Freelancer và người tự làm chủ có cần công cụ quản lý dự án? Cách giữ cho hóa đơn và bán hàng cũng không bị sót

Khi làm việc một mình, rất dễ nghĩ rằng: “Mọi việc của mình, mình nhớ hết trong đầu.” Với một hai khách hàng, điều đó vẫn ổn. Nhưng khi lên đến ba, bốn khách hàng, đầu óc bạn không còn theo kịp nữa.

Hơn nữa, thứ dễ bị sót nhất không phải là công việc cho khách hàng, mà là việc giấy tờ: hóa đơn, kiểm tra thanh toán, trả lời về báo giá, gia hạn hợp đồng. Bài viết này bàn về việc ai cần công cụ quản lý dự án và ai không, cùng cách quản lý công việc khách hàng và việc giấy tờ ở cùng một nơi.

Lưu ý: bài viết này do nhà phát triển GeckoFlag viết.

Câu trả lời ngắn: ai cần công cụ, ai không

Hãy bắt đầu từ kết luận. Không phải ai làm việc một mình cũng cần công cụ quản lý dự án. Hãy xem bảng dưới đây để biết bạn gần với bên nào hơn.

Nếu cột bên trái đúng với bạn, lịch hoặc ứng dụng việc cần làm là đủ. Không cần ép một công cụ vào công việc của mình.

Nếu chỉ cần một mục ở cột bên phải đúng với bạn, phần còn lại của bài viết đáng để đọc. Nhất là mục cuối cùng, “từng quên một việc và phải trả giá”, là vấn đề thường có thể ngăn được bằng một cách làm đơn giản.

Công việc của bạn không chỉ là dự án của khách hàng

Khi làm việc một mình, bạn tự lo mọi việc mà ở một công ty sẽ được chia cho nhiều người.

• Công việc khách hàng: làm, sửa, bàn giao
• Bán hàng: liên hệ khách hàng tiềm năng, đề xuất, báo giá, theo dõi phản hồi
• Kế toán: xuất hóa đơn, kiểm tra thanh toán, ghi chép chi phí, chuẩn bị cho việc khai thuế hằng năm
• Hợp đồng và gia hạn: ký hợp đồng, gia hạn hợp đồng bảo trì, gia hạn tên miền, máy chủ và phần mềm
• Việc kinh doanh của chính bạn: cập nhật trang web của bạn, đăng bài, học hỏi

Những việc này có đang nằm rải rác trong đầu bạn, trên giấy ghi chú, trong lịch và hộp thư email không?

Công việc khách hàng luôn đi kèm một khách hàng quan tâm đến hạn chót. Nếu bạn sắp trễ, họ sẽ liên lạc. Ngược lại, việc giấy tờ thì không có ai nhắc. Quên gửi hóa đơn, có khi một thời gian dài cũng chẳng ai để ý. Vì thế mà nó bị sót.

Lập việc giấy tờ thành dự án, không chỉ công việc khách hàng

Cách làm rất đơn giản. Ngoài dự án cho từng khách hàng, hãy tạo thêm các dự án cho việc giấy tờ của bạn.

Khi việc giấy tờ đã thành việc cần làm, nó nằm cùng danh sách với hạn chót dự án. Khi xem “tuần này”, bạn sẽ thấy hóa đơn và bán hàng ngay bên cạnh công việc khách hàng.

Hãy đặt hạn chót sớm hơn thời hạn thật. Ví dụ với hóa đơn, là hai ngày trước ngày chốt. Bí quyết là chọn ngày vẫn còn dư dả dù rơi vào tuần bận rộn.

Dự án “Hợp đồng và gia hạn” đặc biệt hữu ích. Gia hạn tên miền, máy chủ và hợp đồng bảo trì chỉ đến mỗi năm một lần, và hiếm ai nhớ mình đã làm gì từ một năm trước. Hãy tạo việc cần làm ngay khi biết ngày gia hạn, và đặt hạn chót trước đó một tháng. Như vậy bạn sẽ không phải vội vàng làm thủ tục hay vô tình để thứ gì đó hết hạn.

Lưu ý: bài viết này nói về cách giữ cho việc giấy tờ không bị sót. Bài viết không bàn đến cách xử lý kế toán hay thuế. Với các quyết định về kế toán và thuế, hãy tham khảo ý kiến chuyên gia.

Giữ cho việc giấy tờ định kỳ hằng tháng không bị sót

Hóa đơn, kiểm tra thanh toán, sắp xếp chi phí: cùng những việc giấy tờ đó lặp lại mỗi tháng. Để chúng không bị sót, chúng tôi gợi ý các bước sau.

1Giữ sẵn danh sách việc giấy tờ định kỳ

Viết ra một lần các việc giấy tờ hằng tháng của bạn. Một danh sách như “Gửi hóa đơn cho khách hàng A”, “Gửi hóa đơn cho khách hàng B”, “Kiểm tra thanh toán”, “Sắp xếp chứng từ chi phí”. Mỗi khi có khách hàng mới, hãy bổ sung vào.

2Đầu tháng, chuyển hết việc của tháng đó thành việc cần làm một lượt

Đầu mỗi tháng, xem danh sách và tạo một lượt toàn bộ việc giấy tờ của tháng đó. Nếu chỉ cần chép từ danh sách thay vì mỗi lần cố nhớ lại từ đầu, sẽ khó sót hơn nhiều.

3Đặt hạn chót bằng cách tính ngược từ thời hạn

Khi tạo từng việc, hãy đặt hạn chót tính ngược từ thời hạn. Khi đã có hạn chót, sắp xếp danh sách theo hạn chót sẽ xếp công việc khách hàng và việc giấy tờ trên cùng một thước đo.

4Phân màu theo loại

Chia việc của bạn thành các loại (loại vấn đề) như “Kế toán”, “Bán hàng” và “Hợp đồng”, rồi gán cho mỗi loại một màu. Khi nhìn vào danh sách, bạn sẽ phân biệt được công việc khách hàng và việc giấy tờ ngay lập tức.

Biến cả việc bán hàng thành việc cần làm

Khi làm việc một mình, việc bán hàng dừng lại mỗi khi bạn bận. Rồi khi hết việc, bạn lại vội vàng bắt đầu lại. Hãy giữ cả việc bán hàng trong danh sách dưới dạng việc cần làm.

• Mỗi khách hàng tiềm năng một việc: ví dụ “Gửi đề xuất cho công ty B” hay “Hỏi lại công ty C về báo giá”.
• Thể hiện giai đoạn bán hàng bằng trạng thái: ví dụ “Chưa liên hệ”, “Đã gửi đề xuất”, “Chờ phản hồi”, “Đã chốt” và “Tạm gác”.
• Xem trên bảng: bảng xếp việc theo trạng thái cho thấy có bao nhiêu khách hàng tiềm năng ở từng giai đoạn. Hãy liên hệ trước với những người đã chờ phản hồi lâu nhất.
• Đặt hạn chót cho mục tiêu bán hàng: ví dụ “Doanh thu dự kiến tháng sau còn thiếu, nên tuần này liên hệ ba khách hàng tiềm năng.” Biến mục tiêu đó thành việc cần làm có hạn chót.

Tuy vậy, hãy nhớ rằng công cụ quản lý dự án không phải là một hệ thống CRM đầy đủ. Nó không tổng hợp lịch sử giao dịch của từng khách hàng hay cộng dồn doanh thu dự kiến. Hãy xem nó là đủ dùng để theo dõi một số ít khách hàng tiềm năng.

Mẹo để duy trì khi làm việc một mình

Nếu bạn ngừng dùng một công cụ chỉ mình bạn dùng, sẽ chẳng ai nói gì. Hãy đặt ra vài thói quen nhỏ để duy trì.

• Xem danh sách đầu tiên mỗi sáng: trước khi mở email, hãy xem “hôm nay” của cả công việc khách hàng lẫn việc giấy tờ, rồi mới bắt tay vào làm.
• Họp hằng tuần với chính mình: xem lại những việc sắp đến hạn, những việc đang chờ phản hồi và việc bán hàng tuần sau. Mười lăm phút là đủ.
• Đừng chia quá nhỏ: khi làm việc một mình, chỉ cần tạo việc cho những thứ bạn có thể quên. Ghi lại mọi việc vặt sẽ khiến chính việc ghi chép thành gánh nặng.
• Khi có cộng sự, hãy mời họ vào: nếu bạn đã ghi chép từ lúc còn làm một mình, việc giải thích khi giao việc sẽ dễ hơn nhiều.

Khác gì so với ứng dụng việc cần làm hay bảng tính

Công cụ quản lý dự án không phải là cách duy nhất để quản lý cùng lúc công việc khách hàng và việc giấy tờ.

Cách nào phù hợp tùy vào lượng việc bạn có và mức độ thường xuyên bạn làm cùng người khác. Nếu bạn làm một mình và không có nhiều việc, có khi ứng dụng việc cần làm là đủ.

Liên quanGiới hạn của việc quản lý công việc bằng bảng tính được nói kỹ ở Phần 2 của loạt bài dành cho người mới: “Bảng theo dõi bằng Excel chạm giới hạn ở đâu?”

Liên quanVì sao việc nhờ qua email hay chat hay bị trôi mất được tổng hợp ở Phần 3: “Vì sao việc nhờ qua email và chat hay bị trôi mất?”

Áp dụng trong GeckoFlag

Cuối cùng, đây là cách áp dụng cách làm này trong GeckoFlag.

• Biến việc giấy tờ thành dự án: lập “Kế toán”, “Bán hàng” và “Hợp đồng và gia hạn” thành các dự án riêng. Có thể thêm loại vấn đề trong phần cài đặt quản trị, mỗi loại có tên và màu (tối đa 10).
• Xem chung mọi việc của bạn: bảng điều khiển hiển thị các vấn đề của bạn và các vấn đề vừa được cập nhật. Hãy xem “hôm nay” của cả công việc khách hàng lẫn việc giấy tờ tại đây.
• Di chuyển việc bán hàng trên bảng: bảng Kanban xếp các thẻ theo trạng thái. Trên PC, bạn có thể kéo thẻ để đổi giai đoạn bán hàng. Lưu ý rằng trạng thái được thiết lập chung trong phần cài đặt quản trị, tối đa 10. Vì bạn dùng trạng thái cho cả công việc dự án lẫn giai đoạn bán hàng, hãy cố đừng thêm quá nhiều.
• Nhập việc giấy tờ định kỳ hằng tháng bằng CSV: không có tính năng tự động tạo vấn đề lặp lại. Thay vào đó, bạn có thể lưu các vấn đề giấy tờ định kỳ thành một mẫu CSV, đổi ngày rồi nhập vào. Việc nhập chỉ tạo vấn đề mới, và số vấn đề sẽ được đánh lại. Mở rồi lưu lại tệp trong Excel sẽ làm mất ngày, nên hãy sửa mẫu bằng trình soạn thảo văn bản (Nhập & xuất).
• Cùng một giá dù thêm bao nhiêu người: mua một lần với giá $30, không tính thêm theo người dùng. Bắt đầu một mình, rồi thêm cộng sự làm thành viên, còn bên nhận thầu lại hay khách hàng làm khách chỉ tham gia những dự án nhất định.
• Dữ liệu nằm trên máy chủ của chính bạn: phù hợp với người không muốn gửi thông tin hóa đơn và khách hàng cho dịch vụ đám mây bên ngoài. Đổi lại, việc quản lý máy chủ là trách nhiệm của bạn.

GeckoFlag không phải phần mềm kế toán, cũng không phải CRM. Nó không thể tạo hóa đơn, tự động kiểm tra thanh toán hay cộng dồn doanh thu. Hãy dùng nó như một công cụ để không bỏ sót việc gì cần làm và hạn đến khi nào.

Nhiều người đã thuê sẵn hosting cho trang web của mình. Nếu đáp ứng yêu cầu hệ thống, chẳng hạn PHP 8.2 trở lên và MySQL/MariaDB, bạn có thể cài GeckoFlag lên máy chủ đó. Hãy lưu ý rằng máy chủ tốn chi phí riêng, ngoài giá phần mềm. Xem giá ở trang bảng giá, và thử màn hình thật trong bản demo.

Tóm tắt

• Điều người làm việc một mình thật sự cần không phải là quản lý dự án, mà là một cách làm giữ cho việc giấy tờ không ai nhắc khỏi bị sót
• Nếu có ít khách hàng và ít việc giấy tờ, bạn không cần công cụ
• Nếu đang ôm nhiều dự án, hãy lập kế toán, bán hàng và gia hạn hợp đồng thành dự án và đặt chúng chung danh sách với công việc khách hàng
• Đầu mỗi tháng, chuyển việc giấy tờ định kỳ thành việc cần làm theo danh sách, với hạn chót tính ngược từ thời hạn

Chỉ cần đặt công việc khách hàng và việc giấy tờ ở cùng một nơi, chuyện “quên mất một việc vào tháng sau giai đoạn bận rộn” sẽ giảm hẳn. Hãy bắt đầu bằng việc biến hóa đơn và kiểm tra thanh toán của tháng sau thành việc cần làm.