كيف تقسّم العمل إلى مشاريع؟ التقسيم حسب العمل أو الفريق أو الفترة

عندما يبدأ الفريق استخدام أداة لإدارة المهام، فإن أول ما يجعله يتوقف ويفكّر هو: كيف ننشئ المشاريع؟ إذا قسّمت العمل تقسيمًا مفرطًا، لم يعد أحد يجد ما يبحث عنه. وإذا جمعت الكثير في مكان واحد، ظلّت تصل إلى الناس إشعارات عن عمل لا يعنيهم.

نقصد بـ“المشروع” هنا الحاوية التي تجمع فيها الأداة العمل. وتسمّيه بعض الأدوات “لوحة” أو “مساحة” أو “قائمة”. يشرح هذا المقال طريقة تفكير في تقسيم العمل تصلح لأي أداة.

ملاحظة: كتب هذا المقال مطوّر GeckoFlag.

الخلاصة: اجمع في مشروع واحد العمل الذي يراه الأشخاص أنفسهم

إذا تردّدت، فاسأل نفسك: من يحتاج إلى رؤية هذا العمل؟ إذا كان الأشخاص الذين يرونه هم أنفسهم، فاجمعه في مشروع واحد. وإذا اختلفوا، فافصله.

تحدّد معظم الأدوات من يرى ماذا، ومن تصله الإشعارات، بحسب الأعضاء المشاركين في كل مشروع. فإذا قسّمت المشاريع حسب من يحتاج إلى رؤية العمل، لن تظهر المعلومات لمن لا يعنيهم الأمر، ولن تصلهم إشعارات لا تخصّهم.

ثلاث طرق شائعة للتقسيم

مرّر الجدول أفقيًا ←

التقسيم حسب العمل

يناسب العمل الذي له بداية ونهاية واضحتان. إذا كان الأشخاص المعنيّون يتغيّرون من عميل إلى آخر أو من موقع إلى آخر، فهذه هي الطريقة الطبيعية. ولأنك تستطيع إغلاق المشروع حين ينتهي العمل، ترى بنظرة واحدة العمل الجاري الآن فقط.

التقسيم حسب القسم أو الفريق

يناسب العمل الذي يستمر كل يوم، مثل طلب المستلزمات من الشؤون الإدارية، أو الأعمال الروتينية في المتجر، أي العمل الذي يتولاه الأشخاص أنفسهم دائمًا. ولأنه لا ينتهي، يزداد محتواه باستمرار. لذلك غيّر طريقة عرضه، كأن تُخفي المهام المكتملة أو ترتّبها حسب تاريخ الاستحقاق.

التقسيم حسب الفترة

يناسب العمل الذي يتكرر كل سنة أو كل شهر. افتح مشروع المرة السابقة، وستتمكن من تنفيذ التحضيرات نفسها بالترتيب نفسه.

لا بأس بالجمع بين الطرق

في الواقع، قلّما يكفي فريقًا طريقة تقسيم واحدة. فشركة مقاولات صغيرة مثلًا قد تقسّم أعمال البناء لكل مالك منزل حسب العمل، والأعمال اليومية في المكتب حسب القسم. ولا مشكلة في الجمع بين طرق التقسيم بحدّ ذاته. المهم ألّا يتردد أحد في مكان وضع العمل الجديد حين يصل.

ثلاثة أخطاء شائعة

1التقسيم المفرط

أي أن تنشئ مشروعًا من أجل عمل واحد. يُضاف العمل الواحد بوصفه مهمة داخل مشروع. وكقاعدة تقريبية، اسأل نفسك: هل يُتوقع أن يضم المشروع 10 مهام أو أكثر؟ وهل سيستمر بضعة أسابيع أو أكثر؟ إذا لم ينطبق أيّ من الأمرين، فضع العمل داخل مشروع قائم.

2وضع كل شيء في مشروع واحد

إذا وضعت عمل الجميع في مشروع واحد، تصل الإشعارات إلى أشخاص لا يعنيهم الأمر. بل قد تظهر لأشخاص من خارج الشركة معلومات لم يكن هناك داعٍ لمشاركتها.

3التقسيم حسب الأشخاص

أي أن تقسّم المشاريع حسب الأشخاص، مثل “مشروع تاناكا”. فكلما تغيّر الشخص المكلَّف، اضطررت إلى نقل المهام إلى مشروع آخر. أظهِر صاحب العمل من خلال المكلَّف بالمهمة، لا من خلال المشروع (نتناول طريقة تحديد المكلَّف في الجزء 4، “كيف تحدّد المكلَّف وتاريخ الاستحقاق”).

كيف تسمّي المشاريع

• اجعل الاسم وحده يدلّ على المحتوى: “الشركة A – كتيّب خريف 2026”، “فرع المحطة – أعمال التجديد”
• التزم بترتيب ثابت: إذا اتفقتم على ترتيب، مثل العميل ← المحتوى ← التوقيت، يسهل العثور على المشاريع في القائمة
• لا تنشئ مشاريع باسم “أخرى” أو “متفرقات”: الصندوق الذي يتسع لأي شيء سرعان ما لا يعرف أحد ما فيه

مثال على ما قد يحدث

كيف تطبّق ذلك في GeckoFlag

في GeckoFlag، لا يرى الأعضاء والضيوف إلا المشاريع التي يشاركون فيها (ويرى المسؤولون جميع المشاريع). وهذا يتيح لك تطبيق فكرة “التقسيم حسب من يرى العمل” كما هي.

• تحدّد لكل مشروع اسم المشروع، والوصف، ومالك المشروع، وتاريخي البدء والانتهاء، والأعضاء المشاركين فيه
• يوضع مفتاح المشروع (حتى 5 أحرف لاتينية أو أرقام) في بداية رقم كل تذكرة. فإذا جعلت المفتاح مثلًا “SHOP”، تُرقَّم التذاكر تلقائيًا “SHOP-1” و“SHOP-2” وهكذا. اختر مفتاحًا قصيرًا يدلّ بنظرة واحدة على نوع العمل
• يمكنك وضع علامة الاكتمال على المشاريع المنتهية
• يمكنك دعوة أشخاص من خارج شركتك بصفة “ضيوف” إلى المشاريع التي يشاركون فيها فقط (نتناول ذلك في الجزء 7، “كيف تكتب عند التواصل مع أشخاص من خارج الشركة”)

يمكنك تجربة الشاشات الفعلية في العرض التجريبي.

الخلاصة

اجمع العمل في مشاريع حسب من يحتاج إلى رؤيته. والقاعدة الأساسية: العمل الذي له بداية ونهاية حسب العمل، والعمل المستمر حسب القسم، والعمل المتكرر حسب الفترة. في المرة القادمة، نتناول كيف تكتب المهام داخل المشروع بحيث يفهمها الآخرون.

ذو صلةنتناول أسباب إهمال الأدوات بعد اعتمادها، وما يجب تحديده أولًا، في الجزء 5 من سلسلتنا للمبتدئين “أداتك الأولى لإدارة المشاريع”: “لماذا تُهمل الأدوات بعد اعتمادها، وما الذي يجب تحديده أولًا”

السلسلةالجزء 2، “كيف تكتب مهامّ يفهمها الآخرون”