كيف تردّ على التعليقات: وافِق واسأل وأعِد العمل للتعديل في كلمات قليلة

تتوالى الردود في تعليقات المهمة ذهابًا وإيابًا مرة بعد مرة. أو لا يأتي ردّ، فلا تعرف هل قرأ أحد ما كتبت أم لا. يمكن التقليل من هذا كثيرًا بقليل من العناية بطريقة الكتابة.

ملاحظة: كتب هذا المقال مطوّر GeckoFlag.

الخلاصة: النتيجة في السطر الأول، والطلب في السطر الأخير

يقرّر القارئ من السطر الأول هل الأمر يعنيه أم لا. اكتب النتيجة أولًا، واكتب في النهاية ما تريد من الطرف الآخر أن يفعله. وبينهما، ضع فقط ما يحتاج إليه ليقرّر.

كيف تكتب في كل موقف

عندما توافق

كلمة “حسنًا” وحدها لا تقول بماذا وافقت، ولا ماذا ستفعل ومتى. أضِف خطوتك التالية.

للرسائل التي لا تحتاج إلى ردّ، يكفي ردّ قصير مثل “اطّلعت عليه”. وإذا كانت أداتك تتيح التفاعلات (الردّ برمز تعبيري)، فاستخدمها.

عندما تسأل

• إذا كانت لديك عدة أسئلة، فرقّمها، ليأتي الردّ أيضًا بالأرقام: “بالنسبة إلى 1…”
• اعرض خيارات إن أمكن. سؤال “هل نختار A أم B؟” أسهل في الإجابة من “ماذا نفعل؟”
• اكتب متى تحتاج إلى الإجابة

عندما تعيد العمل (تطلب تعديلات)

• حدّد بدقة ما يجب تعديله: “العنوان في الصفحة 2”، “رقم الهاتف في أسفل اليمين”
• اذكر السبب: عندما يعرف الطرف الآخر السبب، يستطيع أن يعدّل المواضع المشابهة بنفسه
• افصل بين “ما يجب تعديله” و“ما يُفضَّل تعديله”: إذا كتبت كل شيء بالأهمية نفسها، فلن يعرف الطرف الآخر من أين يبدأ
• اجعل المقدمة قصيرة: إذا كدّست عبارات التلطيف حتى لا يبدو كلامك قاسيًا، ضاع الطلب الأساسي بينها. وإذا أردت أن تذكر ما كان جيدًا، فسطر واحد يكفي

عندما تُبلغ بإنجاز العمل

اكتب ما الذي انتهى، وأين هو، وهل بقي شيء. أما كلمة “انتهيت” وحدها، فتجعل من يستلم العمل يبحث عن الملف المسلَّم بنفسه.

قوالب يمكنك استخدامها كما هي

استبدل المواضع المشار إليها بـ ___.

ثلاث قواعد عند الكتابة

1وضّح من تريد أن يقرأ

في التعليقات التي يراها عدة أشخاص، إذا لم يكن هناك مخاطَب، فلن يظن أحد أن الكلام موجّه إليه. اكتب اسم الشخص، أو اختر من يصله الإشعار.

2اكتب هل تحتاج إلى ردّ

مجرد كتابة “لا حاجة إلى الردّ” أو “أرجو الردّ قبل ___” يقلّل وقت انتظار الردود.

3موضوع واحد لكل مهمة

إذا بدأ موضوع آخر، فأنشئ مهمة جديدة. فإذا اختلطت عدة أحاديث في تعليقات مهمة واحدة، يصعب لاحقًا تتبّع ما تقرّر.

عندما تقول شيئًا يصعب قوله

التأخير، أو الخطأ، أو الرفض: كلما صعب قول الشيء، طالت المقدمة عادةً. اكتب الوقائع باختصار وبهذا الترتيب: ماذا حدث ← كيف يؤثّر ← ماذا تريد أن تفعل. يكفي اعتذار قصير، واستخدم المساحة بدلًا من ذلك لتكتب خطوتك التالية بوضوح.

متى تستخدم الدردشة

النقاشات السريعة تنتهي أسرع في الدردشة. لكن ما يُتّفق عليه في الدردشة، سجّله في سطر واحد في تعليقات المهمة. فرسائل الدردشة تمضي مع تدفّق الحديث، ويصعب العثور عليها لاحقًا (نتناول ذلك بالتفصيل في أحد مقالات سلسلتنا للمبتدئين، “لماذا تضيع الطلبات في البريد الإلكتروني والدردشة؟”).

مثال على ما قد يحدث

كيف تتواصلون في GeckoFlag

• تُكتب التعليقات بالنصوص المنسقة، ويمكن استخدام القوائم المرقّمة. ويمكنك معاينة التعليق قبل النشر.
• عند نشر تعليق، يمكنك تغيير الحالة والأولوية والمكلَّف في الوقت نفسه. فمثلًا، وأنت تكتب الإبلاغ بالإنجاز، يمكنك تغيير الحالة إلى “بانتظار المراجعة”، وإعادة التذكرة إلى من طلب العمل.
• تختار الأعضاء الذين يصلهم الإشعار في كل مرة تنشر فيها. فتقرّر في كل مرة من تريد أن يقرأ.
• يمكنك التفاعل مع التعليقات بـ 20 أيقونة مختلفة، فتقلّ الردود التي لا تقول إلا “اطّلعت عليه”.
• تُعرض أحدث 3 تعليقات، وتُطوى التعليقات الأقدم. وعندما يُتّفق على شيء في نقاش طويل، يصبح أسهل في القراءة إذا أضفته أيضًا إلى وصف التذكرة.

يمكنك تجربة الشاشات الفعلية في العرض التجريبي.

الخلاصة

في التعليقات، اكتب النتيجة في السطر الأول، وطلبك في السطر الأخير. ومجرد أن تضيف من تريد أن يقرأ وهل تحتاج إلى ردّ، يقلّ الذهاب والإياب. في المرة القادمة، نتناول كيف تحدّد “الحالات” التي تُبلغ بها عن سير العمل.

السلسلةاقرأ أيضًا الجزء 4، “كيف تحدّد المكلَّف وتاريخ الاستحقاق”

السلسلةالتالي: الجزء 6، “كيف تُبلغ عن سير العمل؟”