سلسلة: أداتك الأولى لإدارة المشاريعالجزء 1
ما هي أداة إدارة المشاريع؟ ما الذي يتغير عندما يستخدمها فريقك، بشرح مبسّط
عن هذه السلسلة
“أداتك الأولى لإدارة المشاريع” سلسلة من ستة أجزاء موجهة لمن لم يستخدم أداة كهذه من قبل. يمكنك قراءة الأجزاء بأي ترتيب.
- ما أداة إدارة المشاريع؟ وما الذي يتغيّر عندما تتوفر لديكهذه المقالة
- متى يبلغ جدول متابعة Excel حدوده؟
- لماذا تضيع الطلبات في البريد الإلكتروني والدردشة؟
- هل يحتاج الفريق الصغير إلى أداة فعلًا؟
- لماذا تُهمَل الأدوات بعد اعتمادها، وما الذي يجب تحديده أولًا
- ما الذي تبحث عنه عند اختيار أداتك الأولى
“إلى أين وصلنا في ذلك الأمر؟”
لم يتبقَّ على المعرض التجاري سوى ثلاثة أسابيع. يجب إرسال الكتيّب إلى المطبعة، وتجهيز معدات الجناح، وإرسال الدعوات. خمسة أشخاص يتقاسمون العمل، ومع ذلك لا أحد يستطيع أن يقول بنظرة واحدة أيّ المهام أُنجزت وأيّها متعثّرة. والطريقة الوحيدة لمعرفة ذلك هي المرور على كل شخص وسؤاله.
تتكرر مثل هذه المشاهد في كل القطاعات، أينما عمل عدة أشخاص على المهمة نفسها. وأداة إدارة المشاريع وسيلةٌ للتقليل من هذا “المرور والسؤال”.
لا تتناول هذه المقالة الأدوات المتاحة، بل تشرح ما الذي يتغيّر فعليًا في عملك عندما تتوفر لديك أداة. وسنُبقي المصطلحات التقنية في حدّها الأدنى.
ملاحظة: كتب هذا المقال مطوّر GeckoFlag.
أداة إدارة المشاريع في جملة واحدة
أداة إدارة المشاريع هي مكان يستطيع فيه كل أعضاء الفريق أن يروا مَن يفعل ماذا، وبحلول متى، وأين وصل الأمر الآن.
قد تبدو كلمة “مشروع” كبيرة، لكنها تعني هنا ببساطة “عملًا له بداية ونهاية ويشارك فيه عدة أشخاص”. المشاركة في معرض تجاري، أو إعادة تصميم كتيّب الشركة، أو تجديد متجر، أو توظيف شخص جديد: كل ذلك يُعدّ مشروعًا.
يتكوّن مثل هذا العمل من مجموعة من المهام الصغيرة. ففي حالة المعرض التجاري، يعني ذلك إعداد الكتيّب، واستئجار المعدات، وإرسال الدعوات، وتحديد مَن سيكون في الجناح يوم المعرض، وما إلى ذلك.
تسرد الأداة هذه المهام واحدةً تلو الأخرى، وتضيف إلى كلٍّ منها المسؤول عنها وموعدها النهائي، وتضعها حيث يمكن للجميع رؤيتها. هذه هي الفكرة كلها.
ما الذي يحدث في الفرق التي لا تستخدم أداة
تواجه الفرق التي لا تستخدم أداةً المشكلات الأربع نفسها مرارًا وتكرارًا. لنستعرضها باستخدام مثال المعرض التجاري.
لا أحد يعرف أيّ جدول بيانات هو الأحدث
تُعِدّ قائمة مهام في Excel وترسلها إلى الجميع مرفقةً بالبريد الإلكتروني. إنها طريقة شائعة للبدء.
وبعد بضعة أيام، يصبح لدى كل شخص نسخته الخاصة: “قائمة التحضير_معدّلة” و“قائمة التحضير_الأحدث” و“قائمة التحضير_الأحدث (2)”. ولم يعد أحد يعرف أيّها الصحيحة.
السلسلةنتناول ذلك بالتفصيل في الجزء 2: “متى يبلغ جدول المتابعة في Excel حدوده؟”
الطلبات تضيع
تسأل في المحادثة: “هل يمكنك إرسال قائمة عناوين المدعوين إليّ بحلول يوم الجمعة؟” فيأتيك الرد: “حسنًا.”
ثم تتوالى نحو ثلاثين رسالة في مواضيع أخرى، فيختفي الطلب بعيدًا عن الأنظار. وفي عصر يوم الجمعة، غالبًا ما يكون صاحب الطلب هو مَن يتذكّره.
السلسلةنتناول ذلك بالتفصيل في الجزء 3: “لماذا تضيع الطلبات في البريد الإلكتروني والمحادثات؟”
العمل يتوقف عندما يغيب أحدهم
يمرض الشخص المسؤول عن تجهيز معدات الجناح ويغيب بضعة أيام. إلى أين وصل مع المورّد؟ هل وصل عرض السعر؟ هذا التاريخ موجود فقط في بريده الوارد وفي رأسه.
فينتهي الأمر بالآخرين إلى الاتصال بالمورّد وطرح الأسئلة من البداية.
المرور على الجميع لمعرفة سير الأمور
هذا هو المشهد الذي بدأنا به. على الشخص الذي ينسّق كل شيء أن يتحقق من كل عضو ليعرف كيف تسير الأمور. وعلى كل من يُسأل أن يتوقف عمّا يفعله ليجيب.
فيُستهلك في المتابعة الوقتُ الذي كان ينبغي أن يُخصَّص لدفع العمل إلى الأمام.
لا يحدث أيٌّ من هذا لأن أحدًا يتكاسل. السبب هو أن المعلومات متفرقة بين أشخاص مختلفين وأدوات مختلفة.
أربعة أمور تتغيّر مع الأداة
إليك كيف تتغيّر تلك المشكلات الأربع بمجرد أن تتوفر لديك أداة.
1كل المهام في مكان واحد
هناك قائمة واحدة فقط، وهي موجودة داخل الأداة. وعندما يعدّلها أحدهم، تتغيّر القائمة التي يراها الجميع فورًا.
ويختفي ببساطة سؤال “أيّ نسخة هي الأحدث؟”.
2المسؤولون والمواعيد النهائية واضحة
لكل مهمة حقل للشخص المسؤول عنها وحقل لموعدها النهائي.
لا تُدفن الطلبات في تدفق المحادثة، بل تبقى في القائمة حتى تُنجَز. وتقلّ الأمور التي تُنسى بعد قول “حسنًا”.
3يبقى السجل محفوظًا
تُكتب التحديثات على كل مهمة: “طلبنا عرض سعر من المورّد”، “وصلنا السعر”، “بانتظار موافقة المدير”.
وحتى عندما يغيب المسؤول، يستطيع أي شخص فتح تلك المهمة ومعرفة المدى الذي وصلت إليه.
4ترى أين وصلت الأمور دون أن تسأل
لكل مهمة حالة مثل “لم تبدأ” أو “قيد التنفيذ” أو “منجزة”.
يستطيع المنسّق رصد ما هو متعثّر بمجرد النظر إلى القائمة. والسؤال الوحيد المتبقي هو: لماذا تعثّر؟
هناك ثلاث لبنات أساسية فقط
تختلف الأدوات في مظهرها، لكن لبناتها الأساسية واحدة، وهي ثلاث فقط.
| اللبنة الأساسية | ما تسمّيها به الأدوات | مثال المعرض التجاري |
|---|---|---|
| وعاء للعمل | مشروع | التحضير للمعرض التجاري |
| مهمة واحدة | تذكرة، مهمة، بطاقة عمل (Issue / Task / Ticket) | إرسال الكتيّب إلى المطبعة |
| الحالة | الحالة | لم تبدأ، قيد التنفيذ، منجزة |
تختلف التسميات من أداة إلى أخرى. فـ“التذكرة” و“المهمة” و“بطاقة العمل” كلها تعني “مهمة واحدة”.
تقدّم أدوات كثيرة أيضًا شاشات مثل اللوحة أو المخطط الزمني (مخطط جانت). وهذه ليست لبنات أساسية منفصلة، بل تعرض المهام نفسها، إما مجمّعةً حسب الحالة وإما مرتّبةً على خط زمني.
عندما تكون في البداية، تكفيك القائمة وحدها تمامًا.
ما لن تفعله الأداة نيابةً عنك
الأداة ليست شيئًا يُنجز العمل بمجرد تثبيته. ولكي تبقى التوقعات واقعية، إليك ما لا تستطيع فعله.
- لا يزال على الأشخاص إدخال البيانات: العمل الذي لا يُدخَل لا تراه الأداة أيضًا.
- تحتاج إلى بعض القواعد الأساسية: من دون اتفاق مثل “ضعوا الطلبات دائمًا في الأداة”، تنتهي الأمور مسجّلةً في الأداة وفي جدول البيانات أو المحادثة معًا، فيزداد العمل فعليًا.
- العمل نفسه لا يصبح أسرع: ما يتقلّص هو الوقت الذي يُقضى في البحث والتحقق.
- بعض الفرق لا تحتاج إليها: إذا كان شخصان أو ثلاثة يرون بعضهم كل يوم ولا يوجد الكثير مما يجب متابعته، فقد تكفي الورقة أو السبورة البيضاء.
السلسلةنتناول ذلك بالتفصيل في الجزء 4: “هل يحتاج الفريق الصغير إلى أداة فعلًا؟”، والجزء 5: “لماذا تُهمَل الأدوات بعد اعتمادها، وما الذي يجب تحديده أولًا”
لست مضطرًا إلى التخلي عن المحادثات أو جداول البيانات
اعتماد أداة لا يعني أن عليك التوقف عن استخدام المحادثات. يمكن أن تبقى النقاشات والأحاديث الجانبية في المحادثة كما كانت من قبل.
انقل إلى الأداة فقط “ما تقرّر” و“ما طُلب”. هذا التقسيم هو أسهل طريقة للبدء.
الخلاصة
أداة إدارة المشاريع مكان يستطيع فيه الجميع أن يروا مَن يفعل ماذا، وبحلول متى، وأين وصل الأمر الآن. ومعها تتغيّر أربعة أمور:
- كل المهام في مكان واحد، فلا يبحث أحد عن النسخة الأحدث
- المسؤولون والمواعيد النهائية واضحة، فيقلّ احتمال ضياع الطلبات
- يبقى السجل محفوظًا، فيمكن مواصلة العمل حتى عندما يغيب أحدهم
- ترى أين وصلت الأمور دون المرور على الجميع وسؤالهم
لا توجد ميزات معقدة عليك تعلّمها. أنشئ وعاءً للعمل، وأضف المهام، وحدّث حالتها. يمكنك البدء بهذه الخطوات الثلاث فقط.
إذا أردت تجربة واحدة
إذا كنت تفكر “قد ينجح هذا معنا”، فإليك خيارًا واحدًا: GeckoFlag، الأداة المستخدمة في الشاشة التوضيحية في هذه المقالة.
- شاهد الشاشات قبل الشراء: يتوفر عرض تجريبي متاح للجميع.
- أعدّه باتباع الإرشادات على الشاشة: تضع الملفات على الخادم الخاص بك، ثم تكمل الخطوات التي يرشدك إليها المتصفح. لا حاجة إلى أي عمل عبر سطر الأوامر. تجد الخطوات في صفحة التثبيت في الدليل.
- شراء لمرة واحدة مقابل $30: لا توجد رسوم شهرية، وإضافة أشخاص لا تكلّف شيئًا إضافيًا. لكن عليك دفع تكلفة الخادم بشكل منفصل. راجع صفحة الأسعار للاطلاع على التفاصيل.
إذا كان موقع شركتك يعمل بالفعل على استضافة مشتركة، فقد تتمكن من تثبيته هناك. يمكنك التحقق مما يلزم في صفحة متطلبات النظام في الدليل.
ملاحظة: إذا كان لدى شركتك نطاق خاص بها بالفعل، فإن معظم خدمات الاستضافة المشتركة تتيح لك إنشاء نطاق فرعي مثل “geckoflag.yourcompany.com” وتثبيته عليه. وفي هذه الحالة، لا تحتاج إلى شراء نطاق جديد.
ابدأ بالعرض التجريبي وجرّب إضافة مهمة واحدة.