كيف تكتب مهامّ يفهمها الآخرون: العنوان والوصف وشرط الإنجاز

تضيف مهمة، فيعود إليك من استلمها بالأسئلة. أو يصلك العمل المنجز على غير ما كنت تتوقع. ويمكن تجنّب كثير من سوء الفهم هذا بطريقة كتابة المهمة.

والسبب في الغالب أن الافتراضات التي في ذهن صاحب الطلب لم تُكتب. وكلما كان الأمر بديهيًا عند من يطلبه، زاد احتمال أن يسقط من الكتابة.

ملاحظة: كتب هذا المقال مطوّر GeckoFlag.

الخلاصة: العنوان يقول “ماذا تفعل”، والوصف يقول “لماذا، وماذا، وإلى أي حدّ”

العنوان لتصفّح القائمة، والوصف لمن سيقوم بالعمل. إذا كتبت كلًّا منهما لوظيفته، صار كلاهما أقصر وأوضح.

كيف تكتب العنوان

اكتب العنوان بحيث يتميّز في القائمة، ويُظهر بنظرة واحدة ما يجب فعله لتنتهي المهمة.

هناك أربع نقاط ينبغي تذكّرها.

• ابدأ بفعل يقول ما يجب فعله
• عمل واحد لكل مهمة
• لا تكتفِ بكلمة “مراجعة” أو “تعديل”: اذكر ما الذي يُراجَع أو يُعدَّل
• اجعله قصيرًا، وانقل التفاصيل إلى الوصف

أربعة أمور تُكتب في الوصف

1الهدف (لماذا نقوم بهذا العمل)

هو ما يرجع إليه من يقوم بالعمل حين يتردّد في قرار ما. فإذا كُتب “حتى يعرف الزوار مكان موقف السيارات”، استطاع أن يقرّر بنفسه حجم الخريطة وموضعها.

2ما يجب فعله

اكتب الخطوات المحددة في نقاط. وإذا كان لها ترتيب، فرقّمها.

3شرط الإنجاز (متى يُعدّ العمل منتهيًا)

هذا هو البند الذي يُنسى أكثر من غيره، وهو الأهم. فعبارة “أعِدّ مسودة المنشور” لا توضّح هل تكفي مسودة أولية، أم المقصود إرسال الملف إلى المطبعة. اكتب شيئًا مثل: “تنتهي المهمة عند رفع مسودتين بحجم A4 على وجه واحد إلى هذه المهمة بصيغة PDF”.

4المواد والمراجع

مثل مكان حفظ الصور المطلوبة، والمنشور السابق، ورسائل العميل. فلا يضطر أحد إلى البحث عنها، وتقلّ أسئلة مثل “أيّها أستخدم؟”.

وإذا كان وراء تاريخ الاستحقاق سبب، فأضِفه أيضًا (نتناول ذلك في الجزء 4، “كيف تحدّد المكلَّف وتاريخ الاستحقاق”).

مثال على الكتابة

في أثناء تجديد متجر، يُطلب من أحدهم اقتراح ترتيب جديد للرفوف.

قالب يمكنك استخدامه كما هو

لا يلزم أن تملأ كل البنود في كل مرة. ففي المهمة الصغيرة يكفي “ما يجب فعله” و“شرط الإنجاز”.

أخطاء شائعة

1عدم كتابة ما اتُّفق عليه شفهيًا

من لم يحضر الاجتماع أو المكالمة لن يعرف ما تقرّر. أضِف ما تقرّر إلى الوصف أو إلى تعليق.

2وصف طويل أكثر من اللازم

إذا كتبت كل ما جرى من قبل، ضاعت التعليمات المهمة. اترك ما جرى في التعليقات، واكتب في الوصف فقط “ما أحتاج منك أن تفعله الآن”.

3تعديل الوصف دون إخبار أحد

إذا تغيّرت التفاصيل في منتصف العمل وعدّلت الوصف وحده، فلن ينتبه من يعمل على المهمة. وعند التغيير الكبير، أخبره في تعليق أيضًا.

4“اجعله جميلًا”، “قدر الإمكان”

الكلمات التي يختلف معناها من شخص إلى آخر تؤدي إلى سوء الفهم. فبدلًا من “اجعله لافتًا”، اكتب شيئًا مثل “بحجم يسمح بقراءة اسم المتجر من بعيد”: استخدم الأرقام أو الأمثلة.

مثال على ما قد يحدث

كيف تكتب المهام في GeckoFlag

• يصل عنوان التذكرة إلى 50 حرفًا، وهذا يُبقيه تلقائيًا بطول يسهل قراءته في القائمة
• يدعم الوصف النصوص المنسقة، فيمكنك استخدام العناوين والنقاط والروابط. ويمكنك معاينة النتيجة قبل النشر
• لكلٍّ من نوع التذكرة والأولوية والمكلَّف وتاريخ البدء وتاريخ الاستحقاق حقل خاص به. فيكفي أن تكتب في الوصف ما لا تغطيه الحقول
• احتفظ بالقالب في الويكي الخاص بالمشروع، ليتمكن الأعضاء من نسخه واستخدامه

يمكنك تجربة الشاشات الفعلية في العرض التجريبي.

الخلاصة

اكتب في العنوان باختصار “ماذا تفعل”، واكتب في الوصف الهدف، وما يجب فعله، وشرط الإنجاز، والمواد. وكتابة شرط الإنجاز وحدها تقلّل إعادة العمل كثيرًا. في المرة القادمة، نتناول إلى أي حدّ ينبغي تقسيم المهام.

السلسلةنتناول طريقة تقسيم العمل إلى مشاريع في الجزء 1، “كيف تقسّم العمل إلى مشاريع؟”

السلسلةالجزء 3، “إلى أي حدّ تقسّم المهام؟”

ذو صلةنتناول أسباب ضياع الطلبات التي تُرسل في الدردشة أو البريد الإلكتروني في الجزء 3 من سلسلتنا للمبتدئين “أداتك الأولى لإدارة المشاريع”: “لماذا تضيع الطلبات في البريد الإلكتروني والدردشة؟”