف تتحقق: تحقق من وجود دليل وأسئلة شائعة بلغتك، ومن وجود وسيلة للتواصل.

جرّبها بعمل حقيقي

بعد أن تحصر الخيارات في أداتين أو ثلاث، جرّبها فعليًا. وعند التجربة، استخدم عملًا حقيقيًا بدلًا من عمل للتدريب.

• لمدة أسبوعين: إن كانت المدة قصيرة جدًا انتهت التجربة قبل الاعتياد، وإن كانت طويلة جدًا تأجّل القرار مرة بعد مرة.
• عمل واحد: اختر عملًا ينتهي خلال أسبوعين ويتضمن تسليمًا بين الأشخاص، مثل “إرسال دعوات المعرض”.
• الفريق كله: إن جرّبها شخص واحد فقط، فلن ترى كيف تُسلَّم الطلبات بين الأشخاص، كما تناولنا في الجزء 3، ولا كيف تصل الإشعارات.
• اجمع الانطباعات في النهاية: اطلب من كل شخص أمرًا واحدًا لكل من: “أين تعثرت”، و“ما الذي كان مزعجًا”، و“ما الذي ساعدني”.

خلاصة السلسلة

عند اختيار أداتك الأولى، وقبل أن تعدّ علامات الصح في جدول المقارنة، تحقق من هذه الأمور الستة:

• هل يمكن البدء دون شرح؟
• كم تكلّف على مدى ثلاث سنوات؟
• كيف يمكن دعوة أشخاص من الخارج؟
• أين توجد البيانات؟
• هل يمكنك أخذ بياناتك إن توقفت عن استخدامها؟
• من يمكنك أن تسأل عندما تتعثر؟

على مدى ستة أجزاء، تناولت هذه السلسلة ما يلي لمن لم يستخدم أداة لإدارة المشاريع من قبل:

1. الأداة وسيلة ليرى الجميع في مكان واحد من يفعل ماذا، وحتى متى، وأين وصل الأمر الآن
2. جدول Excel، حتى لو كان مشتركًا، ضعيف في حفظ السياق ونقل المعلومات
3. لا توجد في المحادثات والبريد الإلكتروني مساحة تحفظ مضمون الطلب والمسؤول عنه وما إذا كان قد أُنجز
4. حتى الفريق الصغير يستفيد من أداة إن كان هناك عمل يتوقف عند غياب أحدهم أو عمل يتكرر
5. غالبًا ما يكون سبب عدم استخدام الأداة هو طريقة اعتمادها، ويمكن تجنّب ذلك باتفاقات مسبقة
6. اختر أداتك الأولى حسب إمكانية الاستمرار في استخدامها

اعتماد الأداة ليس هو الهدف. الهدف أن يقل الوقت الذي تقضيه في السؤال هنا وهناك: “ما الذي حدث في ذلك الأمر؟”، وأن تعيد هذا الوقت إلى عملك الحقيقي. هذا ما أرادت هذه السلسلة أن تقوله.

إذا أردت تجربة واحدة

أخيرًا، إليك GeckoFlag، الأداة المستخدمة في شاشات المثال على امتداد هذه السلسلة. وبمقارنتها بالأمور الستة في هذه المقالة، تبدو كما يلي:

متى لا تكون مناسبة

لا يناسب GeckoFlag الفرق التالية:

• لا يوجد من يستطيع إعداد خادم: لا توجد نسخة سحابية.
• تريدون استخدامه عبر تطبيق للهاتف الذكي: لا يوجد تطبيق. لكن يمكن استخدامه عبر متصفح الهاتف الذكي.
• تريدون ربطه بالمحادثة أو بخدمات أخرى: لا يوجد تكامل مع أدوات المحادثة أو الخدمات المشابهة (الاتصال الخارجي الوحيد هو “التكامل مع Claude”، الذي يتيح لكم العمل من تطبيق Claude لسطح المكتب).
• تريدون تخصيصه بالتفصيل: لا توجد ميزة لإضافة حقولكم الخاصة أو إعداد مسارات عمل مفصلة.

إن انطبقت عليكم إحدى هذه الحالات، فمن المرجح أن تخدمكم أداة أخرى مدة أطول.

أعدّه باتباع الإرشادات على الشاشة

تضع الملفات على الخادم الخاص بك، ثم تكمل الخطوات التي يرشدك إليها المتصفح. لا حاجة إلى أي عمل عبر سطر الأوامر. تجد الخطوات في صفحة التثبيت في الدليل.

إذا كان موقع شركتك يعمل بالفعل على استضافة مشتركة، فقد تتمكن من تثبيته هناك. يمكنك التحقق مما يلزم في صفحة متطلبات النظام في الدليل.

ملاحظة: إذا كان لدى شركتك نطاق خاص بها بالفعل، فإن معظم خدمات الاستضافة المشتركة تتيح لك إنشاء نطاق فرعي مثل “geckoflag.yourcompany.com” وتثبيته عليه. وفي هذه الحالة، لا تحتاج إلى شراء نطاق جديد.

إن أردت مقارنته بأدوات أخرى

تتناول مدونة GeckoFlag وصفحات المقارنة الخاصة به الفروق بينه وبين الأدوات الأخرى، بما في ذلك ما يناسب كل أداة وما لا يناسبها.

• مقارنة الأدوات التي يمكن تثبيتها على الاستضافة المشتركة: أدوات إدارة المشاريع التي يمكنك تثبيتها على الاستضافة المشتركة دون Docker
• المقارنة حسب طريقة التسعير: كم تكلّف ميزات الذكاء الاصطناعي في أدوات إدارة المشاريع؟ أنواع الفوترة والتقديرات حسب حجم الفريق
• المقارنة مع أدوات معروفة: صفحات المقارنة مع Jira وRedmine والأدوات مفتوحة المصدر

ابدأ بالعرض التجريبي: أضف مهمة واحدة من عملك القادم. سترى كيف يبدو كل ما تناولته هذه السلسلة على شاشة حقيقية.