هل يحتاج الفريق الصغير إلى أداة فعلًا؟ ثلاثة أسئلة تخبر الفريق المكوّن من شخصين إلى خمسة أشخاص بما إذا كان يحتاج إلى أداة

“نحن ثلاثة فقط، لذا يمكننا ببساطة أن نسأل بعضنا.” تسمع هذه العبارة كثيرًا في الفرق الصغيرة. وفي حالات كثيرة، تنجح هذه الطريقة فعلًا.

تتناول هذه المقالة ما إذا كان الفريق الصغير يحتاج فعلًا إلى أداة لإدارة المشاريع. وسنكون صريحين بشأن الحالات التي لا يحتاج فيها إليها.

ملاحظة: كتب هذا المقال مطوّر GeckoFlag.

كثيرًا ما تتدبر الفرق الصغيرة أمورها جيدًا دون أداة

لنقل هذا أولًا: كثيرًا ما يستطيع فريق من شخصين أو ثلاثة أن يسير على ما يرام تمامًا دون أداة.

• الجميع يرى الصورة كاملة: تعرف تقريبًا من يفعل ماذا دون أن تسأل.
• كلمة سريعة تكفي: إذا كنتم تجلسون متقاربين، فالاستفسار لا يستغرق أكثر من جملة واحدة.
• القرارات سريعة: إذا أردتم تغيير طريقة عملكم، يمكنكم مناقشة الأمر واتخاذ القرار في الحال.

في هذه السلسلة، استخدمنا مثال خمسة أشخاص يستعدون لمعرض تجاري. وحتى مع خمسة أشخاص، ظهرت مشكلات: التنقل بين الزملاء للسؤال عن آخر المستجدات، وضياع الطلبات.

وماذا لو كانوا ثلاثة أشخاص بدلًا من ذلك؟ مع عدد أقل من الأشخاص، يقل التنقل للسؤال. وقد يُتذكَّر الطلب المرسَل عبر الدردشة قبل أن يضيع.

كون الفريق صغيرًا نقطة قوة حقيقية في حد ذاته. ولا داعي لفرض أداة على أنفسكم وإضافة عمل جديد.

أربعة مواقف صعبة تحديدًا لأن الفريق صغير

ومع ذلك، تواجه الفرق الصغيرة مشكلات نابعة من صغر حجمها. وهي مشكلات تظل خفية في الفرق الأكبر.

1عندما يغيب شخص واحد، يتوقف العمل

في الفريق الصغير، يتولى شخص واحد عادةً كل مهمة بمفرده. ولا يوجد من يحل محله.

إذا مرض ذلك الشخص وغاب بضعة أيام، يتوقف العمل، ولا يعرف أحد حتى إلى أين وصل. في فريق من خمسة، يمثل غياب شخص واحد خُمس الفريق. وفي فريق من ثلاثة، يمثل الثلث.

علامةيتصل بك الآخرون بأسئلة عن العمل حتى في يوم إجازتك.

2كل شخص يؤدي أدوارًا عدة وعليه أن يتذكر الكثير

في الفريق الصغير، يتولى شخص واحد المبيعات والشؤون الإدارية والتحضير للمعرض التجاري. ويميل كل فرد إلى التوفيق بين مهام أكثر بكثير مما يتولاه الفرد في فريق كبير.

وكل ذلك يجب أن يبقى في ذهنه وفي مفكرته.

علامةتتكرر عبارة “آه، نسيت ذلك” عدة مرات في الأسبوع.

3طريقة إنجاز العمل المتكرر محفوظة في ذهن شخص واحد

المعارض التجارية، والحسابات الختامية لنهاية العام، وبطاقات التهنئة بالأعياد. فخطوات العمل الذي يتكرر كل عام أو في كل مرة تبقى غالبًا في ذاكرة من أنجزه، لا في أي سجل.

وكما في المشهد الافتتاحي، عندما يغادر ذلك الشخص أو تنتقل المهمة إلى غيره، يجب اكتشاف كل شيء من جديد من الصفر. وكلما صغر الفريق، ازدادت حصة المعرفة التي يحملها شخص واحد.

علامةحتى في العمل نفسه الذي أنجزتموه العام الماضي، تبدؤون بسؤال “كيف فعلنا هذا العام الماضي؟”

4بمجرد انضمام أشخاص من الخارج، لا يعود الفريق صغيرًا حقًا

قد يكون لدى الشركة ثلاثة موظفين، لكن التحضير للمعرض التجاري يشمل أيضًا مصممًا ومطبعة ومقاول الجناح وموظفين بدوام جزئي. وإذا عددت كل من تتعامل معهم، فقد يتجاوز العدد عشرة أشخاص.

الكلمة السريعة لا تنفع إلا مع الأشخاص الثلاثة داخل الشركة. ومع الأشخاص من الخارج، تكثر المراسلات عبر البريد الإلكتروني والهاتف، وتزداد احتمالية مشكلة “ضياع الطلبات” التي تناولها الجزء 3 من هذه السلسلة.

علامةتجد نفسك تشرح الشيء نفسه للأشخاص من الخارج مرارًا.

قرّر بثلاثة أسئلة، لا بعدد الأشخاص

كما تُظهر هذه المواقف الأربعة، فإن الحاجة إلى أداة لا يحددها عدد الأشخاص وحده. وهذه الأسئلة الثلاثة تسهّل اتخاذ القرار.

1إذا غاب أحدكم أسبوعًا، فهل سيتوقف أي عمل؟

إذا كانت الإجابة نعم، فيجب حفظ سجل ذلك العمل في مكان يستطيع فيه أشخاص غير ذلك الشخص الاطلاع عليه.

2هل تكررون العمل نفسه كل عام أو في كل مرة؟

إذا كانت الإجابة نعم، فإن تسجيل الطريقة التي أنجزتم بها العمل هذه المرة يعني أنكم لن تضطروا إلى اكتشاف كل شيء من جديد في المرة القادمة.

3هل تعملون على أي شيء بالتعاون مع أشخاص من الخارج؟

إذا كانت الإجابة نعم، فإن القدرة على رؤية الطلبات وسجلها في المكان نفسه الذي يراه فيه الأشخاص من الخارج توفّر عليكم الكثير من الشرح.

كيف تقرأ الإجابات

إذا كانت الإجابات الثلاث كلها “لا”، فعلى الأرجح لن تواجهوا صعوبة دون أداة في الوقت الحالي. استمروا في العمل بالتحدث بعضكم مع بعض.

إذا كانت إجابة واحدة على الأقل “نعم”، فمن المفيد التفكير في حفظ ذلك العمل على الأقل في أداة. وهذا ينطبق سواء كنتم شخصين أو ثلاثة.

ما دام عدد الأشخاص والصفوف قليلًا، فقد يكفي جدول Excel. وقد تناول الجزء 2 من هذه السلسلة متى يمكن للفريق الاستمرار في استخدام الجدول.

إن بدأ الفريق الصغير، فليبدأ بخطوة صغيرة

عندما يعتمد فريق صغير أداة جديدة، فالمهم ألا ينقل كل عمله إليها دفعة واحدة.

• ابدأ بعمل واحد: على سبيل المثال، ضع في الأداة التحضيرات للمعرض التجاري القادم فقط. ويمكن أن تبقى المهام اليومية الصغيرة كما هي.
• استخدم ثلاث حالات فقط: “لم تبدأ” و“قيد التنفيذ” و“مكتملة”. ويمكن تأجيل التصنيفات الأدق حتى تعتادوا على الأداة.
• حدّد من يُدخل البيانات: مع ثلاثة أشخاص، يُفضَّل أن يكتب فيها الجميع. وإن كان ذلك صعبًا، فابدأ بشخص واحد يُدخل العناصر بينما يكتفي الآخرون بالاطلاع.
• احتفظ بالعمل المنجز بدلًا من حذفه: تصبح المهام المكتملة وسجل المراسلات المتعلقة بها خطةً للمرة القادمة. وهذه هي الإجابة عن السؤال 2.

اعتماد أداة ثم تركها دون استخدام أمر يحدث بغض النظر عن حجم الفريق.

السلسلةنتناول بالتفصيل ما يجب تحديده عند البدء في الجزء 5، “لماذا تُهمَل الأدوات بعد اعتمادها، وما الذي يجب تحديده أولًا”

ما الذي ينبغي أن تنتبه إليه الفرق الصغيرة عند اختيار أداة

عندما يختار فريق صغير أداة، عليه أن ينتبه إلى أمور تختلف عما ينتبه إليه الفريق الكبير.

طريقة التسعير

تُسعَّر الأدوات بعدة طرق مختلفة.

• رسوم شهرية لكل شخص: يرتفع السعر الشهري كلما أضيف مستخدم آخر.
• رسوم شهرية ثابتة: يُحدَّد السعر الشهري لكل نطاق من أحجام الفرق.
• شراء لمرة واحدة: تدفع مرة واحدة في البداية، دون رسوم شهرية.
• خطة مجانية: الاستخدام مجاني، لكن غالبًا ما توجد قيود على عدد الأشخاص أو الميزات، وتنتقل إلى خطة مدفوعة بمجرد تجاوزها.

بالنسبة إلى فريق صغير، قد يبدو أيٌّ من هذه الخيارات رخيصًا شهريًا. لكن الأداة تُستخدم لسنوات. ومقارنة تكلفتها على مدى ثلاث سنوات تجعل الفروق أوضح.

طريقة التعامل مع الأشخاص من الخارج

إذا أجبت بـ “نعم” عن السؤال 3، فتحقّق من طريقة دعوة الأشخاص من الخارج. هل يُحتسبون ضمن عدد المستخدمين المدفوعين؟ هل يمكنك تقييد ما يرونه؟ تختلف الأدوات في التعامل مع ذلك.

عدد الميزات

الأداة الغنية بالميزات يمكنها فعل الكثير، لكنها تأتي أيضًا بمزيد من الإعدادات ومزيد مما يجب تعلّمه. وفي الفريق الصغير، قلّما يجد أحد وقتًا لإعداد أداة.

بالنسبة إلى الفريق الصغير، نقترح التحقق من سؤال “هل يستطيع الجميع البدء في استخدامها دون شرح؟” قبل عدّ الميزات.

السلسلةنتناول بالتفصيل طريقة الاختيار من البداية إلى النهاية في الجزء 6، “ما الذي تبحث عنه عند اختيار أداتك الأولى”

الخلاصة

كثيرًا ما يستطيع فريق من شخصين أو ثلاثة أن يسير على ما يرام دون أداة. وصغر الفريق نقطة قوة في حد ذاته.

ومع ذلك، توجد مواقف صعبة تحديدًا لأن الفريق صغير. ولتقرّر ما إذا كنت تحتاج إلى أداة، فكّر في هذه الأسئلة الثلاثة بدلًا من عدد الأشخاص:

• إذا غاب أحدكم أسبوعًا، فهل سيتوقف أي عمل؟
• هل تكررون العمل نفسه كل عام أو في كل مرة؟
• هل تعملون على أي شيء بالتعاون مع أشخاص من الخارج؟

إذا كانت إجابة واحدة على الأقل “نعم”، فمن المفيد التفكير في حفظ ذلك العمل على الأقل في أداة. وإن بدأتم، فابدؤوا بخطوة صغيرة، بعمل واحد.

إذا أردت تجربة واحدة

إذا كنت تفكر “ربما يمكننا تجربتها على عمل واحد فقط”، فإليك أحد الخيارات: GeckoFlag، الأداة المستخدمة في الشاشة النموذجية في هذه المقالة.

• شاهد الشاشات قبل الشراء: يتوفر عرض تجريبي متاح للجميع.
• السعر لا يتوقف على حجم الفريق: شراء لمرة واحدة بسعر $30، دون رسوم شهرية. وإضافة أشخاص لاحقًا لا تكلّف شيئًا إضافيًا. لكن عليك دفع تكلفة الخادم بشكل منفصل. راجع صفحة الأسعار لمزيد من التفاصيل.
• ادعُ الأشخاص من الخارج بصفة ضيوف: لا يرى الضيوف إلا المشاريع التي انضموا إليها.
• العمل المنجز يبقى محفوظًا: ما لم تحذف المشروع، تبقى تذاكره وسجل المراسلات المتعلقة بها كما هي. ويمكنك الرجوع إليها عند التخطيط للمعرض التجاري القادم.
• إعدادات قليلة: بمجرد تثبيتها، يمكنك البدء بإنشاء مشروع وإضافة التذاكر. وفي المقابل، فهي لا تناسب الفرق التي تريد تخصيص كل شيء بالتفصيل.
• أعدّه باتباع الإرشادات على الشاشة: تضع الملفات على الخادم الخاص بك، ثم تكمل الخطوات التي يرشدك إليها المتصفح. لا حاجة إلى أي عمل عبر سطر الأوامر. تجد الخطوات في صفحة التثبيت في الدليل.

إذا كان موقع شركتك يعمل بالفعل على استضافة مشتركة، فقد تتمكن من تثبيته هناك. يمكنك التحقق مما يلزم في صفحة متطلبات النظام في الدليل.

ملاحظة: إذا كان لدى شركتك نطاق خاص بها بالفعل، فإن معظم خدمات الاستضافة المشتركة تتيح لك إنشاء نطاق فرعي مثل “geckoflag.yourcompany.com” وتثبيته عليه. وفي هذه الحالة، لا تحتاج إلى شراء نطاق جديد.

ابدأ بالعرض التجريبي، وجرّب إنشاء عمل متكرر واحد كمشروع.