لماذا تُهمل الأدوات بعد اعتمادها، وما الذي يجب تحديده أولًا: خمسة أسباب لعدم ترسّخ الأدوات، وخمسة أمور يجب الاتفاق عليها قبل البدء

الأداة التي تُعتمد ثم لا تُستخدم إخفاق شائع جدًا.

تشرح هذه المقالة لماذا لا تُستخدم الأدوات، وما الذي يجب تحديده قبل البدء حتى لا يحدث لك ذلك.

ملاحظة: كتب هذا المقال مطوّر GeckoFlag.

يحدث ذلك طوال الوقت

عندما لا تُستخدم أداة ما، فهذا لا يعني أن أحدًا كان كسولًا. ولا يعني بالضرورة أن الأداة سيئة.

المحادثات وجداول Excel أدوات يستخدمها الناس منذ سنوات. أما الأداة الجديدة فتتطلب بعض الجهد الإضافي حتى تعتاد عليها. وعندما يأتي هذا الجهد في فترة مزدحمة، يعود الناس إلى الأدوات التي يعرفونها. وهذا أمر طبيعي تمامًا.

خمسة أسباب لعدم استخدام الأدوات

تميل الأدوات إلى الخروج من الاستخدام بطرق متشابهة جدًا. إليك الأسباب الخمسة.

1لم يحدد أحد ما الذي يجب تسجيله

إن بدأت بعبارة “ضعوا كل شيء في الأداة”، فسيسجّل كل شخص أشياء مختلفة.

فشخص يسجّل حتى المهام الصغيرة التي تستغرق خمس دقائق، بينما لا يسجّل آخر إلا الأعمال الكبيرة. وعند النظر إلى القائمة، تظل غير قادر على رؤية عمل الفريق ككل.

علامةبعض الأشخاص يسجّلون الكثير، وآخرون لا يكادون يسجّلون شيئًا.

2تتكرر مع المحادثات وجداول البيانات

حتى بعد وصول الأداة، يواصل الناس طلب الأشياء في المحادثات وتحديث جدول Excel. وكتابة الشيء نفسه في مكانين تعني مضاعفة العمل.

وعندما يختلف المكانان، تسمع: “أيهما الصحيح؟” ويبقى الخيار المألوف، أي الذي يتطلب جهدًا أقل.

علامةيسأل الناس في المحادثة: “هل يمكنك إضافة هذا إلى الأداة أيضًا؟”

3لا يتم تحديثها، فلا يثق بها أحد

تبقى مهمة على حالة “قيد التنفيذ” لأسابيع، وهي في الواقع انتهت منذ زمن. وبعد أن يتكرر ذلك بضع مرات، لا يعود بالإمكان الوثوق بالقائمة.

لا أحد ينظر إلى قائمة لا يستطيع الوثوق بها. ولا أحد يحدّث قائمة لا ينظر إليها أحد. وهكذا تبدأ الأداة بالانزلاق خارج الاستخدام.

علامةبعد مراجعة القائمة، ينتهي بك الأمر إلى سؤال الشخص المعني على أي حال.

4إعداد الكثير في البداية

عشر مراحل للحالة. عشرون حقلًا يجب ملؤها. عندما تتحمس وتعدّ كل شيء في البداية، تزداد الحقول التي تحتار فيها في كل مرة تضيف فيها شيئًا.

إن كان تسجيل بند واحد يستغرق ثلاث دقائق، فالسؤال في المحادثة أسرع.

علامةعند إضافة بند، يتوقف الناس ويتساءلون: “ما الذي يوضع في هذا الحقل مجددًا؟”

5المسؤول عن العمل لا ينظر إلى الأداة

يُطلب من أعضاء الفريق استخدام الأداة، لكن الشخص الذي ينسّق العمل، أو المدير، لا يزال يسأل عن التقدم في المحادثة أو وجهًا لوجه.

عندها لا يبقى لدى أعضاء الفريق سبب لتحديث الأداة. يكفيهم أن يجيبوا عندما يُسألون.

علامةيسألك مديرك في المحادثة: “كيف تسير الأمور في ذلك؟”

خمسة أمور يجب تحديدها قبل البدء

لكل سبب من الأسباب الخمسة اتفاق يقابله. ناقشوها كفريق وحددوها قبل اعتماد الأداة.

1أين ترسم الحد لما يجب تسجيله

حدد ما يُسجَّل وما لا يُسجَّل. على سبيل المثال:

• أي شيء تطلب من شخص آخر القيام به يُسجَّل دائمًا
• العمل الذي تقوم به بمفردك لا يُسجَّل إلا إذا استغرق نصف يوم أو أكثر
• المهام الصغيرة التي تستغرق خمس دقائق لا تُسجَّل

2اتفقوا على أن الأداة هي المرجع الموثوق

بالنسبة للطلبات والقرارات، اتفقوا على أن كل ما هو مكتوب في الأداة هو الصحيح. أما النقاشات والأحاديث الجانبية فيمكن أن تبقى في المحادثة كما كانت.

إن طلب منك أحد شيئًا في المحادثة، فأنت من يضيفه إلى الأداة. وهذا هو الفصل بين “مكان الحديث” و“مكان الطلب” الوارد في الجزء 3 من هذه السلسلة.

بمجرد نقل شيء إلى الأداة، توقفوا عن تحديثه في جدول Excel. فعدم كتابة الأشياء في مكانين أهم من أي شيء آخر.

3متى يتم التحديث

عبارة “حدّثوا بانتظام” تنهار دائمًا عندما تزدحم الأمور. حددوا لحظات بعينها بدلًا من ذلك.

• غيّر الحالة إلى “قيد التنفيذ” عند البدء، وإلى “تم” عند الانتهاء
• مرة في الأسبوع، خصصوا وقتًا لمراجعة القائمة معًا (مثلًا، عشر دقائق صباح يوم الاثنين)

تكشف المراجعة الأسبوعية البنود المتعثرة أو التي نسي أحدهم تحديثها.

4ابدأ صغيرًا

ابدأ بثلاث حالات: “لم يبدأ” و“قيد التنفيذ” و“تم”. أما الحقول، فتكفي المهمة والشخص المسؤول والموعد النهائي.

وابدأ أيضًا بعمل واحد فقط. وإن شعرت بنقص شيء ما، يمكنك إضافته حينها. وقد تناولنا كيف يمكن لفريق صغير أن يبدأ في الجزء 4 أيضًا.

5المسؤول عن العمل يراجع الأداة أولًا

الشخص الذي ينسّق العمل، أو المدير، يراجع التقدم في الأداة قبل أن يسأل. وعندما يسأل، ينطلق من الأداة: “البند المتعلق بكذا في الأداة متعثر. ما الذي يعيقه؟”

وبمجرد أن يرى أعضاء الفريق أن المسؤول ينظر إلى الأداة، يبدؤون هم أيضًا في تحديثها.

قالب لاتفاق فريقك

اجمع الاتفاقات الخمسة في اتفاق للفريق، فتبدو هكذا. انسخه كما هو، ثم عدّله ليناسب فريقك.

كيف تدير الشهر الأول

يتحدد ترسّخ الأداة من عدمه في الشهر الأول غالبًا. وباستخدام التحضير للمعرض التجاري مثالًا، إليك خطة أسبوعًا بأسبوع.

• الأسبوع 1: سجّلوا العمل: اتفقوا على القواعد، واجعلوا الجميع يسجّلون مهام التحضير للمعرض التجاري. وأضيفوا الشخص المسؤول والموعد النهائي هذا الأسبوع أيضًا.
• الأسبوع 2: اعتادوا على التحديث: “قيد التنفيذ” عند البدء، و“تم” عند الانتهاء. وعندما يلاحظ المسؤول تحديثًا فائتًا، ينبّه إليه دون لوم أحد.
• الأسبوع 3: حافظوا على المراجعات: تزدحم الأمور، وتميل التحديثات إلى التوقف في هذا الأسبوع. ومهما حدث، حافظوا على مراجعة يوم الاثنين.
• الأسبوع 4: انظروا إلى الوراء: بعد شهر من الاستخدام، يشارك الجميع ما الذي أعاقهم. وقرروا ما إذا كنتم ستغيّرون الاتفاق، أو تضيفون حقولًا، أو تحذفون بعضها.

لا تتخطوا مراجعة الأسبوع 4. فإن تركتم الأجزاء المزعجة كما هي، فمن هناك تبدأ الأداة بالخروج من الاستخدام. وفي المقابل، الأداة التي عدّلتموها بأنفسكم تصبح أداتكم أنتم.

إن ظلت الأداة غير مستخدمة

اتفقتم على القواعد وواظبتم عليها لمدة شهر، لكن الأداة لا تزال غير مستخدمة. إن حدث ذلك، فراجعوا الأمور بهذا الترتيب.

1. قلّصوا الاتفاق: القواعد التي لا يُلتزم بها تكون في الغالب كثيرة جدًا أو مفصلة أكثر من اللازم. ولا بأس بتقليصها إلى “سجّلوا فقط ما تطلبونه من الآخرين”.
2. غيّروا العمل الذي تضعونه فيها: ربما كان العمل الذي اخترتموه أولًا قصيرًا جدًا، أو شيئًا يمكن لشخص واحد إنجازه بمفرده، وبالتالي غير مناسب للأداة. جرّبوا مجددًا مع عمل يتضمن كثيرًا من تسليم الأشياء بين الأشخاص.
3. اسألوا ما إذا كانت الأداة مناسبة: الشاشات صعبة الفهم، أو إضافة البنود تتطلب جهدًا كبيرًا، أو الميزات كثيرة لدرجة أن الناس يتوهون. إن كانت هذه هي الأسباب، فالانتقال إلى أداة أخرى خيار معقول.

الانتقال إلى أداة أخرى ليس إخفاقًا. فبعد أن جرّبتم أداة، يُفترض أن لديكم الآن فكرة أوضح بكثير عما يحتاجه فريقكم.

السلسلةما الذي يجب النظر إليه عند الاختيار في المرة القادمة يتناوله بالتفصيل الجزء 6، “ما الذي تبحث عنه عند اختيار أداتك الأولى”

الخلاصة

في معظم الحالات، لا تُستخدم الأداة لا بسبب الأداة نفسها، بل بسبب طريقة اعتمادها. وهذه هي الأسباب الخمسة:

• لم يحدد أحد ما الذي يجب تسجيله
• تتكرر مع المحادثات وجداول البيانات
• لا يتم تحديثها، فلا يثق بها أحد
• إعداد الكثير في البداية
• المسؤول عن العمل لا ينظر إلى الأداة

قبل البدء، اتفقوا كفريق على خمسة أمور: أين ترسمون الحد لما يُسجَّل، وأن الأداة هي المرجع الموثوق، ومتى يتم التحديث، والبدء صغيرًا، وأن المسؤول يراجع الأداة أولًا. ومع وجود هذه الأمور، تزداد كثيرًا فرص ترسّخ الأداة.

وفي نهاية الشهر الأول، احرصوا على تخصيص وقت للنظر إلى الوراء.

إذا أردت تجربة واحدة

إن كنت تفكر “إن كنا سنبدأ صغيرًا، فربما يمكننا التجربة”، فإليك خيارًا: GeckoFlag، الأداة المستخدمة في شاشة المثال في هذه المقالة.

• شاهد الشاشات قبل الشراء: يتوفر عرض تجريبي متاح للجميع.
• لا حاجة لإعداد كل شيء أولًا: بمجرد تثبيته، يمكنك البدء بإنشاء مشروع وإضافة التذاكر. ويمكن للمسؤول إضافة الحالات وأنواع التذاكر وتعديل أسمائها (حتى 10 من كل منها).
• اطّلع على عملك في لمحة: تعرض لوحة المعلومات التذاكر المسندة إليك.
• بلا رسوم شهرية، مهما طالت مدة استخدامك: شراء لمرة واحدة بقيمة $30. وإضافة الأشخاص لا تكلف شيئًا إضافيًا. لكنك تحتاج إلى دفع تكلفة الخادم بشكل منفصل. راجع صفحة الأسعار للتفاصيل.
• أعدّه باتباع الإرشادات على الشاشة: تضع الملفات على الخادم الخاص بك، ثم تكمل الخطوات التي يرشدك إليها المتصفح. لا حاجة إلى أي عمل عبر سطر الأوامر. تجد الخطوات في صفحة التثبيت في الدليل.

في المقابل، لا يناسب الفرق التي تريد تخصيص كل شيء بالتفصيل. فلا توجد ميزة لإضافة حقولك الخاصة أو إعداد مسارات عمل مفصلة.

إذا كان موقع شركتك يعمل بالفعل على استضافة مشتركة، فقد تتمكن من تثبيته هناك. يمكنك التحقق مما يلزم في صفحة متطلبات النظام في الدليل.

ملاحظة: إذا كان لدى شركتك نطاق خاص بها بالفعل، فإن معظم خدمات الاستضافة المشتركة تتيح لك إنشاء نطاق فرعي مثل “geckoflag.yourcompany.com” وتثبيته عليه. وفي هذه الحالة، لا تحتاج إلى شراء نطاق جديد.

ابدأ بالعرض التجريبي: أضف تذكرة واحدة وغيّر حالتها. ستلمس مقدار الجهد الذي يتطلبه التحديث.