كيف تحدّد المكلَّف وتاريخ الاستحقاق: لا مزيد من “لنعمل عليه جميعًا” و“في أقرب وقت ممكن”

حتى بعد أن تقسّم المهام، لا يتقدّم العمل إذا بقي “من؟” و“حتى متى؟” غير واضحين. يُتّفق في اجتماع على عمل بعبارة “حسنًا، لنعمل عليه جميعًا”، ثم يأتي الاجتماع التالي ولم يبدأ فيه أحد. هذا يحدث كثيرًا في كل مجالات العمل.

ملاحظة: كتب هذا المقال مطوّر GeckoFlag.

الخلاصة: مكلَّف واحد، وتاريخ استحقاق مع سببه

حدّد شخصًا واحدًا يتابع المهمة حتى النهاية، وأبلِغ تاريخ الاستحقاق مع سبب اختيار هذا التاريخ. بهذين الأمرين وحدهما، تكاد تختفي عبارات مثل “ظننت أن غيري سيقوم بها” و“لم أعرف أنها عاجلة إلى هذا الحد”.

لماذا مكلَّف واحد؟

عندما يكون المكلَّفون عدة أشخاص، يظن كل واحد منهم أن غيره سيقوم بالعمل. وعندما يتأخر العمل، لا يُعرف من يُسأل عنه.

لا بأس أن يساعد أي عدد من الأشخاص. لكن حدّد شخصًا واحدًا يتابع العمل حتى النهاية. وإذا كان العمل يُوزَّع فعلًا على عدة أشخاص، فقسّم المهمة نفسها (نتناول طريقة التقسيم في الجزء 3، “إلى أي حدّ تقسّم المهام؟”).

كيف تحدّد المكلَّف

• يحدّده من يطلب العمل، لكن بعد التأكد من الشخص نفسه: إذا أضفت مكلَّفًا دون أن تقول له شيئًا، فأنت تصنع عملًا لم يوافق أحد على تولّيه. تكفي رسالة قصيرة للتأكد من أنه يستطيع تولّيه.
• إذا لم يُحدَّد أحد بعد، فليتولَّه من يطلب العمل مؤقتًا: المهمة التي لا مكلَّف بها لا يلتفت إليها أحد.
• غيّر المكلَّف عند الإجازة أو الانتقال: قبل أن تبدأ إجازتك، راجع المهام المكلَّف بها، وحدّد من سيتسلّمها.
• راجع بانتظام المهام التي لا مكلَّف بها: مرة في الأسبوع، تحقّق من المهام التي خانة المكلَّف فيها فارغة.

كيف تحدّد تاريخ الاستحقاق

1اكتب تاريخًا

عبارات مثل “خلال الأسبوع القادم” أو “نهاية الشهر” يفهمها كل شخص بطريقة مختلفة. هل يعني “الأسبوع القادم” مساء الجمعة أم ليلة الأحد؟ لا يعرف ذلك إلا من كتبها. اكتب تاريخًا مثل “الجمعة 23 أكتوبر”، وأضف الوقت إذا كان الوقت مهمًا.

2أضف السبب

إذا كُتب “لأن موعد تسليم الملفات إلى المطبعة هو 26 أكتوبر”، يستطيع المكلَّف أن يقدّر بنفسه هل يمكن تغيير التاريخ أم لا. أما تاريخ الاستحقاق بلا سبب، فاحتمال الالتزام به أقل.

3لا تقدّم تاريخ الاستحقاق سرًّا

إذا أعطيت في صمت تاريخًا أبكر من الموعد النهائي الحقيقي، فسيكتشف الآخرون ذلك مع الوقت، ثم لا يثقون بأي تاريخ استحقاق. إذا أردت هامشًا من الوقت، فاكتب ذلك بصراحة: “الموعد النهائي هو 26. أحتاج إلى وقت للمراجعة، فسيساعدني كثيرًا أن أتسلّمه في 23”.

4حدّد تاريخ البدء أيضًا

تاريخ الاستحقاق وحده لا يخبرك متى تبدأ لتنتهي في الوقت. وإذا حدّدت تاريخ البدء، تنتبه مبكرًا إلى العمل الذي كان يجب أن يبدأ ولم يبدأ.

5إذا عرفت أنك لن تلحق بالموعد، فأخبِر فورًا

تاريخ الاستحقاق أمر تتشاور فيه بمجرد أن تعرف أنك لن تلتزم به. إذا أخبرت قبل أسبوع، تكون الحلول المتاحة أكثر مما لو أخبرت في يوم الاستحقاق نفسه (نتناول طريقة الإبلاغ في الجزء 5، “كيف تردّ على التعليقات”).

أمثلة لإعادة صياغة “في أقرب وقت ممكن”

بعض الأعمال ليس لها موعد نهائي فعلًا. وحتى في هذه الحالة، إذا حدّدت متى ستتحقق من وضعها، فلن تُنسى.

خطأ شائع: كل شيء “الأولوية: عالية”

الأولوية هي ترتيب العمل مقارنةً بالأعمال الأخرى. إذا كان كل شيء “عالية”، فلا أحد يعرف من أين يبدأ. وعندما ترفع أولوية عمل، أخبِر أيضًا بما يمكن تأجيله.

مثال على ما قد يحدث

كيف تحدّد ذلك في GeckoFlag

• لكل تذكرة مكلَّف واحد. وإذا لم يُحدَّد، تظهر عبارة “غير مُسنَدة”، فترى التذاكر التي لا مكلَّف بها بنظرة واحدة.
• يمكنك تحديد تاريخ البدء وتاريخ الاستحقاق. وإذا أدخلت الاثنين، يمكنك التحقق من المدة في مخطط جانت.
• في قسم “تذاكري” في لوحة المعلومات، يمكنك التحقق من التذاكر غير المكتملة المكلَّف بها.
• يستطيع المسؤولون عرض مخطط جانت لجميع المشاريع وجميع الأعضاء. ويفيد ذلك في التحقق من أن العمل لا يتركّز على أشخاص بعينهم.
• يمكنك اختيار أسماء الأولويات وألوانها بحرية (حتى 10 أولويات).

يمكنك تجربة الشاشات الفعلية في العرض التجريبي.

الخلاصة

حدّد مكلَّفًا واحدًا يتابع المهمة حتى النهاية، وتأكّد من ذلك معه. واكتب تاريخ الاستحقاق تاريخًا، وأضف إليه السبب. في المرة القادمة، نتناول كيف تكتب التعليقات التي تتبادلونها على المهمة.

السلسلةاقرأ أيضًا الجزء 3، “إلى أي حدّ تقسّم المهام؟”

السلسلةالتالي: الجزء 5، “كيف تردّ على التعليقات”

ذو صلةنتناول ما إذا كان الفريق الصغير يحتاج إلى أداة أصلًا في الجزء 4 من سلسلتنا للمبتدئين “أداتك الأولى لإدارة المشاريع”: “هل يحتاج الفريق الصغير إلى أداة فعلًا؟”