كيف تكتب عند التواصل مع أشخاص من خارج الشركة: طلبات وطلبات مراجعة واضحة تمنع الالتباس

ما تكفي فيه كلمة واحدة داخل الشركة قد لا يفهمه من هم خارجها. تظن أنك طلبت شيئًا، لكن طلبك لم يصل. تطلب مراجعة، ولا يأتيك ردّ. وأغلب هذا الالتباس يحدث لأنك لم تكتب أمرًا لا يعرفه الطرف الآخر.

ملاحظة: كتب هذا المقال مطوّر GeckoFlag.

الخلاصة: افصل بين الخلفية والطلب وما تريد منهم أن يقرّروه

عندما تكتب لأشخاص من خارج الشركة، اكتب “لماذا” و“ماذا” و“ما الذي نريدك أن تقرّره” كلًّا على حدة. إذا خلطتها معًا، فلن يعرف الطرف الآخر على أي جزء يردّ.

ما الفرق عن العمل داخل الشركة

• لا يعرفون الخلفية: لا يعرفون ما تقرّر في اجتماعاتكم الداخلية، ولا كيف وصلت الأمور إلى ما هي عليه، ولا ظروف شركتكم.
• يصعب عليهم السؤال: بسبب موقعهم، قد لا يستطيعون أن يسألوا “ماذا تقصدون بهذا؟”، فيمضون في العمل بناءً على التخمين.
• هناك معلومات يجب ألا يروها: مثل التكاليف الداخلية، وما يخصّ عملاء آخرين، والتقييمات الداخلية.

نموذج لكتابة الطلب

عندما تكتب “جهة التواصل”، يعرف الطرف الآخر أنه يستطيع أن يسأل حين يتردد. وكلما صعب على الشخص أن يسأل، زادت فائدة هذا السطر.

كيف تكتب طلب المراجعة

• حدّد ما تريد منهم مراجعته: عبارة “نرجو التأكد من صحة التواريخ والعناوين” تأتي بإجابة أدقّ من “نرجو مراجعة كل شيء”.
• اكتب كيف يردّون: إذا كتبت “إن لم تكن هناك ملاحظات، فيكفي أن تردّوا بـ‘موافق كما هو’”، خفّفت العبء عنهم.
• اكتب الموعد النهائي، وما يحدث إذا مرّ: يمكنك أيضًا أن تكتب “إن لم يصلنا ردّ منكم قبل ___، فسنمضي كما هو”. لكن لا تستخدم هذا فيما يتعلق بالمال أو العقود، واحصل فيها على ردّ دائمًا.

استخدم كلمات يفهمها الطرف الآخر

الاختصارات الداخلية، وأسماء المشاريع التي لا تُعرف إلا داخل الشركة، والمصطلحات الخاصة بالمجال، لا يفهمها من هم خارج الشركة. وخاصةً عندما تطلب عملًا من مجال آخر، قد تُستخدم الكلمة نفسها بمعنى مختلف. قبل أن تمضي، تحقّق مرة واحدة من معنى الكلمات المهمة.

حدّد ما يمكنهم رؤيته

إذا دعوت أشخاصًا من خارج الشركة إلى الأداة، فافصل بين المشاريع التي يراها هؤلاء والمشاريع الداخلية فقط (نتناول طريقة التقسيم في الجزء 1، “كيف تقسّم العمل إلى مشاريع؟”). وضع تفاصيل عروض الأسعار والنقاشات الداخلية في المشروع الداخلي.

هل تدعوهم إلى الأداة، أم تكتفي بالبريد الإلكتروني؟

مع من تتواصل معهم كثيرًا، تجمع دعوتهم إلى الأداة المواد وتاريخ العمل في مكان واحد. لكن بعض الأشخاص يجدون تسجيل الدخول أو تعلّم أداة جديدة عبئًا. ومع من لا تتواصل معهم إلا بضع مرات في السنة، يمكنك أن تكتفي بالبريد الإلكتروني، وتنقل ما تقرّر إلى المهام من جهتكم.

مثال على ما قد يحدث

كيف تدعوهم في GeckoFlag

• من تدعوه بدور “ضيف” لا يرى إلا المشاريع التي يشارك فيها. ولا يستطيع إنشاء مشاريع جديدة.
• يستطيع الضيف أيضًا إنشاء التذاكر وتعديلها ونشر التعليقات. ولأنه ليس دورًا للعرض فقط، ضع المعلومات التي لا تريد أن يراها في مشروع داخلي منفصل.
• يضيف المسؤول المستخدمين، ولا توجد طريقة ليسجّل الأشخاص بأنفسهم. فجهتكم هي التي تقرّر من تدعوه.
• يختار كل عضو لغة العرض الخاصة به، فتستطيع الشركات المتعاونة في الخارج استخدام الشاشات بلغتها.
• يمكنك استبدال اسم الموقع والشعار باسم شركتك وشعارها، فيراه العملاء واجهةً لشركتك.

يمكنك تجربة الشاشات الفعلية في العرض التجريبي.

الخلاصة

عندما تطلب شيئًا من أشخاص من خارج الشركة، افصل بين الخلفية والطلب وما تريد منهم أن يقرّروه، وأضِف جهة التواصل. وفي طلب المراجعة، حدّد ما يراجعونه وكيف يردّون، وافصل ما يمكنهم رؤيته باستخدام المشاريع. في المرة القادمة، وهي الجزء الأخير من السلسلة، نتناول كيف تُنهي العمل.

السلسلةاقرأ أيضًا الجزء 1، “كيف تقسّم العمل إلى مشاريع؟”، والجزء 5، “كيف تردّ على التعليقات”. أما المقال الإضافي “كيف تكتب ليفهمك زملاء يتحدثون لغات أخرى” فسيُنشر قريبًا

ذو صلةنتناول كيف تحافظ على سير العمل أثناء انتظار مراجعة العميل في الجزء 5 من سلسلة “إدارة المهام لفرق تعمل مع الذكاء الاصطناعي”، “حافظ على سير العمل أثناء انتظار موافقة العميل”