إلى أي حدّ تقسّم المهام؟ معيار للحجم المناسب

تضيف مهمة واحدة فقط باسم “المشاركة في المعرض التجاري”، ثم تجد نفسك في اليوم السابق للمعرض وأنت في عجلة من أمرك. أو على العكس، تقسّم العمل حتى “إرسال رسالة بريد إلكتروني واحدة”، فيتجاوز عدد المهام 100 مهمة، ولا تعود تعرف أيّها المهم.

والسبب في الحالتين واحد: حجم المهام غير مناسب.

ملاحظة: كتب هذا المقال مطوّر GeckoFlag.

الخلاصة: اجعل كل مهمة بحجم يُنهيه شخص واحد في بضعة أيام

هناك ثلاثة معايير.

إذا انطبقت المعايير الثلاثة، فحجم المهمة مناسب. وإذا لم ينطبق أحدها، فقسّم المهمة أو اجمعها مع غيرها.

علامات أن المهمة كبيرة أكثر من اللازم

• المكلَّفون بها عدة أشخاص
• يستمر التقرير “نعمل عليها” أسابيع
• لا تستطيع كتابة شرط الإنجاز (نتناول طريقة كتابته في الجزء 2، “كيف تكتب مهامّ يفهمها الآخرون”)

المهمة الكبيرة أكثر من اللازم لا يُرى من الخارج إلى أين وصلت. فلا يُكتشف التأخير إلا قبيل تاريخ الاستحقاق.

علامات أن المهمة صغيرة أكثر من اللازم

• تستغرق إضافتها وقتًا أطول من تنفيذها
• القائمة مليئة بأعمال تنتهي في دقائق
• القائمة مزدحمة إلى حدّ أنك لا ترى المهام المهمة

لا تجعل الأعمال التي تنتهي في دقائق مهامّ مستقلة، بل اكتبها نقاطًا تحت “ما يجب فعله” في وصف المهمة.

خطوات التقسيم

لنأخذ التحضير للمشاركة في معرض تجاري مثالًا.

1. اكتب ما يجب أن يكون جاهزًا في النهاية: الجناح، والمطبوعات التي ستُوزَّع، وفريق العمل في يوم المعرض، والنقل والتركيب والفك
2. اكتب لكلٍّ منها الأعمال اللازمة
3. أعِد تجميعها حسب المكلَّف والمدة: اجعل كل مهمة بحجم يُنهيه شخص واحد في بضعة أيام
4. اكتب الترتيب: للأعمال التي لا يمكن أن تبدأ قبل انتهاء عمل آخر، اكتب الترتيب

مرّر الجدول أفقيًا ←

لو بقيت المهمة “جهّز الكتيّب” كما هي، لما عرفت هل توقّف العمل عند النصوص أم عند الإرسال إلى المطبعة. وبعد التقسيم، يتّضح مكان التأخير.

مستويان يكفيان

يكفي في الغالب أن تقسّم العمل إلى مستويين: “مجموعات كبيرة” و“أعمال منفردة”. أما إذا تعمّقت إلى ثلاثة مستويات أو أربعة، فيصعب رؤية الصورة الكاملة، ويزداد جهد التحديث.

إذا شعرت بأنك تحتاج إلى مستوى ثالث، فهذه علامة على أن المجموعة كبيرة أكثر من اللازم. قسّم المجموعة إلى اثنتين، أو انقلها إلى مشروع منفصل (نتناول طريقة تقسيم العمل إلى مشاريع في الجزء 1، “كيف تقسّم العمل إلى مشاريع؟”).

أخطاء شائعة

1محاولة تقسيم كل شيء تقسيمًا كاملًا من البداية

لا تعرف ما سيأتي حتى تبدأ. قسّم ما تراه الآن فقط، وابدأ بتفصيل الأقرب. ولا بأس أن تترك الأعمال البعيدة مهامّ كبيرة في الوقت الحالي.

2إهمال مهمة المجموعة بعد تقسيمها

قد تنتهي كل الأعمال المنفردة، وتبقى مهمة المجموعة “قيد التنفيذ”. عندما تُنهي آخر عمل، اجعل مهمة المجموعة مكتملة أيضًا.

مثال على ما قد يحدث

كيف تقسّم العمل في GeckoFlag

• يمكنك إنشاء تذاكر فرعية تحت تذكرة (التذاكر الرئيسية/الفرعية). وفي قائمة التذاكر ومخطط جانت، يمكنك طيّ التذاكر الفرعية تحت التذكرة الرئيسية
• تصل التذاكر الرئيسية/الفرعية إلى مستويين. وهذا يوافق فكرة “مستويان يكفيان” في هذا المقال، فلا يصبح التقسيم عميقًا أكثر من اللازم
• توضع التذكرة الرئيسية وتذاكرها الفرعية في المشروع نفسه
• اكتب الترتيب في الوصف أيضًا

يمكنك تجربة الشاشات الفعلية في العرض التجريبي.

الخلاصة

اجعل كل مهمة بحجم “يُنهيه شخص واحد في بضعة أيام، ويتّضح بلا لبس هل انتهى أم لا”. وعند التقسيم، ابدأ بما يجب أن يكون جاهزًا في النهاية وارجع منه إلى الوراء، واكتفِ بمستويين. في المرة القادمة، نتناول كيف تحدّد المكلَّف وتاريخ الاستحقاق للمهام التي قسّمتها.

السلسلةنتناول طريقة كتابة العنوان وشرط الإنجاز في الجزء 2، “كيف تكتب مهامّ يفهمها الآخرون”

السلسلةالجزء 4، “كيف تحدّد المكلَّف وتاريخ الاستحقاق”