项目管理工具能自己做吗？4 种做法和各自的局限
关于本连载
“项目管理工具能自己做吗？”是面向打算用电子表格、无代码工具或 AI 自己做工具的读者的连载，共 6 篇。可以从任意一篇开始阅读。
- 项目管理工具能自己做吗？本文
- 让 AI 做一个事项管理应用试试即将发布
- 从“能运行”到“能用”的距离即将发布
- 做出来之后才是正式开始即将发布
- 自己做的真实成本即将发布
- 该自己做的人，该买现成的人即将发布
按月付费的工具，人数每增加一次，账单就涨一次。功能很多，真正用到的却只有一小部分。而且总觉得和自己团队的工作方式不太合拍。
于是试着让 AI “做一个事项管理应用”，几分钟后就收到了一段看起来像模像样的界面代码。
“这样的话，是不是我们自己做反而更快？”
随着 AI 的出现，自己做项目管理工具这个选项变得近在眼前。
本文比较自己做的 4 种方法，梳理各自的工作量和局限。先说结论：项目管理工具是能做出来的。问题在于“几个人用、用到什么时候、由谁来修”。
注：本文由 GeckoFlag 的开发者撰写。GeckoFlag 是开发者把自己做来用的事项管理工具做成了产品。在本连载中，我们站在自己做过的立场上，把自己做的好处和难处都写出来。
为什么会想自己做
想自己做的契机因人而异。先按理由逐一看看，自己做是否真的能解决问题。
| 想自己做的理由 | 自己做能解决吗 |
|---|---|
| 月费太贵 | 把做的时间和修的时间折算成费用，未必更便宜（第5篇会试算） |
| 功能太多，用不过来 | 也有设置项很少的现成工具。不自己做也可能解决 |
| 不适合我们的工作流程 | 这是自己做最有效的理由。流程越特殊，自己做的价值越大 |
| 想把数据放在自己这边 | 也有安装在自己服务器上的现成工具 |
| 做东西本身很有趣，想学习 | 这就是自己做的充分理由 |
如果理由是“太贵”“太多”，换一款现成工具也许就能解决。反过来，如果是“流程特殊，怎么都不合适”或“做东西本身就是目的”，就适合自己做。
理由清楚了，在下面介绍的几种方法中做选择时也不容易犹豫。
做法有 4 种
项目管理工具的做法，大致可以分为以下 4 种。
| 做法 | 需要什么 | 适合的规模 | 主要局限 |
|---|---|---|---|
| 电子表格 | 表格软件的基本操作 | 1 人到几个人，短期 | 人数和事项一多就会乱 |
| 无代码工具 | 理解服务的用法 | 几个人到小团队 | 费用容易随人数增加。受服务规格变更影响 |
| 自己写代码 | 编程知识和时间 | 取决于怎么做 | 做和修都要花时间 |
| 让 AI 来做 | 会给 AI 下指令 | 取决于怎么做 | 手里会多出一堆自己看不懂的代码 |
无论哪种方法，都能做出“登记事项、设定负责人和截止日期、更改状态”这一基本形态。差别出现在用的人变多的时候，以及做完之后需要修改的时候。下面依次来看。
用电子表格来做
最简单的是用 Excel 或 Google 表格来做。最小的配置，有下面 4 列就够了。
- 事项：每行写一件要做的事
- 负责人：由谁来做
- 截止日期：什么时候之前做完
- 状态：用下拉菜单选择未开始、进行中、已完成等
再设置条件格式，让过了截止日期的行变色，延误也就一目了然。1 人到几个人、几个月就能结束的项目，这样往往就足够运转。
不过，人数和事项一多，表格就会一点点乱起来。比如没有地方记录来龙去脉，写上负责人也不会通知到本人。
相关用电子表格管理时的极限，在入门连载“第一次用项目管理工具”第2篇“Excel 管理表在哪里会到达极限？”中有详细介绍
用无代码工具来做
用 Notion、Airtable 这类无代码工具，可以建立数据库，并以列表、看板、日历等形式显示。不用编程，也能搭出一套事项管理的机制。
它的优势是可以自由添加字段，外观也容易调整得整齐好看。可以一边尝试一边做出适合自己工作的形态。
另一方面，下面几点需要注意。
- 费用容易随人数增加：很多服务按使用人数计费，最后的花费可能和现成工具差不多。
- 只有做的人懂结构：容易变成只有做的人才知道哪个字段和哪里相连的状态。
- 受服务方情况左右：服务方一旦变更规格或调整价格，影响会直接落到自己身上。
自己写代码来做
如果会编程，也可以从零开始做。自由度最高，可以和自己的工作完全贴合，也是很好的学习题材。
不过，花时间的往往不是事项列表、登记界面这些看得见的部分，而是界面上看不见的部分。
- 登录和密码管理
- 谁能看到哪些内容、能操作到什么程度的权限
- 数据的保存，以及数据丢失时的应对准备
此外，做完之后的缺陷修复、服务器和编程语言的版本更新应对，也都要自己来。做完之后持续修改的时间比做的时间还长，这种情况并不少见。
让 AI 来做
现在最受关注的，是让 AI 来写代码的方法。只要说一句“做一个能登记事项、能设定负责人、截止日期和状态的应用”，有时几个小时就能做出在界面上跑起来的东西。
不会写代码也能做出成形的东西，这是很大的变化。不过，有一点需要注意。
那就是：如果自己看不懂做出来的代码，出了缺陷就修不了。再让 AI 修一次也许能修好，但也可能弄坏别的地方。要判断到底哪里坏了，终究还是需要读代码的能力。
另外，AI 写出的代码在安全性和权利方面如何处理，取决于所用服务的条款以及做出来的东西怎么用。如果用于工作，请事先确认所用 AI 服务的条款。
连载实际用 AI 能做到什么程度，将在第2篇“让 AI 做一个事项管理应用试试”中实验（即将发布）
开发者的情况
GeckoFlag 最初也是在客户项目的工作现场，想要一个适合自己工作方式的工具，于是开始动手做的。做它的是身兼网页设计师和工程师的开发者本人，使用的是 PHP 框架 CakePHP。
制作过程中大量使用了 AI（Claude），从提出实现方法的建议到测试都有。即便如此，从最初做出“能运行的东西”，到变成好几个人每天都能用的状态，花的时间比预想的长得多。这期间发生了什么，会在本连载中一点点写出来。
选哪种，取决于“几个人、用多久、谁来修”
4 种做法选哪种，与其说取决于工具的功能，不如说取决于使用的情况。用“几个人”“用多久”“谁来修”这 3 点来归纳，大致如下。
| 几个人 | 用多久 | 谁来修 | 适合的选择 |
|---|---|---|---|
| 1 人到几个人 | 几个月 | 使用者本人 | 用电子表格也能应付 |
| 小团队 | 1 年以上 | 做的人会一直在 | 无代码，或用 AI 自己做 |
| 外部人员也会用 | 好几年 | 做的人可能会离开 | 很值得考虑现成工具 |
另外，如果工作流程很特殊，现成工具怎么都不合适，那么不论人数和时间长短，都值得考虑自己做（自己写代码，或让 AI 来做）。
这张表只是参考。即使是 1 个人或小团队，用工具也会有轻松很多的时候。
特别希望留意的是最后一行。外部人员会用、要用好几年、做的人可能因调岗或离职而离开。只要符合其中任何一条，开始动手之前，请读一读第3篇及之后的内容。
“能运行”与“能用”之间隔着什么
一旦开始自己做，很多人都会在中途意识到一件事：“能运行”和“好几个人能长期使用”之间，隔着很大的距离。
比如下面这些，都是在做最初几个界面时不容易想到的项目。
- 每个成员能看到的范围：只想让外部人员看到这一个项目
- 忘记密码时的重置：希望本人能通过邮件自行重置
- 通知邮件：被指派为负责人、有人添加评论时，希望能收到通知
- 数据备份：即使服务器坏了，也不想丢失事项记录
这些都会在用的人一多时立刻变得必要。而且每做一项，要确认的和要修改的就会增加一些。
在开始动手之前了解这些项目，对所需时间的估算会大不相同。
连载自己做之后才会发现的项目，将在第3篇“从‘能运行’到‘能用’的距离”中整理成检查清单（即将发布）
总结
- 项目管理工具，用电子表格、无代码、自己写代码、让 AI 来做这 4 种方法中的任何一种都能做出来
- 自己做最有效的情况，是工作流程特殊、现成工具不合适时，以及做东西本身就是目的时
- 选哪种，取决于“几个人用、用到什么时候、由谁来修”
- “能运行”和“好几个人能长期使用”之间，隔着很大的距离
自己做绝不是鲁莽的选择。只是在动手之前，把做完之后的事也考虑进去，就能少走弯路。
下一篇，我们会实际让 AI 做一个事项管理应用，看看能做到什么程度。在连载的最后，我们将以自己做过工具的开发者的身份，写出自己做和现成工具该怎么选的结论。
在工作中用上 AI 之后，任务管理本身会发生怎样的变化，在连载“与 AI 协作的团队任务管理”第1篇“开始用 AI 之后，还需要任务管理工具吗？”中有介绍。