كيف تُبلغ عن سير العمل؟ كم حالة تحتاج، ومتى تغيّرها

أن تعرف سير العمل بمجرد النظر إلى القائمة، دون أن تسأل: “ما أخبار ذلك الأمر؟”. هذا ما تتيحه “الحالة”. لكن إذا كثرت الحالات، أو لم تُحدَّث، فإنها تُخفي ما يجري فعلًا بدلًا من أن تُظهره.

ملاحظة: كتب هذا المقال مطوّر GeckoFlag.

الخلاصة: ابدأ بـ 3 إلى 5 حالات، وحدّد من يغيّرها ومتى

في الحالات، الأهم من عددها أن يستخدمها الجميع بالمعنى نفسه، وأن يغيّروها أولًا بأول. ابدأ بعدد قليل، وحدّد من يغيّرها ومتى، فتعرف سير العمل بمجرد النظر إلى القائمة.

لماذا تبدأ بعدد قليل

عندما تكثر الحالات، يختلف الناس في أيّها يختارون. ويصبح تغييرها عبئًا، فلا يحدّثها أحد بعد فترة. ابدأ بعدد قليل، ولا تُضف حالة إلا إذا تكرّر أنك تريد التمييز بين وضع وآخر.

الشكل الأساسي

تكفي معظم الفرق هذه الحالات الأربع.

1. لم تبدأ
2. قيد التنفيذ
3. بانتظار المراجعة
4. مكتملة

الأهم بينها “بانتظار المراجعة”. إذا فصلت العمل الذي انتهى لكنه ينتظر مراجعة من طلبه، عرفت “في يد من هو الآن”. أما إذا بقي “قيد التنفيذ” وهو ينتظر المراجعة، فسيظن من طلبه أن العمل ما زال جاريًا، فيتوقف كل شيء.

وإذا أردت أن تضيف حالة، فابدأ بـ “معلّقة”. خصّصها لما لا تستطيعون دفعه بأنفسكم، مثل انتظار ردّ العميل. وعندما تجعل مهمة “معلّقة”، اكتب في تعليق السبب، ومتى ستعود للنظر فيها.

أمثلة حسب نوع العمل

تترسّخ الحالات بسهولة أكبر عندما تطابق أسماؤها الكلمات التي تستخدمها عادةً في ذلك العمل.

من يغيّرها، ومتى

تبتعد الحالات عن الواقع عندما لا يكون قد تحدّد “من يغيّرها”.

• إلى “قيد التنفيذ”: يغيّرها المكلَّف عندما يبدأ العمل
• إلى “بانتظار المراجعة”: يغيّرها المكلَّف عندما يطلب المراجعة. وفي الوقت نفسه، اجعل المكلَّف هو من سيراجع، فيتّضح من عليه أن يتحرك بعد ذلك
• إلى “مكتملة”: من طلب العمل أم المكلَّف؟ اتفقوا في الفريق على أحدهما

نتناول بالتفصيل في الجزء 8 كيف تقرّرون أن العمل قد انتهى.

كيف تكتب تقرير سير العمل

ما لا تقوله الحالة وحدها، أكمله في التعليقات. وبدلًا من نسبة مثل “أنجزت نحو 70%”، اكتب الأمور الثلاثة التالية، فهي أوضح.

عندما تكتب “ما تبقّى”، لا “ما انتهى” فقط، تظهر المشكلات مبكرًا.

أخطاء شائعة

1لم تعد الحالات تطابق الواقع

مرة في الأسبوع، ولو لوقت قصير، راجِع القائمة واجعل الحالات تطابق الواقع. وإذا كان لديكم اجتماع دوري، فأسهل طريقة أن تعرضوا الشاشة فيه.

2تتراكم المهام “قيد التنفيذ”

تزداد المهام التي توقفت فعلًا لكنها ما زالت “قيد التنفيذ”. اجعل ما ينتظر ردّ شخص آخر “معلّقة”، وأغلق ما تقرّر ألا يُنفَّذ بعد أن تكتب السبب.

مثال على ما قد يحدث

كيف تستخدمها في GeckoFlag

• تختار اسم كل حالة ولونها بحرّية. ويمكن تسجيل ما يصل إلى 10 حالات، وهو عدد كافٍ لتبدأ بعدد قليل.
• هناك حالة تُعامَل على أنها مكتملة، والتذاكر التي تُغيَّر إليها تخرج من قسم “تذاكري” في لوحة المعلومات.
• في لوحة كانبان، ترى التذاكر مرتّبة حسب الحالة. وعلى الحاسوب الشخصي، يمكنك تغيير الحالة بسحب البطاقة، وهذا مفيد في المراجعة الأسبوعية.
• عند نشر تعليق، يمكنك تغيير الحالة والمكلَّف في الوقت نفسه. فيصبح “التغيير إلى بانتظار المراجعة وإعادة التذكرة إلى من طلب العمل” خطوة واحدة.
• يمكنك تصفية قائمة التذاكر حسب الحالة.

يمكنك تجربة الشاشات الفعلية في العرض التجريبي.

الخلاصة

ابدأ بـ 3 إلى 5 حالات، وأضِف “بانتظار المراجعة” لتعرف في يد من العمل. حدّد من يغيّر الحالات ومتى، واكتب في تقارير سير العمل “ما انتهى، وما تبقّى، والخطوة التالية”. في المرة القادمة، نتناول كيف تكتب عند التواصل مع أشخاص من خارج الشركة، مثل العملاء والمتعاقدين.

السلسلةاقرأ أيضًا الجزء 5، “كيف تردّ على التعليقات”

السلسلةالجزء 8، “كيف تُغلق المهام” (قريبًا)